Conta quante volte alla settimana scrivi agli ospiti la stessa cosa: «Mandatemi per favore i dati per la registrazione… il Wi-Fi è… le chiavi sono nella cassetta… check-out entro le 11:00.» Il check-in online e il portale dell'ospite tagliano questo circolo: l'ospite compila e legge tutto da sé, e tu raccogli solo i dati già pronti.

Non è solo comodità. È locatore chiunque fornisca alloggio a pagamento, e inoltre chi alloggia più di 5 stranieri — salvo il caso in cui gli alloggiati e il locatore siano persone prossime (§ 99 comma 1 della legge n. 326/1999 Racc.); quindi anche tu con un solo appartamento. Da un unico modulo compilato nascono l'annotazione sia nel registro per la tassa sia nel registro dell'edificio, la base per la tassa di soggiorno e la segnalazione alla polizia per stranieri.

Cosa fare

Come funziona (2 minuti)

1. 1L'INVITO — il link al check-in l'ospite lo riceve automaticamente nella chat della piattaforma (con il collegamento completo), a mano da te, oppure tramite il LINK PERMANENTE dell'appartamento nei messaggi automatici.

1. 1IL CHECK-IN — dal telefono compila i dati di legge per ogni persona; gli stranieri con più di 15 anni firmano con il dito e la firma si salva elettronicamente insieme al record dell'alloggio (vedi sotto). I compagni di viaggio si inoltrano il link e ciascuno compila sé stesso.

1. 1L'AUTOMATISMO — si riempiono sia il registro per la tassa sia il registro dell'edificio, si calcola la tassa di soggiorno comprese le esenzioni per i bambini, avviene il controllo contro le liste sanzionatorie e la segnalazione a UbyPort (ubyport.pcr.cz/UbyPort) parte entro 3 giorni lavorativi dall'alloggiamento. Si segnala chiunque non sia cittadino ceco — quindi anche uno slovacco o un tedesco.

1. 1IL PORTALE DELL'OSPITE — dopo lo sblocco l'ospite vede allo STESSO link la «Guida al soggiorno»: Wi-Fi, percorso con foto, chiavi, regole, partenza, consigli nei dintorni. Quando si renda accessibile lo decidi tu.

Cosa compila esattamente l'ospite

Il modulo copre due ambiti di legge in un colpo solo — per questo contiene campi che non ti verrebbero in mente.

Il registro per la tassa (§ 3g comma 2 della legge n. 565/1990 Racc.) si tiene per ogni persona, bambini compresi, e chiede il giorno di inizio e di fine del soggiorno, nome e cognome, l'indirizzo del luogo di registrazione o di un luogo analogo all'estero, la data di nascita, il numero e il TIPO di documento d'identità — la legge ne elenca nove tipi — e l'importo della tassa riscossa, oppure il motivo dell'esenzione (l'elenco completo con commento → Il registro degli ospiti: cosa non può mancare (e cosa invece non c'entra)).

Il registro dell'edificio aggiunge, per gli stranieri, l'ambito del modulo di registrazione (§ 97 e § 101 comma 1 della legge sul soggiorno degli stranieri): cittadinanza, residenza permanente all'estero, numero del documento di viaggio e numero del visto — solo se è riportato sul documento, per i cittadini UE quindi di norma per nulla —, inizio e luogo del soggiorno, durata e scopo previsti del soggiorno e inizio e fine dell'alloggio. Da questo elenco il modulo raccoglie i dati di legge dal documento e, per gli stranieri, in più la cittadinanza, la residenza all'estero, il numero del documento di viaggio e il numero del visto; la durata prevista del soggiorno risulta dalle date della prenotazione (da quando a quando), che si aggiungono da sole al record. Invece di un nudo campo «Numero del visto», dal 6. 9. 2026 il modulo offre quattro frasi e l'ospite sceglie la propria: non ho né visto né titolo di soggiorno, ho un adesivo di visto nel passaporto, non ho bisogno di visto grazie al passaporto biometrico, oppure ho un titolo di soggiorno dell'UE, dello SEE o della Svizzera. Il numero si chiede solo con la seconda scelta; con le altre sarebbe fuorviante. La casella 7 del modulo di registrazione infatti non è solo «il numero del visto» — la metodologia della polizia vi prescrive, per la terza scelta, la parola BIOMETRIKA e, per la quarta, la parola POBYT. L'ospite queste parole chiave non le vede, l'applicazione le ricava da sola da ciò che ha scelto e firmato. Anche lo scopo del soggiorno è un campo a sé con quattordici opzioni; alla scelta si aggiunge il codice del nomenclatore vincolante della polizia per stranieri.

La firma la legge la chiede solo allo straniero con più di 15 anni: compila e firma personalmente il modulo, oppure firma un documento con gli stessi dati (§ 103 lett. b) e § 101 comma 1 della legge sul soggiorno degli stranieri). Per un minore di 15 anni firma il rappresentante legale, per i cittadini cechi non si richiede. Lo straniero con più di 15 anni firma nel check-in con il dito. La legge non prescrive la forma della firma ed entrambi i registri si possono tenere elettronicamente, quindi una firma acquisita nel modulo di check-in copre questo obbligo — si salva elettronicamente insieme al record dell'alloggio e un documento cartaceo non ti serve in aggiunta. Una presa di posizione esplicita della polizia per stranieri sulla firma elettronica non è pubblicata; se vuoi la certezza già prima di un controllo, chiedi al tuo reparto della polizia per stranieri. Conservarla devi 6 anni dalla fine dell'alloggio dello straniero (§ 101 comma 4), rispettivamente 6 anni dall'alloggio per il modulo di registrazione (§ 102 comma 4). È proprio per l'archiviazione che la firma si raccoglie; entrambi i registri si conservano parimenti 6 anni (§ 3g comma 4 della legge sui tributi locali, § 101 comma 4 della legge sul soggiorno degli stranieri) — se cessassi l'attività o smettessi di usare l'applicazione, fatti una copia propria dei record, così il termine potrà decorrere fino in fondo.

Il controllo contro le liste sanzionatorie non è una verifica imposta dalla legge, ma un modo per non violare il divieto di rendere disponibili risorse a una persona sanzionata; l'obbligo di segnalazione, ai sensi del § 10 comma 1 della legge n. 69/2006 Racc., ce l'hanno tutti, non solo le banche (→ Liste sanzionatorie UE: l'obbligo che il 99 % degli host ignora). L'applicazione confronta gli ospiti con entrambe le liste — con la lista sanzionatoria consolidata dell'UE e con la lista sanzionatoria nazionale ceca tenuta ai sensi della legge n. 1/2023 Racc.

L'aliquota la stabilisce il comune con regolamento, al massimo 50 CZK al giorno (§ 3d della legge sui tributi locali); Praga ha 50 CZK dal 1. 1. 2022. Oggetto della tassa è solo un soggiorno che duri al massimo 60 giorni solari consecutivi presso lo stesso fornitore (§ 3a della legge sui tributi locali). Un soggiorno più lungo di 60 giorni solari consecutivi presso un fornitore non è oggetto della tassa per nulla — nemmeno per i primi 60 giorni; secondo l'interpretazione del Ministero delle finanze non sorge allora né l'obbligo tributario né quello di registrazione. Gli obblighi verso la polizia per stranieri (registro dell'edificio e segnalazione) non vengono però meno. Per i bambini, nel registro si annota il motivo dell'esenzione al posto dell'importo (→ Tassa di soggiorno: ogni comune la regola a modo suo — e la riscuoti tu).

Prima di inserire il link nei messaggi automatici

AIRBNB. Le regole «Off-Platform and Fee Transparency Policy» vietano i link fuori da Airbnb negli annunci e nei messaggi e la richiesta di e-mail, indirizzo postale o fotografia del documento, se non lo richiede la legge. L'eccezione vale solo se nella descrizione dell'annuncio indichi in anticipo cosa si richiede e perché. Il link mandalo solo dopo una prenotazione confermata e solo con funzione informativa, mai come via verso un pagamento fuori dalla piattaforma.

BOOKING.COM. Il link nei modelli si può inserire, ma il dominio o l'URL specifico deve essere approvato in anticipo nell'extranet — nelle impostazioni dei messaggi, sezione sicurezza; servono i permessi di amministratore e la verifica in due passaggi, e con un gruppo di strutture l'impostazione si può applicare a tutte insieme. Un modello non si può salvare con un codice QR in allegato, gli allegati possono essere solo immagini.

Link permanente contro link alla prenotazione

• IL LINK PERMANENTE DELL'APPARTAMENTO: un unico link immutabile per i messaggi automatici, nel quale l'ospite sceglie la prenotazione in base alla data. Ideale con il collegamento iCal, dove il contatto dell'ospite non lo conosciamo — iCal trasferisce solo l'occupazione del calendario (→ iCal: come collegare i calendari per non avere mai un doppio booking).

• IL LINK DI UNA PRENOTAZIONE SPECIFICA: unico per ogni soggiorno; con il collegamento completo l'applicazione lo manda da sé, promemoria inclusi (→ Channel manager: quando iCal non basta più).

Entrambi portano allo stesso check-in e allo stesso portale, cambia solo la consegna.

Cosa mettere nel portale dell'ospite

La regola d'oro: tutto ciò che gli ospiti chiedono di continuo. Lo scheletro l'hai già pronto nell'applicazione:

• Regole della casa (fumo, quiete notturna, animali)
• Chiavi — con foto della cassetta e il codice
• Il percorso fino all'appartamento — foto passo dopo passo
• Wi-Fi (rete e password)
• Dotazione ed elettrodomestici (macchina del caffè, riscaldamento)
• Partenza — entro che ora e dove lasciare le chiavi
• Parcheggio, trasporti, taxi dall'aeroporto
• Consigli per la colazione, ristoranti e gite, il tuo contatto

Il percorso fino alla cassetta delle chiavi fotografato passo dopo passo azzera le domande «non trovo l'ingresso»; le immagini le inserisci nell'editor direttamente tra il testo.

Perché gli ospiti lo compilano? Lo conoscono dagli hotel, funziona sul telefono senza registrazioni e password — e accanto al modulo c'è scritto PERCHÉ i dati si raccolgono. L'informativa ai sensi dell'art. 13 del GDPR deve contenere la tua identità e il contatto, la finalità e la base giuridica (art. 6 comma 1 lett. c) GDPR — adempimento di un obbligo di legge), i destinatari (il comune e la Polizia della Repubblica Ceca, il fornitore dell'applicazione come responsabile), il periodo di conservazione di 6 anni, i diritti dell'ospite compreso il diritto di presentare reclamo all'Ufficio per la protezione dei dati personali e l'avvertenza che fornire i dati è un requisito di legge e che senza di essi non puoi alloggiarlo. La compili una volta; il titolare dei dati sei tu, non noi.

Cosa si profila

Il regolamento (UE) 2024/1028 sulla condivisione dei dati sulle locazioni brevi si applica dal 20. 5. 2026, ma il numero di registrazione nasce solo dove lo Stato ha introdotto una procedura di registrazione. La Cechia a settembre 2026 non ce l'ha: gli atti parlamentari 106 e 107 (la modifica della legge n. 159/1999 Racc.) non hanno superato la prima lettura, sull'atto 106 il governo ha una posizione contraria (delibera n. 149/2026 del 9. 3. 2026) e il Ministero dello sviluppo regionale conta di avviare il registro eTurista solo nel 2027. Entrambi gli atti sono proposti all'ordine del giorno della 30ª seduta della Camera dall'8. 9. 2026 — segui perciò la situazione; sull'atto 107 il governo ha emesso il 31. 3. 2026 una posizione neutrale. Il numero di registrazione nell'annuncio non è quindi ancora obbligatorio e gli obblighi valgono immutati.

L'atto 106 prevede l'iscrizione dell'ospite nel registro immediatamente dopo l'alloggiamento, al più tardi entro 24 ore (§ 9h comma 2 della proposta) — chi oggi raccoglie i dati in anticipo sarà pronto. Il potere dei comuni di limitare il numero di giorni di alloggio breve negli appartamenti non è invece in nessuna legge in vigore né in discussione: dall'atto governativo 761 la commissione l'ha stralciato nel marzo 2025 e l'atto 106 non lo contiene. Il Ministero dello sviluppo regionale lo sta valutando, parametri concreti finora non ne ha indicati.

Gli errori e i miti più frequenti

• «Il link al check-in lo metto semplicemente in un messaggio automatico.» — Su Booking senza whitelist il sistema lo rimuove, su Airbnb violi le regole se la registrazione di legge non l'hai descritta nell'annuncio.
• «La firma mi serve da ogni ospite.» — La legge la chiede solo agli stranieri con più di 15 anni; ai cittadini cechi da nessuna parte.
• «Slovacchi e tedeschi non devo segnalarli, è l'Unione europea.» — Si segnala chiunque non sia cittadino ceco, entro 3 giorni lavorativi.
• «Il Wi-Fi e il codice della cassetta li scrivo semplicemente all'ospite in un messaggio.» — Nel thread si perde e un codice pubblicato non lo riprendi più; sta nel portale dietro lo sblocco, non nell'annuncio.
• «Il portale l'ho impostato l'anno scorso, basta così.» — Il codice, i ristoranti e i trasporti cambiano e l'ospite straniero ha bisogno della versione inglese; ripassa il portale una volta a stagione.

Domande frequenti

Aggiornato: 5. 9. 2026, contenuto verificato rispetto alle fonti citate. Testo informativo, non è consulenza legale o fiscale — discuti il tuo caso concreto con un professionista.