1. 01

   Předmět, účel a pokyny

   1.1Zpracovatel zpracovává pro Správce osobní údaje v rozsahu nutném k poskytování Aplikace: vedení evidenční a domovní knihy, příprava a odeslání hlášení ubytovaných cizinců Policii ČR (UbyPort) pod přístupovými údaji Správce, podklady a hlášení k místnímu poplatku, online check-in Hostů včetně elektronického podpisu, porovnání jmen Hostů se sankčními seznamy EU a ČR, evidence rezervací, odesílání zpráv Hostům na pokyn Správce, plánování úklidů a evidence provozu.

   1.2Zpracovatel zpracovává údaje výhradně na základě doložených pokynů Správce. Pokynem je Hlavní smlouva, tato smlouva a nastavení a úkony Správce v Aplikaci (vložení údajů, zapnutí automatického odeslání, spuštění odeslání, zřízení napojení, nastavení doby uchování, přizvání osob). Jiné pokyny Správce zasílá písemně na info@ubyo.cz; Zpracovatel není povinen plnit pokyn, který jde nad rámec funkcí Aplikace, a může za něj účtovat odměnu podle čl. 8.

   1.3Zpracovatel Správce upozorní, má-li za to, že pokyn porušuje GDPR nebo jiný právní předpis; do vyjasnění může provedení pokynu pozastavit.

   1.4Po dobu uzamčení Účtu po zkušebním období nebo Blokace pro prodlení s platbou (čl. 4.3 a 5.5 Obchodních podmínek) Zpracovatel zpracování pozastaví: údaje pouze uchovává a umožní Správci jejich export; formuláře pro Hosty, portály a automatické odesílání hlášení neběží. Zákonné povinnosti vůči Hostům a úřadům plní Správce po tuto dobu jiným způsobem. Týká-li se Blokace jen Apartmánů jednoho Právního subjektu (čl. 5.5 Obchodních podmínek), platí věta první jen pro zpracování týkající se těchto Apartmánů.

2. 02

   Povaha a rozsah zpracování

   Subjekty údajů: Hosté Správce a osoby ubytované s nimi (včetně dětí); osoby přizvané Správcem do Aplikace (Manažeři, členové úklidového týmu); kontaktní osoby Správce.

   Kategorie údajů: identifikační (jméno, příjmení, datum narození, státní občanství, adresa bydliště); z cestovního dokladu (druh a číslo dokladu, stát vydání, číslo a druh víza, účel pobytu); o pobytu (Apartmán, termín, počet osob, platforma a číslo rezervace, cena rezervace, výše poplatku, důvod osvobození); kontaktní (e-mail, telefon, jazyk, obsah zpráv); vlastnoruční podpis Hosta (obraz) a čas vyplnění check-inu; výsledek porovnání se sankčními seznamy; u přizvaných osob jméno, e-mail, telefon a záznamy o přihlášení.

   Zvláštní kategorie údajů (čl. 9 GDPR) se nezpracovávají; Správce se zavazuje je do Aplikace nevkládat, stejně jako rodná čísla a kopie dokladů. Vloží-li je přesto, odpovídá za to sám.

   Operace: ukládání, uspořádání, zobrazení Správci a jeho přizvaným osobám, automatické porovnání se sankčními seznamy, přenos Policii ČR a obci na pokyn Správce, odeslání zpráv Hostům na pokyn Správce, zálohování, anonymizace, výmaz.

   Doba: po dobu Hlavní smlouvy a dále podle čl. 6.

3. 03

   Povinnosti Zpracovatele

   a) zpracovává údaje jen pro účely podle čl. 1 a na základě pokynů Správce, ne pro vlastní účely; výjimkou jsou anonymní souhrnné statistiky bez možnosti určení Hosta či Správce a uchování údajů, které Zpracovateli ukládá zákon nebo které potřebuje k určení či obhajobě právních nároků; b) zajistí, že k údajům mají přístup jen osoby zavázané mlčenlivostí a jen v rozsahu nutném k provozu a podpoře Aplikace; přístup správce Aplikace k datům Správce (režim podpory) se provádí jen na podnět Správce nebo k řešení provozního problému a zaznamenává se v bezpečnostním auditu Zpracovatele (kdo, kdy, do kterého Účtu a na jak dlouho); c) přijme technická a organizační opatření podle čl. 7; d) zapojí dalšího zpracovatele jen za podmínek čl. 4; e) pomůže Správci vyřizovat žádosti subjektů údajů (přístup, oprava, výmaz, přenositelnost, omezení, námitka) především funkcemi Aplikace (vyhledání, oprava, export údajů Hosta, výmaz po uplynutí lhůty). Žádost, kterou Host omylem zašle Zpracovateli, Zpracovatel do 5 pracovních dnů předá Správci; sám na ni věcně neodpovídá; f) ohlásí Správci porušení zabezpečení osobních údajů, které se týká jeho údajů, bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od jeho zjištění, s informacemi, které má v tu chvíli k dispozici (povaha porušení, dotčené údaje, pravděpodobné důsledky, přijatá opatření), a další doplní průběžně. Ohlášení dozorovému úřadu a Hostům provádí Správce; g) poskytne Správci přiměřenou součinnost při posouzení vlivu na ochranu údajů a předchozí konzultaci s dozorovým úřadem, bude-li jí podle GDPR třeba; h) po skončení zpracování postupuje podle čl. 6; i) poskytne Správci informace nutné k doložení plnění této smlouvy a umožní audit podle čl. 9; j) vede záznamy o činnostech zpracování podle čl. 30 odst. 2 GDPR.

4. 04

   Další zpracovatelé

   4.1Správce uděluje obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů. Aktuální seznam je na ubyo.cz/zpracovatele; ke dni účinnosti:

   Další zpracovatel	Sídlo	Činnost	Umístění dat
   WEDOS Internet, a.s., IČO 28115708, Masarykova 1230, 373 41 Hluboká nad Vltavou	ČR	webhosting, databáze, zálohy, odesílání e-mailů	ČR
   WEDOS, a.s., IČO 28115694, Masarykova 1230, 373 41 Hluboká nad Vltavou (WEDOS Global Protection)	ČR	ochranná síť před Aplikací (filtrování útoků, kontrola provozu při průchodu, mezipaměť statických souborů); údaje neukládá	EU; u přístupů mimo EU průchod uzlem sítě mimo EU
   Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA	USA	trezor šifrovaných záloh (R2, Cloudflare je nedokáže přečíst); ověření „nejsi robot“ při registraci (Turnstile)	zálohy EU; u Turnstile technické údaje o návštěvníkovi v USA (EU-U.S. Data Privacy Framework)

   4.2Zamýšlené zapojení nebo změnu dalšího zpracovatele oznámí Zpracovatel e-mailem nejméně 14 dní předem. Správce může do účinnosti změny vznést odůvodněnou písemnou námitku; nedohodnou-li se strany, může Správce Hlavní smlouvu vypovědět s účinností ke dni změny a Zpracovatel mu vrátí poměrnou část nevyužitého předplatného. Nevznese-li Správce námitku, platí, že se změnou souhlasí.

   4.3Zpracovatel uloží dalšímu zpracovateli smluvně povinnosti odpovídající této smlouvě a odpovídá Správci za jeho plnění.

   4.4Nejsou dalšími zpracovateli: Policie ČR, obecní úřady a ISDS (samostatní správci, kterým Správce plní zákonnou povinnost); ubytovací platformy a PMS, které si Správce sám napojil vlastními přístupovými údaji (jsou zpracovateli Správce, nikoli Zpracovatele, a Správce za jejich podmínky a chování odpovídá); veřejné registry (ARES, ADIS) a služba počasí, kterým se údaje Hostů nepředávají; sankční seznamy, které Aplikace pouze stahuje a porovnává lokálně.

   4.5Údaje se zpracovávají a ukládají výhradně v Evropské unii. Předání do třetí země je možné jen s odpovídajícími zárukami podle kapitoly V GDPR a po oznámení podle čl. 4.2.

5. 05

   Povinnosti Správce

   5.1Správce odpovídá za zákonnost zpracování: za existenci právního základu, za splnění informační povinnosti vůči Hostům (čl. 13 a 14 GDPR) a přizvaným osobám, za správnost, minimalizaci a aktuálnost údajů a za zákonnost svých pokynů. Zpracovatel neodpovídá za následky pokynu Správce.

   5.2Správce vyřizuje žádosti subjektů údajů a komunikuje s dozorovým úřadem sám; Zpracovatel poskytuje součinnost podle čl. 3 písm. e) až g).

   5.3Správce zajistí, že přizvané osoby (Manažeři, členové úklidového týmu) pracují s údaji jen v rozsahu svých oprávnění a jsou vázány mlčenlivostí; za jejich jednání odpovídá jako za své.

   5.4Správce odpovídá za to, že si před skončením Hlavní smlouvy stáhne export podle čl. 6.3. Potřebuje-li údaje některého pobytu uchovat déle než po dobu podle čl. 6.1 (zejména kvůli probíhající kontrole nebo řízení), stáhne si je před jejím uplynutím exportem, nebo písemně požádá o uchování bez časového omezení podle čl. 6.1.

   5.5Správce bez zbytečného odkladu oznámí Zpracovateli skutečnosti, které mohou ohrozit plnění této smlouvy (zejména podezření na zneužití přístupů), a poskytne mu nezbytnou součinnost.

6. 06

   Doba uchování, vrácení a výmaz

   6.1Údaje Hostů, záznamy o hlášeních a doručenky Aplikace uchovává 6 let od konce pobytu, což odpovídá lhůtě pro evidenční knihu (§ 3g odst. 4 zákona č. 565/1990 Sb.) a domovní knihu (§ 101 odst. 4 zákona č. 326/1999 Sb.). Po uplynutí lhůty Aplikace údaje automaticky anonymizuje: odstraní jméno, datum narození, adresu, čísla dokladů a víz, podpis, kontakt a obsah zpráv; ponechá jen údaje bez vazby na osobu (termín, státní občanství, počet osob, výše poplatku, výsledek odeslání). Nejméně 30 dnů před anonymizací Aplikace Správce upozorní e-mailem a nabídne mu export. Lhůtu nelze v Aplikaci prodloužit ani zkrátit; na písemnou žádost Správce může Zpracovatel u jeho Účtu automatickou anonymizaci vypnout (uchování bez časového omezení po dobu trvání Hlavní smlouvy). Právní důvod delšího uchování a odpovědnost za něj nese Správce.

   6.2Záznamy o přihlášení přizvaných osob se mažou 12 měsíců po přihlášení; zprávy Hostům spolu s údaji Hosta.

   6.3Po skončení Hlavní smlouvy má Správce 30 dnů na stažení všech údajů ve strojově čitelném formátu (JSON/CSV) a v tiskové podobě (evidenční kniha, přehled hlášení s doručenkami). Poté Zpracovatel osobní údaje Správce nevratně smaže z provozní databáze; ze záloh mizí rotací — denní zálohy do 14 dnů, měsíční archivní záloha do 3 měsíců. Zálohy slouží jen k obnově provozu po havárii nebo k obnově dat jednotlivého Správce na jeho písemnou žádost (obnovují se výhradně data tohoto Správce, mimo provozní databázi, a úkon se zaznamená); při obnově provozu ze zálohy Zpracovatel smazané účty znovu smaže. Výmaz Správci potvrdí e-mailem na adresu vlastníka Účtu.

   6.4Zákonná povinnost uchovávat evidenční a domovní knihu trvá i po skončení Hlavní smlouvy a plní ji Správce. Nestáhne-li si export ve lhůtě podle čl. 6.3, nese následky sám.

7. 07

   Technická a organizační opatření

   • Šifrovaný přenos (TLS) mezi prohlížečem, Aplikací a systémy třetích stran.
   • Hesla uložena jen jako otisk (bcrypt); přístupové údaje Správce k UbyPortu, ISDS a platformám šifrovány AES-256-GCM klíčem uloženým mimo webový kořen serveru; správce Aplikace je nevidí.
   • Logické oddělení dat jednotlivých Správců vynucené v každém dotazu; portál úklidového týmu bez přístupu k údajům Hostů; role Manažer s omezenými oprávněními.
   • Volitelné dvoufázové ověření, omezení pokusů o přihlášení, relace s časovým limitem, ochrana proti CSRF, bezpečnostní hlavičky, ověřování nahrávaných souborů.
   • Šifrované denní zálohy (14 dní) a měsíční archiv (3 měsíce) uložené odděleně od provozní databáze.
   • Účty správců Aplikace: každý správce má vlastní účet s povinným dvoufázovým ověřením, jeho činnost je auditována a k údajům Hostů přistupuje jen v režimu podpory podle čl. 3 písm. b); záznamy o odeslání s doručenkami.
   • Pravidelné aktualizace software a bezpečnostní přezkum (poslední září 2026); přístup ke správě serveru a k roli správce Aplikace má omezený okruh osob Zpracovatele.

   Zpracovatel může opatření měnit, pokud tím nesníží celkovou úroveň zabezpečení.

8. 08

   Náklady součinnosti

   Součinnost podle čl. 3 v rozsahu funkcí Aplikace je zahrnuta v ceně. Součinnost nad tento rámec (individuální výpisy, ruční zpracování žádostí, konzultace, součinnost při auditu nebo řízení vyvolaném jednáním Správce) poskytne Zpracovatel za hodinovou sazbu uvedenou v Ceníku, za každou započatou hodinu; rozsah předem odhadne a Správce jej potvrdí.

9. 09

   Audit

   Správce může nejvýše jednou za 12 měsíců, nebo po ohlášeném porušení zabezpečení týkajícím se jeho údajů, požádat o doložení plnění této smlouvy. Zpracovatel do 30 dnů odpoví písemným popisem opatření a výpisem záznamů týkajících se Správce. Audit na místě je možný jen po písemné dohodě termínu nejméně 30 dní předem, v pracovní době, na náklady Správce, auditorem vázaným mlčenlivostí a tak, aby neohrozil provoz Aplikace ani data jiných správců.

10. 10

    Odpovědnost

    10.1Každá strana odpovídá za újmu způsobenou porušením svých povinností podle GDPR (čl. 82). Ve vztahu mezi stranami je odpovědnost Zpracovatele vůči Správci omezena stejně jako v Hlavní smlouvě (čl. 11 Obchodních podmínek).

    10.2Správce odškodní Zpracovatele za nároky subjektů údajů, pokuty a náklady, které Zpracovateli vzniknou v důsledku porušení GDPR nebo této smlouvy Správcem, jeho přizvanými osobami nebo v důsledku nezákonného pokynu Správce.

11. 11

    Závěrečná ustanovení

    Změny této smlouvy se řídí čl. 14.2 Obchodních podmínek. Skončí-li Hlavní smlouva, trvá tato smlouva do výmazu údajů podle čl. 6. Rozhodné právo: české. Účinnost od 20. 10. 2026. Verze 4.

Provozovatel: Sierra Apartments s.r.o., Františka Diviše 1603/20A, 104 00 Praha, IČO 21803285 · datová schránka gw6xygi, info@ubyo.cz.