1. 01

   Due ruoli

   Dati di chi	Il nostro ruolo	Chi risponde
   utenti dell'applicazione (operatori, gestori, membri del team delle pulizie), visitatori del sito	titolare	noi
   ospiti e altre persone registrate nell'applicazione dall'operatore	responsabile	l'operatore in qualità di titolare; noi ai sensi del Contratto di responsabile del trattamento

   Le sezioni 2–6 descrivono i trattamenti in cui siamo titolari. La sezione 7 è destinata agli ospiti.

2. 02

   Dati degli utenti: quali, perché, su quale base, per quanto tempo

   Dati	Finalità	Base giuridica	Conservazione
   nome, e-mail, telefono, hash della password, impostazioni 2FA, foto del profilo, numero cliente	gestione dell'account, verifica dell'indirizzo e-mail in fase di registrazione, accesso, recupero della password; il numero cliente funge da causale dei pagamenti e da identificativo sulle fatture e nelle comunicazioni con l'assistenza	esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b)	durata dell'account + 30 giorni
   dati di fatturazione (denominazione, codice fiscale, partita IVA, indirizzo), fatture, pagamenti	fatturazione, contabilità, IVA	esecuzione del contratto; obbligo di legge (art. 6, par. 1, lett. c)	10 anni dalla fine dell'anno di emissione
   dati dell'operatore necessari alle comunicazioni obbligatorie: denominazione e indirizzo della struttura, IDUB, credenziali di UbyPort e della casella di posta certificata, link iCal, chiavi API delle piattaforme, numeri di conto e causali per l'imposta di soggiorno	invio delle comunicazioni e sincronizzazione per vostro conto	esecuzione del contratto	durata dell'account; le credenziali sono cifrate e potete cancellarle voi stessi in qualsiasi momento
   registrazioni degli accessi (ora, indirizzo IP, browser); registro operativo degli eventi dell'account: azioni riuscite e respinte con testo e codice di errore, accessi, e-mail inviate, esiti delle chiamate a servizi esterni (senza dati personali degli ospiti); audit di sicurezza, compresi gli accessi dell'assistenza all'account (chi, quando, a quale account, che cosa ha fatto)	assistenza (ricerca di un evento tramite il codice di errore), sicurezza dell'account, prova, difesa da attacchi	legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f)	accessi e registro eventi 12 mesi; audit 3 anni
   registrazioni degli invii (ora, contenuto, esito, ricevuta di consegna)	prova dell'avvenuto invio della comunicazione	esecuzione del contratto	come i relativi dati degli ospiti (sezione 7)
   comunicazioni e-mail con l'assistenza	evasione della richiesta	esecuzione del contratto; legittimo interesse	3 anni dall'evasione
   contratto, registrazione dell'accettazione delle condizioni (ora, versione, IP), corrispondenza rilevante	accertamento ed esercizio di diritti in sede giudiziaria	legittimo interesse	3 anni dalla cessazione del contratto; in caso di pretese fatte valere, fino alla loro definizione
   comunicazioni operative e contrattuali inviate per e-mail all'indirizzo di accesso del titolare dell'account e mostrate nell'applicazione (invio non riuscito, fine del periodo di prova, fattura e solleciti, modifica del listino o delle condizioni, manutenzione, data di cancellazione dell'account)	erogazione del servizio ed esecuzione del contratto; non si tratta di comunicazioni commerciali e non è possibile disiscriversi	esecuzione del contratto	per la durata dell'account
   comunicazioni commerciali sulle novità di Ubyo ai clienti esistenti	informazione sul servizio	legittimo interesse; § 7, comma 3, della legge ceca n. 480/2004 Racc.; è possibile rifiutarle tramite il link presente in ogni e-mail	fino al rifiuto
   identificativi per il controllo dei duplicati: codice fiscale, IDUB, link iCal, identificativi degli immobili dalle piattaforme collegate, indirizzo dell'appartamento — li confrontiamo tra gli account	evitare la ripetizione del periodo di prova e la doppia comunicazione dello stesso appartamento	legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f)	durata dell'account; dopo la cancellazione dell'account conserviamo per 12 mesi soltanto gli hash unidirezionali di tali identificativi insieme al numero cliente — dall'hash non è possibile risalire ai dati

   Ogni messaggio di errore nell'applicazione riporta un breve codice di errore; comunicandolo all'assistenza, rintracciamo l'evento nel registro operativo. Ogni accesso dell'assistenza al vostro account (modalità assistenza) è registrato nel nostro audit di sicurezza.

   I dati dei membri del team delle pulizie e dei gestori (nome, e-mail, telefono, accessi) sono trattati in qualità di responsabile per conto dell'operatore. Il team delle pulizie non vede i dati degli ospiti, ma solo le date e lo stato dell'appartamento.

3. 03

   A chi comunichiamo i dati

   • WEDOS, a.s. — WEDOS Global Protection (Hluboká nad Vltavou, Repubblica Ceca) — rete di protezione attraverso cui passa tutto il traffico del sito e dell'app: filtra attacchi e bot e ispeziona anche il traffico cifrato. Non memorizza nulla; un visitatore da fuori dell'UE può essere servito da un nodo fuori dell'UE.
   • WEDOS Internet, a.s. (Hluboká nad Vltavou, Repubblica Ceca) — hosting dell'applicazione, banca dati, backup, invio di e-mail. I dati sono conservati nella Repubblica Ceca.
   • Cloudflare, Inc. (San Francisco, USA) — cassaforte dei backup R2 nell'UE: le copie dei backup sono cifrate con una chiave che Cloudflare non possiede e quindi non può leggerle; e Turnstile — una verifica che la registrazione di un nuovo account sia inviata da una persona (dati tecnici sul browser e sull'indirizzo del visitatore; Cloudflare è certificata nell'EU-U.S. Data Privacy Framework).
   • Polizia della Repubblica Ceca (UbyPort), sistema informativo delle caselle di posta certificata, comuni — solo quando siete voi ad avviare l'invio (o attivate l'invio automatico); sono titolari autonomi.
   • Piattaforme e PMS (Airbnb, Booking.com, Hospitable, Smoobu, Beds24 e altri) — solo se attivate voi stessi il collegamento; vi trasmettiamo dati soltanto nell'ambito dei messaggi agli ospiti che inviate voi.
   • Open-Meteo (previsioni meteo nel portale dell'ospite) — riceve solo il nome della città dell'appartamento, nessun dato personale.
   • Autorità pubbliche, ove previsto dalla legge; il legale in caso di controversia.

   Non conserviamo dati al di fuori dell'Unione europea; l'unica eccezione è il transito del traffico attraverso la rete di protezione WEDOS Global per i visitatori che accedono da paesi extra-UE, e i dati tecnici della verifica Turnstile alla registrazione (Cloudflare, USA, EU-U.S. Data Privacy Framework). L'elenco aggiornato dei sub-responsabili: ubyo.cz/zpracovatele. Comunichiamo agli utenti ogni modifica via e-mail con 14 giorni di anticipo.

4. 04

   Sicurezza

   Connessione cifrata (HTTPS), password conservate solo come hash (bcrypt), credenziali di UbyPort, delle caselle di posta certificata e delle piattaforme cifrate con AES-256-GCM mediante una chiave collocata fuori dalla radice web — gli amministratori dell'applicazione non le vedono, autenticazione a due fattori facoltativa per gli utenti, separazione dei dati dei singoli clienti, limitazione dei tentativi di accesso, backup giornalieri cifrati (14 giorni) e archivio mensile (3 mesi), verifica dei file caricati. Ogni amministratore dell'applicazione dispone di un proprio account con autenticazione a due fattori obbligatoria, la sua attività è sottoposta ad audit e accede ai dati degli ospiti solo in modalità assistenza (su vostra richiesta o per risolvere un problema operativo; ogni accesso è registrato nell'audit). Segnaliamo le violazioni dei dati personali all'Autorità ceca per la protezione dei dati personali entro 72 ore e agli utenti interessati senza ingiustificato ritardo.

5. 05

   Cookie e sito web

   L'applicazione utilizza solo cookie tecnicamente necessari e l'archiviazione del browser (accesso, protezione CSRF, memorizzazione del dispositivo per la 2FA, impostazioni di visualizzazione salvate). Per questi non è richiesto il consenso. Sia il sito sia l'applicazione caricano i caratteri dal nostro server, non da Google. Su ubyo.cz non utilizziamo strumenti di analisi o pubblicitari di terzi né cookie di misurazione. Misuriamo le visite con un nostro strumento senza cookie: per ogni visita memorizziamo pagina, ora, lingua, tipo di dispositivo e browser, il paese e la città ricavati dall'indirizzo IP tramite una banca dati locale (l'indirizzo IP in sé non viene conservato, solo la sua impronta unidirezionale giornaliera per distinguere le visite), eventualmente la fonte del collegamento e la durata di lettura. I singoli record vengono cancellati dopo 90 giorni; restano solo cifre aggregate senza collegamento a una persona. Il server conserva inoltre i normali log di accesso (indirizzo IP, ora, pagina) per il tempo necessario a garantire il funzionamento e la sicurezza e comunque per non più di 12 mesi.

6. 06

   I vostri diritti

   Avete diritto di accesso ai dati, di rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità, il diritto di opporvi al trattamento fondato sul legittimo interesse e il diritto di proporre reclamo all'Autorità ceca per la protezione dei dati personali (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7, uoou.gov.cz).

   La maggior parte delle richieste potete gestirle da soli nell'applicazione: i dati dell'account nelle impostazioni, l'esportazione di tutti i dati e la chiusura dell'account in Account → Dati e privacy. Dopo la chiusura avete 30 giorni per scaricare i dati; vi comunicheremo per e-mail la data di cancellazione e fino ad allora potrete revocare la chiusura nell'applicazione. Le altre richieste inviatele a info@ubyo.cz; rispondiamo entro 30 giorni. In caso di richieste manifestamente infondate o ripetitive possiamo addebitare un contributo ragionevole o rifiutare la richiesta. Non possiamo cancellare i dati che dobbiamo conservare per legge (fatture) o che ci servono per difendere nostri diritti. Nell'applicazione non vi è alcun processo decisionale automatizzato con effetti giuridici; la corrispondenza con un elenco sanzionatorio è solo un avviso per l'operatore, che decide autonomamente.

7. 07

   Dati degli ospiti — informazioni per gli ospiti

   Se compilate il check-in online presso un operatore che utilizza Ubyo, vale quanto segue:

   • Il titolare del trattamento dei vostri dati è l'operatore, la cui denominazione e i cui contatti compaiono nel modulo di check-in e nella prenotazione. Rivolgetevi a lui per le richieste di accesso, rettifica o cancellazione; noi lo assisteremo.
   • Perché: l'operatore è tenuto per legge a tenere il registro degli ospiti (legge ceca n. 565/1990 Racc. sulle imposte locali) e, per gli stranieri, il registro della struttura, nonché a comunicare l'alloggio alla Polizia della Repubblica Ceca entro 3 giorni lavorativi (legge ceca n. 326/1999 Racc. sul soggiorno degli stranieri). Si tratta dell'adempimento di un obbligo di legge dell'operatore; il vostro consenso non è richiesto. La casella da spuntare nel check-in conferma la veridicità dei dati, non è un consenso.
   • Quali: nome e cognome, data di nascita, cittadinanza, indirizzo di residenza, numero del documento di viaggio (per gli stranieri anche il numero del visto e lo scopo del soggiorno), durata del soggiorno, firma; e-mail e telefono per le comunicazioni relative al soggiorno. Non viene effettuata alcuna copia del documento.
   • Da dove: da voi tramite il check-in; nome, date e contatti anche dalla prenotazione ricevuta dall'operatore tramite una piattaforma (Airbnb, Booking.com, un altro sistema) o dall'operatore stesso.
   • Controllo sanzionatorio: il nome viene confrontato con gli elenchi sanzionatori pubblicati dall'UE e dalla Repubblica Ceca, affinché l'operatore non violi il divieto di prestare servizi a soggetti sanzionati. Il confronto avviene nell'applicazione, non viene trasmesso a nessuno e l'esito è visibile solo all'operatore.
   • Per quanto tempo: 6 anni dalla fine del soggiorno (termine di legge per entrambi i registri); successivamente l'applicazione anonimizza automaticamente i dati. Più a lungo solo se il gestore lo richiede per iscritto (ad es. per una verifica o un procedimento in corso) — il fondamento giuridico è allora a suo carico.
   • A chi: alla Polizia della Repubblica Ceca (solo per gli stranieri, tramite il sistema UbyPort), al comune (documentazione per l'imposta), all'hosting WEDOS nella Repubblica Ceca (conservazione). A nessun altro; non vi sono trasferimenti fuori dall'UE.
8. 08

   Modifiche

   Possiamo aggiornare la presente informativa; informiamo gli utenti delle modifiche sostanziali via e-mail. In vigore dal 1° ottobre 2026. Versione 3.

Gestore: Sierra Apartments s.r.o., Františka Diviše 1603/20A, 104 00 Praga, Cechia, Codice impresa 21803285 · casella dati gw6xygi, info@ubyo.cz.