„Tieni il registro degli ospiti“ suona come un obbligo della Prima repubblica — è invece legge viva e la prima cosa che ti chiederanno tanto il controllo del comune quanto la polizia per gli stranieri. La buona notizia: quando sai che cosa annotare, sono pochi dati per ospite.

La notizia peggiore: metà dei „modelli“ che girano in rete chiede agli ospiti più di quanto sia consentito, e l'altra metà dimentica la casella per la quale i comuni accertano la tassa a posteriori.

Cosa fare

Due registri, un'unica annotazione

Si tratta di due registrazioni autonome secondo due leggi. Adempiere all'una non ti libera dall'altra.

1. 1IL REGISTRO DEGLI OSPITI secondo la legge sulle tasse locali — per il comune, a causa della tassa di soggiorno. Lo tiene il soggetto versante della tassa, cioè il fornitore del soggiorno a pagamento, e ciò „in forma cartacea o elettronica … per ogni struttura o luogo in cui fornisce un soggiorno a pagamento“ (§ 3g comma 1 della legge n. 565/1990 Sb.). Vi annoti tutti coloro ai quali hai fornito un soggiorno a pagamento — cechi e stranieri, soggetti passivi e persone esenti. Un ospite alloggiato del tutto gratuitamente non vi rientra, perché non si tratta di soggiorno a pagamento.

1. 1IL REGISTRO DEGLI ALLOGGIATI secondo la legge sul soggiorno degli stranieri — per la Polizia della Repubblica Ceca, sezione polizia per gli stranieri. Lo tiene il „fornitore di alloggio“, cioè chiunque fornisca alloggio a pagamento o ospiti più di 5 stranieri, salvo le persone vicine (§ 99 comma 1 della legge n. 326/1999 Sb.). Straniero è al contempo chiunque non sia cittadino della Repubblica Ceca, „compreso il cittadino dell'Unione europea“ (§ 1 comma 2) — uno slovacco e un tedesco rientrano quindi nel registro degli alloggiati. Attenzione al caso inverso rispetto al registro degli ospiti: se sei fornitore di alloggio ai sensi del § 99 comma 1, nel registro degli alloggiati rientra anche uno straniero ospitato gratuitamente. Fornitore lo sei infatti non solo quando ospiti a pagamento, ma anche quando senza corrispettivo ospiti più di 5 stranieri — salvo le persone vicine.

Dalla stessa legge derivano altri obblighi del fornitore (§ 100 della legge n. 326/1999 Sb.): consentire alla polizia l'accesso ai luoghi usati per l'attività d'impresa, rilasciare allo straniero su richiesta un attestato di alloggio, segnalare senza indugio il decesso di uno straniero alloggiato e garantire un alloggio non manifestamente inadeguato — almeno 8 m² di superficie per una persona, 12,6 m² per due persone e 5 m² in più per ogni ulteriore. Lo controlla la stessa polizia nello stesso controllo.

La maggior parte dei dati si ripete in entrambi i registri, perciò la cosa più sensata è tenere un'unica registrazione ben progettata che copra entrambi gli obblighi in una volta — deve solo contenere tutti i dati delle due leggi. È esattamente ciò che fa la nostra applicazione: un check-in dell'ospite riempie i dati in entrambi i registri e nella segnalazione. Per il registro degli alloggiati ti serve in più la firma dello straniero ai sensi del § 103 lett. b) — su documento o modulo firmato; nella nostra applicazione lo straniero la appone con firma elettronica direttamente nel modulo di check-in. I dettagli nella risposta „Carta o elettronica?“ più sotto. Lo scopo del soggiorno è dal 6 settembre 2026 un campo autonomo del check-in. Nel registro degli ospiti per la tassa di soggiorno, accanto al numero del documento, rientra anche il suo tipo — e la legge ne elenca nove al § 3g comma 2 lett. d): documento di viaggio, carta d'identità, attestato di soggiorno temporaneo nel territorio, carta di soggiorno di familiare di cittadino dell'Unione europea, permesso di soggiorno, permesso di soggiorno per stranieri, permesso di soggiorno permanente, tessera del richiedente protezione internazionale e tessera del richiedente protezione temporanea. L'elenco è tassativo: „un altro documento“ nel registro non va, e patente, tessera sanitaria o ISIC per questa registrazione non sono documenti d'identità.

Che cosa deve contenere l'annotazione

Per il COMUNE, per ogni persona alloggiata (§ 3g comma 2 della legge n. 565/1990 Sb.):

• giorno di inizio e giorno di fine del soggiorno,
• nome, eventualmente nomi, cognome e indirizzo del luogo di residenza registrata o di un luogo analogo all'estero — quindi la residenza permanente o dichiarata, non l'abitazione di fatto,
• data di nascita,
• numero e tipo del documento d'identità,
• importo della tassa riscossa, OPPURE il motivo dell'esenzione dalla tassa. È la casella che manca più spesso.

Per il tipo di documento la legge elenca nove possibilità: carta d'identità, documento di viaggio, attestato di soggiorno temporaneo nel territorio, carta di soggiorno di familiare di cittadino UE, permesso di soggiorno, permesso di soggiorno per stranieri, permesso di soggiorno permanente, tessera del richiedente protezione internazionale e tessera del richiedente protezione temporanea. La patente e la tessera della cassa malattia non vi rientrano.

Per la POLIZIA PER GLI STRANIERI il registro degli alloggiati contiene i dati nell'ampiezza del modulo di notifica più l'inizio e la fine dell'alloggio (§ 101 comma 1). Secondo il § 97 il modulo è più ampio di quanto la maggior parte dei modelli preveda:

• nome, cognome e data di nascita,
• cittadinanza,
• residenza permanente all'estero,
• numero del documento di viaggio e numero del visto, se indicato nel documento,
• inizio e luogo del soggiorno (l'indirizzo in cui alloggi l'ospite),
• durata prevista del soggiorno e il suo scopo.

Il modulo si chiama modulo di notifica dello straniero e lo trovi su policie.gov.cz/ubyport; al suo posto puoi usare un tuo documento con gli stessi dati.

Le annotazioni le fai in modo corrente e in serie continua. Nel registro degli ospiti „correttamente, integralmente, in modo dimostrabile, ordinato, comprensibile, in modo da garantire la permanenza delle annotazioni“ e „disposte progressivamente dal punto di vista temporale“ (§ 3g comma 3); nel registro degli alloggiati „in tempo reale, regolarmente, in modo ordinato e comprensibile“, di nuovo in ordine cronologico (§ 101 comma 3).

Soggiorno per singolo ospite: il dettaglio che decide

La prenotazione è di 10 notti, ma il marito è arrivato tre giorni dopo? Il registro deve corrispondere alla realtà — la legge lega il giorno di inizio e di fine del soggiorno a ciascuna persona fisica, non alla prenotazione. Il Ministero delle finanze lo conferma anche per il soggiorno interrotto: quando l'ospite parte e i giorni di assenza non si pagano, gli annoti il giorno di fine soggiorno e al ritorno inizia un soggiorno nuovo (MP/08/2020).

Se ne dimenticano la maggior parte dei modelli e delle applicazioni concorrenti, che registrano per tutti le date della prenotazione. Da noi a ogni ospite si può impostare un proprio da–a; si calcola allora correttamente anche la tassa, la cui base è il numero di giorni iniziati di soggiorno escluso il giorno di inizio (§ 3c).

I motivi di esenzione non inventarli: li elenca il § 3b (fra gli altri la persona di età inferiore a 18 anni, la persona non vedente, il titolare della tessera ZTP/P e il suo accompagnatore, la persona ricoverata al di fuori delle cure termali, la persona in lavoro stagionale). Il comune può aggiungerne altri con regolamento — Praga ha esentato per esempio l'alloggio temporaneo di studenti e allievi o gli accompagnatori dei ricoverati (§ 6 del regolamento n. 18/2019 Sb. della Città di Praga). Prima di compilare la casella, apri il regolamento del tuo comune; ogni diritto fatto valere devi saperlo dimostrare.

Un soggiorno superiore a 60 giorni di calendario consecutivi presso un fornitore non è affatto oggetto della tassa — nemmeno per i primi 60 giorni (§ 3a comma 1); secondo l'interpretazione del Ministero delle finanze MP/08/2019 non sorge allora né l'obbligo di tassa né quello di registrazione. Gli obblighi verso la polizia per gli stranieri (registro degli alloggiati e segnalazione) non vengono però meno.

Sei anni di archiviazione

Entrambi i registri li conservi 6 anni dal giorno in cui è stata fatta l'ultima annotazione (§ 3g comma 4 della legge n. 565/1990 Sb. e § 101 comma 4 della legge n. 326/1999 Sb.). Se sostituisci il registro degli alloggiati con documenti o moduli firmati, quei 6 anni decorrono per ciascun documento separatamente — dalla fine dell'alloggio dello straniero (§ 101 comma 4, seconda frase). E se l'ospite ha firmato il modulo ma tu segnali elettronicamente tramite UbyPort, il modulo lo conservi comunque 6 anni dall'alloggio (§ 102 comma 4).

È più a lungo di quanto duri più di un quaderno, telefono o servizio cloud — pensa alle copie di sicurezza. La forma elettronica per il registro degli ospiti è espressamente ammessa („in forma cartacea o elettronica“), per il registro degli alloggiati la legge non prescrive la forma; la polizia sul proprio sito menziona la forma cartacea, tieni quindi il registro sempre pronto per la stampa e l'esportazione.

Che cosa non va nel registro

Di più non significa meglio — con i dati personali vale il contrario. Li tratti perché te lo impone la legge (art. 6 comma 1 lett. c) GDPR), e solo nella misura che la legge richiede (art. 5 comma 1 lett. c), minimizzazione). Nella registrazione non rientrano e non raccoglierli:

• i numeri di nascita — senza il consenso del titolare puoi usarli solo nei casi previsti dal § 13c della legge n. 133/2000 Sb.; è numero di nascita anche la combinazione fra data di nascita e cifre finali,
• copie e scansioni dei documenti „per sicurezza“ — la copia della carta d'identità senza il consenso del titolare è vietata direttamente dalla legge (§ 39 lett. c) della legge n. 269/2021 Sb.), è un illecito con sanzione fino a 10.000 CZK (§ 65); per il passaporto ceco vale lo stesso divieto (§ 2 comma 3 della legge n. 329/1999 Sb.), per il passaporto di uno straniero il divieto discende dal GDPR, perché per la copia non hai una base giuridica,
• dati sullo stato di salute oltre il quadro di legge — sono una categoria particolare secondo l'art. 9 GDPR; l'eccezione è il motivo di esenzione previsto dalla legge, che si annota con le parole della legge („titolare della tessera ZTP/P“), mai la diagnosi né la copia della tessera,
• dati di pagamento e numeri di carta,
• qualsiasi cosa „in più“ che la legge non imponga.

Guardare il documento e trascriverne numero e tipo lo puoi — è esattamente ciò che la legge ti impone. Vietato è farne un'immagine.

L'altra faccia della medaglia: l'ospite devi informarlo su cosa fai dei suoi dati (art. 13 GDPR) — perché li tratti (adempimento di un obbligo di legge ai sensi del § 3g della legge n. 565/1990 Sb. e del § 101 della legge n. 326/1999 Sb.), a chi vengono trasmessi (comune, Polizia della Repubblica Ceca), per quanto li tieni (6 anni) e quali diritti ha. Il modo più semplice è averlo nelle condizioni del check-in. → GDPR e dati degli ospiti: cosa puoi, cosa devi e cosa è vietato

Cosa bolle in pentola: eTurista

Potresti sentire che i registri saranno presto aboliti dal registro centrale eTurista. Al 5 settembre 2026 nulla di ciò vale: la legge n. 159/1999 Sb. è tuttora nel testo del 1° marzo 2021, la proposta governativa (proposta n. 761) si è chiusa con la fine della legislatura senza terza lettura e la proposta parlamentare (n. 106 del 10 febbraio 2026) ha il parere contrario del governo e attende la prima lettura alla 30ª seduta della Camera dall'8 settembre 2026. Il ministero dello sviluppo regionale parla di un avvio „dal 2027“.

Anche se la proposta passasse, i registri non sparirebbero — l'iscrizione nel registro potrebbe solo sostituirli (i proposti § 3g comma 5 della legge sulle tasse locali e § 102 comma 5 della legge sul soggiorno degli stranieri) e l'ospite lo annoteresti entro 24 ore dall'alloggio. La stessa proposta vuole alzare il tetto della tassa da 50 CZK a 100 CZK. Seguila, ma non regolarti su di essa.

Il regolamento (UE) 2024/1028 si applica sì dal 20 maggio 2026, ma la procedura di registrazione se la introduce ogni Stato da sé — obbligatoriamente solo se impone alle piattaforme di trasmettere i dati (art. 4). La Cechia non l'ha introdotta, quindi un numero di registrazione ceco per l'annuncio per ora non esiste e le piattaforme non possono richiederlo.

Gli errori e i miti più frequenti

• „Il registro lo compilo una volta al mese.“ — La legge chiede annotazioni correnti e in tempo reale. All'avvio di un controllo devi esibire il registro con i dati degli ospiti che abitano da te proprio adesso (§ 100 lett. f)).
• „Gli ospiti esenti non devo annotarli.“ — Devi, solo che al posto dell'importo indichi il motivo dell'esenzione. Senza di esso la persona è trattata come soggetto passivo: il comune accerta la tassa (§ 11 comma 3) e può aumentarla fino al doppio della differenza (§ 11c comma 1), e per registrazioni difettose si rischia in più una sanzione fino a 500.000 CZK (§ 247a comma 1 lett. b) del codice tributario).
• „Annoto l'intestatario della prenotazione.“ — Si annotano tutti gli alloggiati, ciascuno su una riga propria, bambini compresi.
• „Slovacchi e austriaci non sono stranieri.“ — Per la legge sul soggiorno degli stranieri è straniero chiunque non sia cittadino della Repubblica Ceca, cittadini UE compresi. Un registro degli alloggiati difettoso costa fino a 50.000 CZK (§ 156 comma 2, per gli imprenditori § 157 comma 4).
• „Fotografo il passaporto, per sicurezza.“ — La copia del documento senza consenso è vietata, e un consenso del tipo „altrimenti non vi alloggio“ non è libero. La legge vuole i dati dal documento, non il documento stesso.
• „Dopo due anni cancello.“ — Sei anni dall'ultima annotazione, altrimenti l'obbligo è inadempiuto.

Domande frequenti

Aggiornato: 5 settembre 2026, verificato nei fatti rispetto alle fonti indicate. Testo informativo, non consulenza legale o fiscale — per la tua situazione specifica rivolgiti a un professionista.