Blog
Odbavit hostyPřehled · 16 min čtení ·

Evidenční kniha hostů: co v ní nesmí chybět (a co tam naopak nepatří)

„Veďte evidenční knihu“ zní jako povinnost z první republiky — je to ale živý zákon a první věc, kterou po vás chce kontrola z obce i cizinecká policie. Dobrá zpráva: když víte, co evidovat, je to pár údajů na hosta.

Horší zpráva: polovina „vzorů“ z internetu chce po hostech víc, než je dovoleno, a druhá polovina zapomíná na kolonku, kvůli které obce doměřují poplatek zpětně.

V kostce
Kdoevidenční knihu vede každý poskytovatel úplatného pobytu (§ 3g zákona č. 565/1990 Sb.); domovní knihu každý, kdo ubytovává za úhradu nebo více než 5 cizinců (§ 99 odst. 1 zákona č. 326/1999 Sb.)
Kdeu vás — knihu nikam neposíláte, jen ji předložíte na výzvu obecního úřadu nebo cizinecké policie
Koliknic, jde o vaši vlastní evidenci
Jak dlouhopár minut na hosta, nejlépe rovnou při check-inu
Lhůtazapisovat průběžně, „v aktuálním čase“ (§ 101 odst. 3); uchovávat 6 let ode dne posledního zápisu
Co hrozíod obce až 500 000 Kč (§ 247a odst. 1 písm. b) daňového řádu) plus doměření poplatku a jeho zvýšení až o dvojnásobek rozdílu (§ 11c odst. 1); od cizinecké policie do 50 000 Kč, a to i nepodnikající fyzické osobě (§ 156 odst. 2 a odst. 5 písm. a) zákona č. 326/1999 Sb.)

Co udělat

Co udělat
  • Vést evidenční knihu za každé zařízení nebo místo, kde poskytujete úplatný pobyt — dva byty znamenají dvě oddělené evidence (nebo jednu členěnou po jednotkách)
  • Zapsat každou ubytovanou osobu zvlášť, včetně Čechů a osob od poplatku osvobozených
  • U cizinců (i Slováků a Němců) vést navíc domovní knihu a nechat je podepsat přihlašovací tiskopis nebo listinu s týmiž údaji
  • Do kolonky „poplatek“ vždy uvést částku, nebo důvod osvobození slovy zákona
  • Zapisovat průběžně v den ubytování, ne zpětně na konci sezony
  • Uchovávat 6 let ode dne posledního zápisu — a zálohovat
  • Nesbírat nic navíc: žádná rodná čísla, žádné kopie ani fotky dokladů
  • Informovat hosta, co s jeho údaji děláte a jak dlouho je držíte (čl. 13 GDPR)

Dvě knihy, jeden zápis

Jde o dvě samostatné evidence podle dvou zákonů. Splnění jedné vás nezbaví té druhé.

  1. 1EVIDENČNÍ KNIHA podle zákona o místních poplatcích — pro obec, kvůli poplatku z pobytu. Vede ji plátce poplatku, tedy poskytovatel úplatného pobytu, a to „v listinné nebo elektronické podobě … za každé zařízení nebo místo, kde poskytuje úplatný pobyt“ (§ 3g odst. 1 zákona č. 565/1990 Sb.). Zapisujete do ní všechny, komu jste pobyt poskytli za úplatu — Čechy i cizince, poplatníky i osoby osvobozené. Host ubytovaný zcela zdarma do ní nepatří, protože nejde o úplatný pobyt.
  1. 1DOMOVNÍ KNIHA podle zákona o pobytu cizinců — pro Policii ČR, odbor cizinecké policie. Vede ji „ubytovatel“, tedy každý, kdo poskytuje ubytování za úhradu nebo ubytovává více než 5 cizinců, s výjimkou osob blízkých (§ 99 odst. 1 zákona č. 326/1999 Sb.). Cizincem je přitom každý, kdo není státním občanem ČR, „včetně občana Evropské unie“ (§ 1 odst. 2) — Slovák i Němec tedy do domovní knihy patří. Pozor na obrácený případ než u evidenční knihy: jste-li ubytovatelem podle § 99 odst. 1, patří do domovní knihy i cizinec ubytovaný zdarma. Ubytovatelem jste totiž nejen tehdy, když ubytováváte za úhradu, ale i tehdy, když bez úhrady ubytujete více než 5 cizinců — vyjma osob blízkých.

Ze stejného zákona plynou i další povinnosti ubytovatele (§ 100 zákona č. 326/1999 Sb.): umožnit policii vstup do míst užívaných k podnikání, na požádání vydat cizinci potvrzení o ubytování, neprodleně oznámit úmrtí ubytovaného cizince a zajistit ubytování, které není zjevně nepřiměřené — nejméně 8 m² podlahové plochy pro jednu osobu, 12,6 m² pro dvě osoby a o 5 m² více na každou další. Kontroluje to tatáž policie při téže kontrole.

Ubyport domovní knihu nenahrazuje. Ubytování cizince hlásíte do 3 pracovních dnů po jeho ubytování (§ 102 odst. 1); kdo má ubytování jako předmět podnikání, hlásí povinně dálkovým přístupem, tedy Ubyportem, je-li tento přístup zřízen a funkční (§ 102 odst. 3) — knihu vedete vedle toho. → UbyPort bez stresu: jak správně hlásit zahraniční hosty cizinecké policii

Většina údajů se v obou knihách opakuje, a proto je nejrozumnější vést jednu dobře navrženou evidenci, která pokryje obě povinnosti najednou — musí jen obsahovat všechny údaje z obou zákonů. Přesně tak to dělá naše aplikace: jeden check-in hosta naplní údaje do obou knih i do hlášení. Pro domovní knihu k tomu potřebujete ještě podpis cizince podle § 103 písm. b) — podepsanou listinou nebo tiskopisem; v naší aplikaci ho cizinec připojí elektronickým podpisem přímo v check-in formuláři. Podrobnosti v odpovědi „Papír, nebo elektronicky?“ níže. Účel pobytu je od 6. 9. 2026 samostatné pole check-inu. Do evidenční knihy pro poplatek z pobytu patří vedle čísla dokladu i jeho druh — a zákon jich v § 3g odst. 2 písm. d) vyjmenovává devět: cestovní doklad, občanský průkaz, potvrzení o přechodném pobytu na území, pobytová karta rodinného příslušníka občana Evropské unie, průkaz o povolení k pobytu, průkaz o povolení k pobytu pro cizince, průkaz o povolení k trvalému pobytu, průkaz žadatele o udělení mezinárodní ochrany a průkaz žadatele o poskytnutí dočasné ochrany. Výčet je taxativní: „jiný doklad“ do knihy nepatří a řidičský průkaz, průkaz pojištěnce ani ISIC dokladem totožnosti pro tuto evidenci nejsou.

Co musí záznam obsahovat

Pro OBEC, u každého ubytovaného (§ 3g odst. 2 zákona č. 565/1990 Sb.):

U druhu dokladu zákon vyjmenovává devět možností: občanský průkaz, cestovní doklad, potvrzení o přechodném pobytu na území, pobytová karta rodinného příslušníka občana EU, průkaz o povolení k pobytu, průkaz o povolení k pobytu pro cizince, průkaz o povolení k trvalému pobytu, průkaz žadatele o udělení mezinárodní ochrany a průkaz žadatele o poskytnutí dočasné ochrany. Řidičský průkaz ani kartička pojišťovny mezi ně nepatří.

Pro CIZINECKOU POLICII obsahuje domovní kniha údaje v rozsahu přihlašovacího tiskopisu plus počátek a konec ubytování (§ 101 odst. 1). Tiskopis je podle § 97 širší, než většina šablon počítá:

Cizinec musí přihlašovací tiskopis osobně vyplnit a podepsat, nebo podepsat listinu s údaji v rozsahu tiskopisu — tu za něj můžete předvyplnit (§ 103 písm. b)); neplatí to pro děti mladší 15 let. Soubor takto podepsaných listin může domovní knihu nahradit (§ 101 odst. 1 věta druhá), bez podpisu ale náhradou není.

Tiskopis se jmenuje přihlašovací tiskopis cizince a najdete ho na policie.gov.cz/ubyport; místo něj můžete použít vlastní listinu se stejnými údaji.

Zápisy vedete průběžně a v souvislé řadě. Do evidenční knihy „správně, úplně, průkazně, přehledně, srozumitelně, způsobem zaručujícím trvalost zápisů“ a „uspořádány postupně z časového hlediska“ (§ 3g odst. 3); do domovní knihy „v aktuálním čase, pravidelně, přehledně a srozumitelně“, opět chronologicky (§ 101 odst. 3).

Per-host pobyt: detail, který rozhoduje

Rezervace je na 10 nocí, ale manžel přijel o tři dny později? Kniha má odpovídat skutečnosti — zákon váže den počátku a den konce pobytu ke každé fyzické osobě, ne k rezervaci. Ministerstvo financí to potvrzuje i pro přerušený pobyt: když host odjede a za dny nepřítomnosti se neplatí, zapíšete mu den konce pobytu a po návratu začíná pobyt nový (MP/08/2020).

Na to většina šablon i konkurenčních aplikací zapomíná a eviduje všem termín rezervace. U nás lze každému hostovi nastavit vlastní od–do; správně se pak spočítá i poplatek, jehož základem je počet započatých dnů pobytu s výjimkou dne počátku (§ 3c).

Příklad · apartmán BYT1 na Vinohradech, Praha 2026 (sazba 50 Kč), rezervace 1. 6. – 11. 6. 2026
Host A, 1. 6. – 11. 6. 10 dnů × 50 Kč500 Kč
Host B, přijel 4. 6. 7 dnů × 50 Kč350 Kč
dítě 12 let, 1. 6. – 11. 6.0 Kč (osvobozeno, do knihy „osoba mladší 18 let“)
Celkem k odvodu obci850 Kč
Chybně, termín rezervace u všech tří1 000 Kč
V knize jsou tři řádky, každý s vlastním od–do. Odvod je v Praze splatný do 15. dne následujícího měsíce, tedy do 15. 7. 2026. → Poplatek z pobytu: každá obec ho má jinak — a vybíráte ho vy

Důvody osvobození nevymýšlejte: vyjmenovává je § 3b (mimo jiné osoba mladší 18 let, osoba nevidomá, držitel průkazu ZTP/P a její průvodce, hospitalizovaná osoba mimo lázeňskou péči, osoba na sezónní práci). Obec může vyhláškou přidat další — Praha osvobodila třeba přechodné ubytování studentů a žáků nebo doprovod hospitalizovaných (§ 6 vyhlášky č. 18/2019 Sb. hl. m. Prahy). Než kolonku vyplníte, otevřete si vyhlášku své obce; každý uplatněný nárok musíte umět prokázat.

Pobyt delší než 60 po sobě jdoucích kalendářních dnů u jednoho poskytovatele není předmětem poplatku vůbec — ani za prvních 60 dnů (§ 3a odst. 1); podle výkladu Ministerstva financí MP/08/2019 pak nevzniká ani poplatková, ani evidenční povinnost. Povinnosti vůči cizinecké policii (domovní kniha a hlášení) tím ale nezanikají.

Šest let archivace

Obě knihy uchováváte 6 let ode dne provedení posledního zápisu (§ 3g odst. 4 zákona č. 565/1990 Sb. a § 101 odst. 4 zákona č. 326/1999 Sb.). Nahrazujete-li domovní knihu podepsanými listinami nebo tiskopisy, běží těch 6 let u každého dokumentu zvlášť — od ukončení ubytování cizince (§ 101 odst. 4 věta druhá). A pokud host tiskopis podepsal, ale vy hlásíte elektronicky přes Ubyport, tiskopis stejně uschováte 6 let od ubytování (§ 102 odst. 4).

Je to déle, než vydrží leckterý sešit, telefon i cloudová služba — myslete na zálohy. Elektronická forma je u evidenční knihy výslovně přípustná („v listinné nebo elektronické podobě“), u domovní knihy zákon formu nepředepisuje; policie na svých stránkách listinnou podobu zmiňuje, mějte tedy knihu vždy připravenou k tisku a exportu.

Excel sám o sobě nestačí. Požadavek „průkazně a způsobem zaručujícím trvalost zápisů“ vykládají správci poplatku tak, že evidence musí umět zpětně dohledat změny a nesmí dovolit prosté smazání údaje. Tabulka bez auditní stopy a bez záloh je při kontrole slabé místo — ztráta dat je navíc bezpečnostním incidentem, který se při riziku pro hosty hlásí ÚOOÚ do 72 hodin (čl. 33 GDPR).

Co do knihy nepatří

Víc neznamená lépe — u osobních údajů platí opak. Zpracováváte je proto, že vám to ukládá zákon (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR), a jen v rozsahu, který zákon žádá (čl. 5 odst. 1 písm. c), minimalizace). Do evidence nepatří a nesbírejte:

Nahlédnout do dokladu a opsat z něj číslo a druh smíte — přesně to vám zákon ukládá. Zakázané je udělat si z něj obrázek.

Druhá strana mince: hosta musíte informovat, co s jeho údaji děláte (čl. 13 GDPR) — proč je zpracováváte (plnění právní povinnosti podle § 3g zákona č. 565/1990 Sb. a § 101 zákona č. 326/1999 Sb.), komu se předávají (obec, Policie ČR), jak dlouho je držíte (6 let) a jaká má práva. Nejjednodušší je mít to v podmínkách check-inu. → GDPR a data hostů: co smíte, co musíte a co je zakázáno

Co se chystá: eturista

Slýchat můžete, že knihy brzy zruší centrální registr eTurista. K 5. 9. 2026 nic takového neplatí: zákon č. 159/1999 Sb. je stále ve znění z 1. 3. 2021, vládní návrh (sněmovní tisk 761) skončil s koncem volebního období bez třetího čtení a poslanecký návrh (tisk 106 z 10. 2. 2026) má nesouhlasné stanovisko vlády a čeká na první čtení na 30. schůzi Sněmovny od 8. 9. 2026. MMR mluví o spuštění „od roku 2027“.

Kdyby návrh prošel, knihy by nezmizely — zápis do registru by je jen mohl nahradit (navrhovaný § 3g odst. 5 zákona o místních poplatcích a § 102 odst. 5 zákona o pobytu cizinců) a hosta byste zapisovali do 24 hodin po ubytování. Týž tisk chce zvednout strop poplatku z 50 Kč na 100 Kč. Sledujte to, ale neřiďte se tím.

Nařízení (EU) 2024/1028 se sice používá od 20. 5. 2026, ale registrační postup si zavádí každý stát sám — povinně jen tehdy, uloží-li platformám předávat údaje (čl. 4). ČR ho nezavedla, takže české registrační číslo do inzerátu zatím neexistuje a platformy ho nemohou vyžadovat.

Nejčastější chyby a mýty

Časté otázky

Musím evidovat návštěvu, co nespala?
Ne. Evidují se ubytovaní: u obce úplatný pobyt, u policie vztah ze smlouvy o ubytování, nájmu nebo podnájmu (§ 99 odst. 2). Návštěva na kávu ubytováním není.
Host odmítá dát údaje. Co s tím?
Bez údajů nesplníte zákonnou povinnost a riskujete pokutu — odpovědnosti se nezbavíte odkazem na to, že host odmítl. Proto hosta bez údajů neubytovávejte; je to vaše obchodní rozhodnutí, ne zákonný zákaz ubytovat. U cizince máte oporu v zákoně: je povinen předložit doklad a tiskopis podepsat (§ 103 písm. b)), jinak mu hrozí pokuta do 3 000 Kč. Nejlépe to řeší online check-in vyplněný předem. → Online check-in a portál hosta: méně zpráv, spokojenější hosté
Papír, nebo elektronicky?
Obojí je legální. Elektronicky vyplníte údaje jednou a použijete třikrát — kniha, hlášení, poplatek; papír přepisujete. I tak ale zůstává podpis cizince (§ 103 písm. b)): v naší aplikaci ho host připojí elektronickým podpisem přímo v check-in formuláři, jinak podepíše tiskopis nebo listinu na místě, případně si listinu z check-inu vytisknete k podpisu. Formu podpisu zákon nepředepisuje a veřejné stanovisko cizinecké policie k podpisu pořízenému elektronicky k dispozici není — chcete-li mít jistotu ještě před kontrolou, zeptejte se svého odboru cizinecké policie. Podepsanou listinu si tak jako tak uschovejte 6 let od ukončení ubytování cizince (§ 101 odst. 4); podepsaný přihlašovací tiskopis se uchovává 6 let od ubytování (§ 102 odst. 4).
Stačí vést knihu, nebo se musím obci ohlásit?
Ohlásit se musíte. Jako plátce poplatku podáte obci ohlášení (§ 14a zákona č. 565/1990 Sb.) — v Praze do 30 dnů ode dne zahájení činnosti, a to úřadu své městské části; uvedete v něm mimo jiné adresy všech zařízení nebo míst a počet lůžek (§ 4 a § 7 vyhlášky č. 18/2019 Sb. hl. m. Prahy). Změny hlásíte do 15 dnů. → Poplatek z pobytu: každá obec ho má jinak — a vybíráte ho vy
Kdo mi knihu vlastně zkontroluje?
Evidenční knihu obecní úřad jako správce poplatku (v Praze úřad vaší městské části), domovní knihu cizinecká policie — té musíte na výzvu poskytnout součinnost k získání údajů (§ 101 odst. 2). Neoprávněnou kopii dokladu řeší obecní úřad obce s rozšířenou působností, nadbytečné údaje ÚOOÚ.
Jak s tím pomůže Ubyo
Host vyplní check-in z telefonu, záznam se propíše do evidenční i domovní knihy, poplatek se spočítá včetně osvobození, Ubyport odejde sám — a po šest let máte vše dohledatelné a exportovatelné na jedno kliknutí. Každý host má vlastní od–do, takže kniha sedí se skutečností i s odvodem.
Právní rámec a zdroje (7)
  • zákon č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích, § 3a–§ 3h, § 11, § 11c, § 14a — evidenční kniha, obsah zápisu, osvobození, doměření a zvýšení poplatku
  • zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců, § 1 odst. 2, § 97, § 99–§ 103, § 156, § 157 — domovní kniha, přihlašovací tiskopis, podpis cizince, pokuty
  • zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, § 247a — pokuta až 500 000 Kč za nesplnění povinnosti nepeněžité povahy
  • zákon č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech, § 39 a § 65, a zákon č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech, § 2 odst. 3 — zákaz kopírování dokladů
  • nařízení (EU) 2016/679 (GDPR), čl. 5, 6, 9, 13 a 33 — minimalizace, právní základ, informování hostů, incidenty
  • obecně závazná vyhláška č. 18/2019 Sb. hl. m. Prahy, o místním poplatku z pobytu, ve znění vyhlášky č. 19/2021 — sazba 50 Kč, další osvobození, odvod do 15. dne následujícího měsíce
  • policie.gov.cz/ubyport — přihlašovací tiskopis cizince a hlášení ubytování

Aktualizováno: 5. 9. 2026, fakticky ověřeno proti uvedeným zdrojům. Informační text, ne právní ani daňové poradenství — konkrétní situaci konzultujte s odborníkem.

ubyo
Blog
Odbavit hostyPřehled · 16 min čtení ·

Evidenční kniha hostů: co v ní nesmí chybět (a co tam naopak nepatří)

„Veďte evidenční knihu“ zní jako povinnost z první republiky — je to ale živý zákon a první věc, kterou po vás chce kontrola z obce i cizinecká policie. Dobrá zpráva: když víte, co evidovat, je to pár údajů na hosta.

Horší zpráva: polovina „vzorů“ z internetu chce po hostech víc, než je dovoleno, a druhá polovina zapomíná na kolonku, kvůli které obce doměřují poplatek zpětně.

V kostce
Kdoevidenční knihu vede každý poskytovatel úplatného pobytu (§ 3g zákona č. 565/1990 Sb.); domovní knihu každý, kdo ubytovává za úhradu nebo více než 5 cizinců (§ 99 odst. 1 zákona č. 326/1999 Sb.)
Kdeu vás — knihu nikam neposíláte, jen ji předložíte na výzvu obecního úřadu nebo cizinecké policie
Koliknic, jde o vaši vlastní evidenci
Jak dlouhopár minut na hosta, nejlépe rovnou při check-inu
Lhůtazapisovat průběžně, „v aktuálním čase“ (§ 101 odst. 3); uchovávat 6 let ode dne posledního zápisu
Co hrozíod obce až 500 000 Kč (§ 247a odst. 1 písm. b) daňového řádu) plus doměření poplatku a jeho zvýšení až o dvojnásobek rozdílu (§ 11c odst. 1); od cizinecké policie do 50 000 Kč, a to i nepodnikající fyzické osobě (§ 156 odst. 2 a odst. 5 písm. a) zákona č. 326/1999 Sb.)

Co udělat

Co udělat
  • Vést evidenční knihu za každé zařízení nebo místo, kde poskytujete úplatný pobyt — dva byty znamenají dvě oddělené evidence (nebo jednu členěnou po jednotkách)
  • Zapsat každou ubytovanou osobu zvlášť, včetně Čechů a osob od poplatku osvobozených
  • U cizinců (i Slováků a Němců) vést navíc domovní knihu a nechat je podepsat přihlašovací tiskopis nebo listinu s týmiž údaji
  • Do kolonky „poplatek“ vždy uvést částku, nebo důvod osvobození slovy zákona
  • Zapisovat průběžně v den ubytování, ne zpětně na konci sezony
  • Uchovávat 6 let ode dne posledního zápisu — a zálohovat
  • Nesbírat nic navíc: žádná rodná čísla, žádné kopie ani fotky dokladů
  • Informovat hosta, co s jeho údaji děláte a jak dlouho je držíte (čl. 13 GDPR)

Dvě knihy, jeden zápis

Jde o dvě samostatné evidence podle dvou zákonů. Splnění jedné vás nezbaví té druhé.

  1. 1EVIDENČNÍ KNIHA podle zákona o místních poplatcích — pro obec, kvůli poplatku z pobytu. Vede ji plátce poplatku, tedy poskytovatel úplatného pobytu, a to „v listinné nebo elektronické podobě … za každé zařízení nebo místo, kde poskytuje úplatný pobyt“ (§ 3g odst. 1 zákona č. 565/1990 Sb.). Zapisujete do ní všechny, komu jste pobyt poskytli za úplatu — Čechy i cizince, poplatníky i osoby osvobozené. Host ubytovaný zcela zdarma do ní nepatří, protože nejde o úplatný pobyt.
  1. 1DOMOVNÍ KNIHA podle zákona o pobytu cizinců — pro Policii ČR, odbor cizinecké policie. Vede ji „ubytovatel“, tedy každý, kdo poskytuje ubytování za úhradu nebo ubytovává více než 5 cizinců, s výjimkou osob blízkých (§ 99 odst. 1 zákona č. 326/1999 Sb.). Cizincem je přitom každý, kdo není státním občanem ČR, „včetně občana Evropské unie“ (§ 1 odst. 2) — Slovák i Němec tedy do domovní knihy patří. Pozor na obrácený případ než u evidenční knihy: jste-li ubytovatelem podle § 99 odst. 1, patří do domovní knihy i cizinec ubytovaný zdarma. Ubytovatelem jste totiž nejen tehdy, když ubytováváte za úhradu, ale i tehdy, když bez úhrady ubytujete více než 5 cizinců — vyjma osob blízkých.

Ze stejného zákona plynou i další povinnosti ubytovatele (§ 100 zákona č. 326/1999 Sb.): umožnit policii vstup do míst užívaných k podnikání, na požádání vydat cizinci potvrzení o ubytování, neprodleně oznámit úmrtí ubytovaného cizince a zajistit ubytování, které není zjevně nepřiměřené — nejméně 8 m² podlahové plochy pro jednu osobu, 12,6 m² pro dvě osoby a o 5 m² více na každou další. Kontroluje to tatáž policie při téže kontrole.

Ubyport domovní knihu nenahrazuje. Ubytování cizince hlásíte do 3 pracovních dnů po jeho ubytování (§ 102 odst. 1); kdo má ubytování jako předmět podnikání, hlásí povinně dálkovým přístupem, tedy Ubyportem, je-li tento přístup zřízen a funkční (§ 102 odst. 3) — knihu vedete vedle toho. → UbyPort bez stresu: jak správně hlásit zahraniční hosty cizinecké policii

Většina údajů se v obou knihách opakuje, a proto je nejrozumnější vést jednu dobře navrženou evidenci, která pokryje obě povinnosti najednou — musí jen obsahovat všechny údaje z obou zákonů. Přesně tak to dělá naše aplikace: jeden check-in hosta naplní údaje do obou knih i do hlášení. Pro domovní knihu k tomu potřebujete ještě podpis cizince podle § 103 písm. b) — podepsanou listinou nebo tiskopisem; v naší aplikaci ho cizinec připojí elektronickým podpisem přímo v check-in formuláři. Podrobnosti v odpovědi „Papír, nebo elektronicky?“ níže. Účel pobytu je od 6. 9. 2026 samostatné pole check-inu. Do evidenční knihy pro poplatek z pobytu patří vedle čísla dokladu i jeho druh — a zákon jich v § 3g odst. 2 písm. d) vyjmenovává devět: cestovní doklad, občanský průkaz, potvrzení o přechodném pobytu na území, pobytová karta rodinného příslušníka občana Evropské unie, průkaz o povolení k pobytu, průkaz o povolení k pobytu pro cizince, průkaz o povolení k trvalému pobytu, průkaz žadatele o udělení mezinárodní ochrany a průkaz žadatele o poskytnutí dočasné ochrany. Výčet je taxativní: „jiný doklad“ do knihy nepatří a řidičský průkaz, průkaz pojištěnce ani ISIC dokladem totožnosti pro tuto evidenci nejsou.

Co musí záznam obsahovat

Pro OBEC, u každého ubytovaného (§ 3g odst. 2 zákona č. 565/1990 Sb.):

  • den počátku a den konce pobytu,
  • jméno, popřípadě jména, příjmení a adresa místa přihlášení nebo obdobného místa v zahraničí — tedy trvalý či hlášený pobyt, ne faktické bydliště,
  • datum narození,
  • číslo a druh průkazu totožnosti,
  • výše vybraného poplatku, NEBO důvod osvobození od poplatku. Tohle je nejčastěji chybějící kolonka.

U druhu dokladu zákon vyjmenovává devět možností: občanský průkaz, cestovní doklad, potvrzení o přechodném pobytu na území, pobytová karta rodinného příslušníka občana EU, průkaz o povolení k pobytu, průkaz o povolení k pobytu pro cizince, průkaz o povolení k trvalému pobytu, průkaz žadatele o udělení mezinárodní ochrany a průkaz žadatele o poskytnutí dočasné ochrany. Řidičský průkaz ani kartička pojišťovny mezi ně nepatří.

Pro CIZINECKOU POLICII obsahuje domovní kniha údaje v rozsahu přihlašovacího tiskopisu plus počátek a konec ubytování (§ 101 odst. 1). Tiskopis je podle § 97 širší, než většina šablon počítá:

  • jméno, příjmení a datum narození,
  • státní občanství,
  • trvalé bydliště v zahraničí,
  • číslo cestovního dokladu a číslo víza, je-li v dokladu vyznačeno,
  • počátek a místo pobytu (adresa, kde hosta ubytováváte),
  • předpokládaná doba pobytu a jeho účel.
Cizinec musí přihlašovací tiskopis osobně vyplnit a podepsat, nebo podepsat listinu s údaji v rozsahu tiskopisu — tu za něj můžete předvyplnit (§ 103 písm. b)); neplatí to pro děti mladší 15 let. Soubor takto podepsaných listin může domovní knihu nahradit (§ 101 odst. 1 věta druhá), bez podpisu ale náhradou není.

Tiskopis se jmenuje přihlašovací tiskopis cizince a najdete ho na policie.gov.cz/ubyport; místo něj můžete použít vlastní listinu se stejnými údaji.

Zápisy vedete průběžně a v souvislé řadě. Do evidenční knihy „správně, úplně, průkazně, přehledně, srozumitelně, způsobem zaručujícím trvalost zápisů“ a „uspořádány postupně z časového hlediska“ (§ 3g odst. 3); do domovní knihy „v aktuálním čase, pravidelně, přehledně a srozumitelně“, opět chronologicky (§ 101 odst. 3).

Per-host pobyt: detail, který rozhoduje

Rezervace je na 10 nocí, ale manžel přijel o tři dny později? Kniha má odpovídat skutečnosti — zákon váže den počátku a den konce pobytu ke každé fyzické osobě, ne k rezervaci. Ministerstvo financí to potvrzuje i pro přerušený pobyt: když host odjede a za dny nepřítomnosti se neplatí, zapíšete mu den konce pobytu a po návratu začíná pobyt nový (MP/08/2020).

Na to většina šablon i konkurenčních aplikací zapomíná a eviduje všem termín rezervace. U nás lze každému hostovi nastavit vlastní od–do; správně se pak spočítá i poplatek, jehož základem je počet započatých dnů pobytu s výjimkou dne počátku (§ 3c).

Příklad · apartmán BYT1 na Vinohradech, Praha 2026 (sazba 50 Kč), rezervace 1. 6. – 11. 6. 2026
Host A, 1. 6. – 11. 6. 10 dnů × 50 Kč500 Kč
Host B, přijel 4. 6. 7 dnů × 50 Kč350 Kč
dítě 12 let, 1. 6. – 11. 6.0 Kč (osvobozeno, do knihy „osoba mladší 18 let“)
Celkem k odvodu obci850 Kč
Chybně, termín rezervace u všech tří1 000 Kč
V knize jsou tři řádky, každý s vlastním od–do. Odvod je v Praze splatný do 15. dne následujícího měsíce, tedy do 15. 7. 2026. → Poplatek z pobytu: každá obec ho má jinak — a vybíráte ho vy

Důvody osvobození nevymýšlejte: vyjmenovává je § 3b (mimo jiné osoba mladší 18 let, osoba nevidomá, držitel průkazu ZTP/P a její průvodce, hospitalizovaná osoba mimo lázeňskou péči, osoba na sezónní práci). Obec může vyhláškou přidat další — Praha osvobodila třeba přechodné ubytování studentů a žáků nebo doprovod hospitalizovaných (§ 6 vyhlášky č. 18/2019 Sb. hl. m. Prahy). Než kolonku vyplníte, otevřete si vyhlášku své obce; každý uplatněný nárok musíte umět prokázat.

Pobyt delší než 60 po sobě jdoucích kalendářních dnů u jednoho poskytovatele není předmětem poplatku vůbec — ani za prvních 60 dnů (§ 3a odst. 1); podle výkladu Ministerstva financí MP/08/2019 pak nevzniká ani poplatková, ani evidenční povinnost. Povinnosti vůči cizinecké policii (domovní kniha a hlášení) tím ale nezanikají.

Šest let archivace

Obě knihy uchováváte 6 let ode dne provedení posledního zápisu (§ 3g odst. 4 zákona č. 565/1990 Sb. a § 101 odst. 4 zákona č. 326/1999 Sb.). Nahrazujete-li domovní knihu podepsanými listinami nebo tiskopisy, běží těch 6 let u každého dokumentu zvlášť — od ukončení ubytování cizince (§ 101 odst. 4 věta druhá). A pokud host tiskopis podepsal, ale vy hlásíte elektronicky přes Ubyport, tiskopis stejně uschováte 6 let od ubytování (§ 102 odst. 4).

Je to déle, než vydrží leckterý sešit, telefon i cloudová služba — myslete na zálohy. Elektronická forma je u evidenční knihy výslovně přípustná („v listinné nebo elektronické podobě“), u domovní knihy zákon formu nepředepisuje; policie na svých stránkách listinnou podobu zmiňuje, mějte tedy knihu vždy připravenou k tisku a exportu.

Excel sám o sobě nestačí. Požadavek „průkazně a způsobem zaručujícím trvalost zápisů“ vykládají správci poplatku tak, že evidence musí umět zpětně dohledat změny a nesmí dovolit prosté smazání údaje. Tabulka bez auditní stopy a bez záloh je při kontrole slabé místo — ztráta dat je navíc bezpečnostním incidentem, který se při riziku pro hosty hlásí ÚOOÚ do 72 hodin (čl. 33 GDPR).

Co do knihy nepatří

Víc neznamená lépe — u osobních údajů platí opak. Zpracováváte je proto, že vám to ukládá zákon (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR), a jen v rozsahu, který zákon žádá (čl. 5 odst. 1 písm. c), minimalizace). Do evidence nepatří a nesbírejte:

  • rodná čísla — bez souhlasu nositele je smíte využívat jen v případech podle § 13c zákona č. 133/2000 Sb.; rodným číslem je i kombinace data narození a koncovky,
  • kopie a skeny dokladů „pro jistotu“ — kopii občanského průkazu bez souhlasu držitele zákon přímo zakazuje (§ 39 písm. c) zákona č. 269/2021 Sb.), jde o přestupek s pokutou do 10 000 Kč (§ 65); u českého cestovního pasu platí stejný zákaz (§ 2 odst. 3 zákona č. 329/1999 Sb.), u pasu cizince zákaz plyne z GDPR, protože pro kopii nemáte právní základ,
  • údaje o zdravotním stavu nad rámec zákona — jsou zvláštní kategorií podle čl. 9 GDPR; výjimkou je zákonný důvod osvobození, který se zapisuje slovy zákona („držitel průkazu ZTP/P“), nikdy ne diagnóza ani kopie průkazu,
  • platební údaje a čísla karet,
  • cokoli „navíc“, co neukládá zákon.

Nahlédnout do dokladu a opsat z něj číslo a druh smíte — přesně to vám zákon ukládá. Zakázané je udělat si z něj obrázek.

Druhá strana mince: hosta musíte informovat, co s jeho údaji děláte (čl. 13 GDPR) — proč je zpracováváte (plnění právní povinnosti podle § 3g zákona č. 565/1990 Sb. a § 101 zákona č. 326/1999 Sb.), komu se předávají (obec, Policie ČR), jak dlouho je držíte (6 let) a jaká má práva. Nejjednodušší je mít to v podmínkách check-inu. → GDPR a data hostů: co smíte, co musíte a co je zakázáno

Co se chystá: eturista

Slýchat můžete, že knihy brzy zruší centrální registr eTurista. K 5. 9. 2026 nic takového neplatí: zákon č. 159/1999 Sb. je stále ve znění z 1. 3. 2021, vládní návrh (sněmovní tisk 761) skončil s koncem volebního období bez třetího čtení a poslanecký návrh (tisk 106 z 10. 2. 2026) má nesouhlasné stanovisko vlády a čeká na první čtení na 30. schůzi Sněmovny od 8. 9. 2026. MMR mluví o spuštění „od roku 2027“.

Kdyby návrh prošel, knihy by nezmizely — zápis do registru by je jen mohl nahradit (navrhovaný § 3g odst. 5 zákona o místních poplatcích a § 102 odst. 5 zákona o pobytu cizinců) a hosta byste zapisovali do 24 hodin po ubytování. Týž tisk chce zvednout strop poplatku z 50 Kč na 100 Kč. Sledujte to, ale neřiďte se tím.

Nařízení (EU) 2024/1028 se sice používá od 20. 5. 2026, ale registrační postup si zavádí každý stát sám — povinně jen tehdy, uloží-li platformám předávat údaje (čl. 4). ČR ho nezavedla, takže české registrační číslo do inzerátu zatím neexistuje a platformy ho nemohou vyžadovat.

Nejčastější chyby a mýty

  • „Knihu si dopíšu jednou za měsíc.“ — Zákon žádá zápisy průběžné a v aktuálním čase. Při zahájení kontroly musíte předložit knihu s údaji k hostům, kteří u vás bydlí právě teď (§ 100 písm. f)).
  • „Osvobozené hosty psát nemusím.“ — Musíte, jen místo částky uvedete důvod osvobození. Bez něj se na osobu hledí jako na poplatníka: obec poplatek doměří (§ 11 odst. 3) a může jej zvýšit až o dvojnásobek rozdílu (§ 11c odst. 1), za vadnou evidenci hrozí navíc pokuta až 500 000 Kč (§ 247a odst. 1 písm. b) daňového řádu).
  • „Eviduji toho, na koho je objednávka.“ — Evidují se všichni ubytovaní, každý na vlastním řádku, včetně dětí.
  • „Slováci a Rakušané nejsou cizinci.“ — Pro zákon o pobytu cizinců je cizincem každý, kdo není občanem ČR, včetně občanů EU. Vada domovní knihy stojí až 50 000 Kč (§ 156 odst. 2, u podnikatelů § 157 odst. 4).
  • „Vyfotím si pas, ať mám jistotu.“ — Kopie dokladu bez souhlasu je zakázaná a souhlas ve stylu „jinak vás neubytuji“ svobodný není. Zákon chce údaje z dokladu, ne doklad sám.
  • „Po dvou letech to smažu.“ — Šest let od posledního zápisu, jinak jde o nesplněnou povinnost.

Časté otázky

Musím evidovat návštěvu, co nespala?
Ne. Evidují se ubytovaní: u obce úplatný pobyt, u policie vztah ze smlouvy o ubytování, nájmu nebo podnájmu (§ 99 odst. 2). Návštěva na kávu ubytováním není.
Host odmítá dát údaje. Co s tím?
Bez údajů nesplníte zákonnou povinnost a riskujete pokutu — odpovědnosti se nezbavíte odkazem na to, že host odmítl. Proto hosta bez údajů neubytovávejte; je to vaše obchodní rozhodnutí, ne zákonný zákaz ubytovat. U cizince máte oporu v zákoně: je povinen předložit doklad a tiskopis podepsat (§ 103 písm. b)), jinak mu hrozí pokuta do 3 000 Kč. Nejlépe to řeší online check-in vyplněný předem. → Online check-in a portál hosta: méně zpráv, spokojenější hosté
Papír, nebo elektronicky?
Obojí je legální. Elektronicky vyplníte údaje jednou a použijete třikrát — kniha, hlášení, poplatek; papír přepisujete. I tak ale zůstává podpis cizince (§ 103 písm. b)): v naší aplikaci ho host připojí elektronickým podpisem přímo v check-in formuláři, jinak podepíše tiskopis nebo listinu na místě, případně si listinu z check-inu vytisknete k podpisu. Formu podpisu zákon nepředepisuje a veřejné stanovisko cizinecké policie k podpisu pořízenému elektronicky k dispozici není — chcete-li mít jistotu ještě před kontrolou, zeptejte se svého odboru cizinecké policie. Podepsanou listinu si tak jako tak uschovejte 6 let od ukončení ubytování cizince (§ 101 odst. 4); podepsaný přihlašovací tiskopis se uchovává 6 let od ubytování (§ 102 odst. 4).
Stačí vést knihu, nebo se musím obci ohlásit?
Ohlásit se musíte. Jako plátce poplatku podáte obci ohlášení (§ 14a zákona č. 565/1990 Sb.) — v Praze do 30 dnů ode dne zahájení činnosti, a to úřadu své městské části; uvedete v něm mimo jiné adresy všech zařízení nebo míst a počet lůžek (§ 4 a § 7 vyhlášky č. 18/2019 Sb. hl. m. Prahy). Změny hlásíte do 15 dnů. → Poplatek z pobytu: každá obec ho má jinak — a vybíráte ho vy
Kdo mi knihu vlastně zkontroluje?
Evidenční knihu obecní úřad jako správce poplatku (v Praze úřad vaší městské části), domovní knihu cizinecká policie — té musíte na výzvu poskytnout součinnost k získání údajů (§ 101 odst. 2). Neoprávněnou kopii dokladu řeší obecní úřad obce s rozšířenou působností, nadbytečné údaje ÚOOÚ.
Jak s tím pomůže Ubyo
Host vyplní check-in z telefonu, záznam se propíše do evidenční i domovní knihy, poplatek se spočítá včetně osvobození, Ubyport odejde sám — a po šest let máte vše dohledatelné a exportovatelné na jedno kliknutí. Každý host má vlastní od–do, takže kniha sedí se skutečností i s odvodem.
Právní rámec a zdroje (7)
  • zákon č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích, § 3a–§ 3h, § 11, § 11c, § 14a — evidenční kniha, obsah zápisu, osvobození, doměření a zvýšení poplatku
  • zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců, § 1 odst. 2, § 97, § 99–§ 103, § 156, § 157 — domovní kniha, přihlašovací tiskopis, podpis cizince, pokuty
  • zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, § 247a — pokuta až 500 000 Kč za nesplnění povinnosti nepeněžité povahy
  • zákon č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech, § 39 a § 65, a zákon č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech, § 2 odst. 3 — zákaz kopírování dokladů
  • nařízení (EU) 2016/679 (GDPR), čl. 5, 6, 9, 13 a 33 — minimalizace, právní základ, informování hostů, incidenty
  • obecně závazná vyhláška č. 18/2019 Sb. hl. m. Prahy, o místním poplatku z pobytu, ve znění vyhlášky č. 19/2021 — sazba 50 Kč, další osvobození, odvod do 15. dne následujícího měsíce
  • policie.gov.cz/ubyport — přihlašovací tiskopis cizince a hlášení ubytování

Aktualizováno: 5. 9. 2026, fakticky ověřeno proti uvedeným zdrojům. Informační text, ne právní ani daňové poradenství — konkrétní situaci konzultujte s odborníkem.