1. 01

   Oggetto, finalità e istruzioni

   1.1Il Responsabile tratta per conto del Titolare dati personali nella misura necessaria a fornire l'Applicazione: tenuta del registro degli ospiti e del registro della struttura, predisposizione e invio delle comunicazioni sugli stranieri alloggiati alla Polizia della Repubblica Ceca (UbyPort) con le credenziali del Titolare, documentazione e dichiarazioni per l'imposta di soggiorno, check-in online degli Ospiti compresa la firma elettronica, confronto dei nomi degli Ospiti con gli elenchi sanzionatori dell'UE e della Repubblica Ceca, gestione delle prenotazioni, invio di messaggi agli Ospiti su istruzione del Titolare, pianificazione delle pulizie e documentazione della gestione.

   1.2Il Responsabile tratta i dati esclusivamente sulla base di istruzioni documentate del Titolare. Costituiscono istruzione il Contratto principale, il presente contratto e le impostazioni e le azioni del Titolare nell'Applicazione (inserimento di dati, attivazione dell'invio automatico, avvio di un invio, attivazione di un collegamento, impostazione del periodo di conservazione, invito di altre persone). Le altre istruzioni sono inviate dal Titolare per iscritto a info@ubyo.cz; il Responsabile non è tenuto a eseguire un'istruzione che esula dalle funzioni dell'Applicazione e può addebitarne il compenso ai sensi dell'art. 8.

   1.3Il Responsabile informa il Titolare qualora ritenga che un'istruzione violi il GDPR o altra disposizione di legge; fino al chiarimento può sospenderne l'esecuzione.

   1.4Durante il blocco dell'Account successivo al periodo di prova o il Blocco per ritardo nel pagamento (artt. 4.3 e 5.5 delle Condizioni generali) il Responsabile sospende il trattamento: si limita a conservare i dati e consente al Titolare di esportarli; i moduli per gli Ospiti, i portali e l'invio automatico delle comunicazioni non sono operativi. In tale periodo il Titolare adempie agli obblighi di legge verso gli Ospiti e le autorità con altri mezzi. Se il Blocco riguarda solo gli Appartamenti di un Soggetto giuridico (art. 5.5 delle Condizioni generali), la prima frase si applica solo al trattamento relativo a tali Appartamenti.

2. 02

   Natura e portata del trattamento

   Interessati: gli Ospiti del Titolare e le persone alloggiate con loro (compresi i minori); le persone invitate dal Titolare nell'Applicazione (Gestori, membri del team delle pulizie); le persone di contatto del Titolare.

   Categorie di dati: dati identificativi (nome, cognome, data di nascita, cittadinanza, indirizzo di residenza); dati del documento di viaggio (tipo e numero del documento, Stato di rilascio, numero e tipo di visto, scopo del soggiorno); dati sul soggiorno (Appartamento, date, numero di persone, piattaforma e numero della prenotazione, prezzo della prenotazione, importo dell'imposta, motivo dell'esenzione); dati di contatto (e-mail, telefono, lingua, contenuto dei messaggi); firma autografa dell'Ospite (immagine) e ora di compilazione del check-in; esito del confronto con gli elenchi sanzionatori; per le persone invitate, nome, e-mail, telefono e registrazioni degli accessi.

   Categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) non sono trattate; il Titolare si impegna a non inserirle nell'Applicazione, così come a non inserire codici identificativi personali e copie di documenti. Qualora lo faccia ugualmente, ne risponde in proprio.

   Operazioni: conservazione, organizzazione, visualizzazione al Titolare e alle persone da lui invitate, confronto automatico con gli elenchi sanzionatori, trasmissione alla Polizia della Repubblica Ceca e al comune su istruzione del Titolare, invio di messaggi agli Ospiti su istruzione del Titolare, backup, anonimizzazione, cancellazione.

   Durata: per la durata del Contratto principale e successivamente ai sensi dell'art. 6.

3. 03

   Obblighi del Responsabile

   a) tratta i dati solo per le finalità di cui all'art. 1 e su istruzione del Titolare, non per finalità proprie; fanno eccezione le statistiche aggregate anonime che non consentono di identificare un Ospite o il Titolare e la conservazione dei dati imposta al Responsabile dalla legge o necessaria all'accertamento o alla difesa di diritti in sede giudiziaria; b) garantisce che ai dati accedano soltanto persone vincolate alla riservatezza e solo nella misura necessaria al funzionamento e all'assistenza dell'Applicazione; l'accesso di un amministratore dell'Applicazione ai dati del Titolare (modalità assistenza) avviene solo su iniziativa del Titolare o per risolvere un problema operativo ed è registrato nell'audit di sicurezza del Responsabile (chi, quando, a quale Account e per quanto tempo); c) adotta le misure tecniche e organizzative di cui all'art. 7; d) ricorre a un altro responsabile solo alle condizioni di cui all'art. 4; e) assiste il Titolare nell'evasione delle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, limitazione, opposizione) principalmente tramite le funzioni dell'Applicazione (ricerca, rettifica, esportazione dei dati di un Ospite, cancellazione allo scadere del termine). La richiesta che un Ospite invii per errore al Responsabile è trasmessa da quest'ultimo al Titolare entro 5 giorni lavorativi; il Responsabile non vi risponde nel merito; f) notifica al Titolare una violazione dei dati personali che riguardi i suoi dati senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore dalla scoperta, con le informazioni disponibili in quel momento (natura della violazione, dati interessati, probabili conseguenze, misure adottate), integrandole successivamente. La notifica all'autorità di controllo e agli Ospiti è effettuata dal Titolare; g) presta al Titolare ragionevole assistenza nella valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e nella consultazione preventiva dell'autorità di controllo, ove richiesta dal GDPR; h) al termine del trattamento procede ai sensi dell'art. 6; i) mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto del presente contratto e consente le verifiche di cui all'art. 9; j) tiene un registro delle attività di trattamento ai sensi dell'art. 30, par. 2, del GDPR.

4. 04

   Sub-responsabili

   4.1Il Titolare rilascia un'autorizzazione generale al ricorso a sub-responsabili. L'elenco aggiornato è disponibile su ubyo.cz/zpracovatele; alla data di entrata in vigore:

   Sub-responsabile	Sede	Attività	Ubicazione dei dati
   WEDOS Internet, a.s., codice fiscale 28115708, Masarykova 1230, 373 41 Hluboká nad Vltavou	Repubblica Ceca	web hosting, banca dati, backup, invio di e-mail	Repubblica Ceca
   WEDOS, a.s., codice fiscale 28115694, Masarykova 1230, 373 41 Hluboká nad Vltavou (WEDOS Global Protection)	Repubblica Ceca	rete di protezione davanti all'Applicazione (filtraggio di attacchi, ispezione del traffico in transito, cache dei file statici); non memorizza dati	UE; per accessi da fuori dell'UE transito attraverso un nodo della rete fuori dell'UE
   Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA	USA	cassaforte dei backup cifrati (R2, illeggibili per Cloudflare); verifica «non sono un robot» alla registrazione (Turnstile)	backup UE; per Turnstile dati tecnici del visitatore negli USA (EU-U.S. Data Privacy Framework)

   4.2Il Responsabile comunica per e-mail, con almeno 14 giorni di anticipo, l'intenzione di ricorrere a un nuovo sub-responsabile o di sostituirlo. Fino all'efficacia della modifica il Titolare può sollevare un'obiezione scritta e motivata; in mancanza di accordo tra le parti, il Titolare può recedere dal Contratto principale con effetto dalla data della modifica e il Responsabile gli rimborsa la quota proporzionale dell'abbonamento non utilizzato. Se il Titolare non solleva obiezioni, si intende che acconsenta alla modifica.

   4.3Il Responsabile impone contrattualmente al sub-responsabile obblighi corrispondenti a quelli del presente contratto e risponde verso il Titolare del loro adempimento.

   4.4Non sono sub-responsabili: la Polizia della Repubblica Ceca, i comuni e il sistema delle caselle di posta certificata (titolari autonomi nei cui confronti il Titolare adempie a un obbligo di legge); le piattaforme di prenotazione e i PMS che il Titolare ha collegato autonomamente con le proprie credenziali (sono responsabili del trattamento del Titolare, non del Responsabile, e il Titolare risponde delle loro condizioni e della loro condotta); i registri pubblici (ARES, ADIS) e il servizio meteo, ai quali non vengono trasmessi dati degli Ospiti; gli elenchi sanzionatori, che l'Applicazione si limita a scaricare e a confrontare localmente.

   4.5I dati sono trattati e conservati esclusivamente nell'Unione europea. Il trasferimento verso un paese terzo è possibile solo in presenza di garanzie adeguate ai sensi del capo V del GDPR e previa comunicazione ai sensi dell'art. 4.2.

5. 05

   Obblighi del Titolare

   5.1Il Titolare risponde della liceità del trattamento: dell'esistenza di una base giuridica, dell'adempimento dell'obbligo di informazione verso gli Ospiti (artt. 13 e 14 GDPR) e le persone invitate, dell'esattezza, della minimizzazione e dell'aggiornamento dei dati e della liceità delle proprie istruzioni. Il Responsabile non risponde delle conseguenze di un'istruzione del Titolare.

   5.2Il Titolare evade le richieste degli interessati e comunica con l'autorità di controllo in proprio; il Responsabile presta assistenza ai sensi dell'art. 3, lett. da e) a g).

   5.3Il Titolare garantisce che le persone invitate (Gestori, membri del team delle pulizie) trattino i dati solo nei limiti delle rispettive autorizzazioni e siano vincolate alla riservatezza; della loro condotta risponde come della propria.

   5.4Il Titolare è tenuto a scaricare l'esportazione di cui all'art. 6.3 prima della cessazione del Contratto principale. Se deve conservare i dati di un soggiorno più a lungo del termine di cui all'art. 6.1 (in particolare per una verifica o un procedimento in corso), li scarica tramite esportazione prima della sua scadenza oppure chiede per iscritto la conservazione senza limiti di tempo ai sensi dell'art. 6.1.

   5.5Il Titolare comunica senza ingiustificato ritardo al Responsabile le circostanze che possono pregiudicare l'esecuzione del presente contratto (in particolare il sospetto di un uso indebito delle credenziali) e gli presta la necessaria collaborazione.

6. 06

   Conservazione, restituzione e cancellazione

   6.1L'Applicazione conserva i dati degli Ospiti, le registrazioni delle comunicazioni e le ricevute di consegna per 6 anni dalla fine del soggiorno, termine corrispondente a quello previsto per il registro degli ospiti (§ 3g, comma 4, della legge ceca n. 565/1990 Racc.) e per il registro della struttura (§ 101, comma 4, della legge ceca n. 326/1999 Racc.). Decorso il termine, l'Applicazione anonimizza automaticamente i dati: elimina nome, data di nascita, indirizzo, numeri dei documenti e dei visti, firma, contatti e contenuto dei messaggi; conserva solo i dati non riconducibili a una persona (date, cittadinanza, numero di persone, importo dell'imposta, esito dell'invio). Il termine non può essere prolungato né ridotto nell'Applicazione. Almeno 30 giorni prima dell'anonimizzazione l'Applicazione avvisa il Titolare via e-mail e gli offre l'esportazione. Su richiesta scritta del Titolare, il Responsabile può disattivare l'anonimizzazione automatica per il suo Account (conservazione senza limiti di tempo per la durata del Contratto principale); il fondamento giuridico della conservazione più lunga e la relativa responsabilità restano in capo al Titolare.

   6.2Le registrazioni degli accessi delle persone invitate sono cancellate 12 mesi dopo l'accesso; i messaggi agli Ospiti insieme ai dati dell'Ospite.

   6.3Dopo la cessazione del Contratto principale il Titolare dispone di 30 giorni per scaricare tutti i dati in formato leggibile da dispositivo automatico (JSON/CSV) e in forma stampabile (registro degli ospiti, prospetto delle comunicazioni con le ricevute di consegna). Successivamente il Responsabile cancella in modo irreversibile i dati personali del Titolare dalla banca dati operativa; dai backup essi scompaiono per rotazione — i backup giornalieri entro 14 giorni, il backup mensile di archivio entro 3 mesi. I backup servono solo a ripristinare il servizio dopo un guasto o a ripristinare i dati di un singolo Titolare su sua richiesta scritta (si ripristinano esclusivamente i dati di tale Titolare, al di fuori della banca dati operativa, e l'operazione viene registrata); in caso di ripristino del servizio da un backup il Responsabile cancella nuovamente gli account eliminati. Conferma l'avvenuta cancellazione al Titolare via e-mail all'indirizzo del titolare dell'Account.

   6.4L'obbligo di legge di tenere il registro degli ospiti e il registro della struttura permane anche dopo la cessazione del Contratto principale ed è adempiuto dal Titolare. Se questi non scarica l'esportazione entro il termine di cui all'art. 6.3, ne sopporta le conseguenze.

7. 07

   Misure tecniche e organizzative

   • Trasmissione cifrata (TLS) tra browser, Applicazione e sistemi di terzi.
   • Password conservate solo come hash (bcrypt); credenziali del Titolare per UbyPort, il sistema delle caselle di posta certificata e le piattaforme cifrate con AES-256-GCM mediante una chiave collocata fuori dalla radice web del server; gli amministratori dell'Applicazione non le vedono.
   • Separazione logica dei dati dei singoli Titolari, imposta in ogni interrogazione; il portale del team delle pulizie non accede ai dati degli Ospiti; il ruolo Gestore ha autorizzazioni limitate.
   • Autenticazione a due fattori facoltativa, limitazione dei tentativi di accesso, sessioni a tempo, protezione CSRF, intestazioni di sicurezza, verifica dei file caricati.
   • Backup giornalieri cifrati (14 giorni) e archivio mensile (3 mesi) conservati separatamente dalla banca dati operativa.
   • Account degli amministratori dell'Applicazione: ciascun amministratore dispone di un proprio account con autenticazione a due fattori obbligatoria, la sua attività è sottoposta ad audit e accede ai dati degli Ospiti solo in modalità assistenza ai sensi dell'art. 3, lett. b); registrazioni degli invii con le ricevute di consegna.
   • Aggiornamenti periodici del software e riesame della sicurezza (da ultimo settembre 2026); l'accesso all'amministrazione del server e al ruolo di amministratore dell'Applicazione è riservato a un numero limitato di persone del Responsabile.

   Il Responsabile può modificare le misure purché ciò non riduca il livello complessivo di sicurezza.

8. 08

   Costi dell'assistenza

   L'assistenza di cui all'art. 3 nell'ambito delle funzioni dell'Applicazione è compresa nel prezzo. L'assistenza che esuli da tale ambito (estrazioni individuali, evasione manuale delle richieste, consulenze, assistenza in un audit o in un procedimento originato dalla condotta del Titolare) è prestata dal Responsabile alla tariffa oraria indicata nel Listino, per ogni ora iniziata; il Responsabile ne stima preventivamente la portata e il Titolare la conferma.

9. 09

   Verifiche

   Non più di una volta ogni 12 mesi, oppure a seguito di una violazione di sicurezza notificata e riguardante i suoi dati, il Titolare può chiedere la dimostrazione del rispetto del presente contratto. Il Responsabile risponde entro 30 giorni con una descrizione scritta delle misure adottate e con un estratto delle registrazioni riguardanti il Titolare. La verifica in loco è possibile solo previo accordo scritto sulla data con almeno 30 giorni di anticipo, durante l'orario di lavoro, a spese del Titolare, ad opera di un auditor vincolato alla riservatezza e in modo da non pregiudicare il funzionamento dell'Applicazione né i dati di altri titolari.

10. 10

    Responsabilità

    10.1Ciascuna parte risponde del danno cagionato dalla violazione dei propri obblighi ai sensi del GDPR (art. 82). Nei rapporti tra le parti la responsabilità del Responsabile verso il Titolare è limitata negli stessi termini previsti dal Contratto principale (art. 11 delle Condizioni generali).

    10.2Il Titolare tiene indenne il Responsabile dalle pretese degli interessati, dalle sanzioni pecuniarie e dai costi sostenuti dal Responsabile in conseguenza di una violazione del GDPR o del presente contratto da parte del Titolare o delle persone da lui invitate, ovvero in conseguenza di un'istruzione illecita del Titolare.

11. 11

    Disposizioni finali

    Le modifiche del presente contratto sono disciplinate dall'art. 14.2 delle Condizioni generali. Cessato il Contratto principale, il presente contratto resta in vigore fino alla cancellazione dei dati ai sensi dell'art. 6. Legge applicabile: legge ceca. In vigore dal 20 ottobre 2026. Versione 4.

Gestore: Sierra Apartments s.r.o., Františka Diviše 1603/20A, 104 00 Praga, Cechia, Codice impresa 21803285 · casella dati gw6xygi, info@ubyo.cz.