1. 01

   Dvě role

   Čí údaje	Naše role	Kdo odpovídá
   uživatelé aplikace (ubytovatelé, manažeři, členové úklidového týmu), návštěvníci webu	správce	my
   hosté a další osoby, které ubytovatel v aplikaci eviduje	zpracovatel	ubytovatel jako správce; my podle Zpracovatelské smlouvy

   Části 2–6 popisují zpracování, kde jsme správce. Část 7 je určena hostům.

2. 02

   Údaje uživatelů: co, proč, na jakém základě, jak dlouho

   Údaje	Účel	Právní základ	Doba
   jméno, e-mail, telefon, otisk hesla, nastavení 2FA, profilová fotografie, zákaznické číslo	vedení účtu, ověření e-mailové adresy při registraci, přihlášení, obnova hesla; zákaznické číslo jako variabilní symbol plateb a identifikace na fakturách a v komunikaci s podporou	plnění smlouvy (čl. 6/1/b)	trvání účtu + 30 dnů
   fakturační údaje (název, IČO, DIČ, adresa), faktury, platby	vyúčtování, účetnictví, DPH	plnění smlouvy; právní povinnost (čl. 6/1/c)	10 let od konce roku vystavení
   údaje ubytovatele pro hlášení: název a adresa provozovny, IDUB, přihlašovací údaje UbyPortu a datové schránky, iCal odkazy, API klíče platforem, čísla účtů a symboly pro poplatek	odesílání hlášení a synchronizace vaším jménem	plnění smlouvy	trvání účtu; přístupové údaje šifrovaně, kdykoli je smažete sami
   záznamy o přihlášení (čas, IP adresa, prohlížeč); provozní záznam událostí účtu: úspěšné i odmítnuté akce s textem a kódem chyby, přihlášení, odeslané e-maily, výsledky volání externích služeb (bez osobních údajů hostů); bezpečnostní audit včetně přístupů podpory do účtu (kdo, kdy, do kterého účtu, co provedl)	podpora (dohledání události podle kódu chyby), zabezpečení účtu, prokazování, obrana proti útokům	oprávněný zájem (čl. 6/1/f)	přihlášení a záznam událostí 12 měsíců; audit 3 roky
   záznamy o odeslání (čas, obsah, výsledek, doručenka)	doklad, že hlášení odešlo	plnění smlouvy	jako související údaje hostů (část 7)
   e-mailová komunikace s podporou	vyřízení požadavku	plnění smlouvy; oprávněný zájem	3 roky od vyřízení
   smlouva, záznam o přijetí podmínek (čas, verze, IP), podstatná korespondence	určení a obhajoba právních nároků	oprávněný zájem	3 roky po skončení smlouvy, u uplatněných nároků do jejich vyřízení
   provozní a smluvní oznámení e-mailem na přihlašovací e-mail vlastníka účtu a v aplikaci (chybné odeslání, konec zkušebního období, faktura a upomínky, změna ceníku nebo podmínek, údržba, datum výmazu účtu)	poskytování služby a plnění smlouvy; nejde o obchodní sdělení a nelze se z nich odhlásit	plnění smlouvy	po dobu trvání účtu
   obchodní sdělení o novinkách Ubyo stávajícím zákazníkům	informování o službě	oprávněný zájem; § 7 odst. 3 zák. č. 480/2004 Sb.; odmítnout lze odkazem v každém e-mailu	do odmítnutí
   identifikátory pro kontrolu duplicit: IČO, IDUB, odkazy iCal, identifikátory nemovitostí z napojených platforem, adresa apartmánu — porovnáváme je napříč účty	zabránění opakovanému zkušebnímu období a dvojímu hlášení téhož apartmánu	oprávněný zájem (čl. 6/1/f)	trvání účtu; po smazání účtu uchováme 12 měsíců pouze jednosměrné otisky (hash) těchto identifikátorů spolu se zákaznickým číslem — z otisků nelze údaje zpětně získat

   Každá chybová hláška v aplikaci nese krátký kód chyby; sdělíte-li ho podpoře, dohledáme událost v provozním záznamu. Každý přístup podpory do vašeho účtu (režim podpory) se zaznamenává v našem bezpečnostním auditu.

   Údaje členů úklidového týmu a manažerů (jméno, e-mail, telefon, přihlášení) zpracováváme v roli zpracovatele pro ubytovatele. Úklidový tým nevidí údaje hostů, jen termíny a stav apartmánu.

3. 03

   Komu údaje předáváme

   • WEDOS Internet, a.s. (Hluboká nad Vltavou, ČR) — hosting aplikace, databáze, zálohy, odesílání e-mailů. Data jsou uložena v České republice.
   • Cloudflare, Inc. (San Francisco, USA) — trezor záloh R2 v EU: kopie záloh jsou šifrované klíčem, který Cloudflare nemá, takže je nepřečte; a Turnstile — test, že registraci nového účtu odesílá člověk (technické údaje o prohlížeči a adrese návštěvníka; Cloudflare je certifikován v rámci EU-U.S. Data Privacy Framework).
   • WEDOS, a.s. — WEDOS Global Protection (Hluboká nad Vltavou, ČR) — ochranná síť, přes kterou prochází veškerý provoz webu i aplikace: filtruje útoky a roboty a kontroluje přitom i šifrovaný provoz. Nic neukládá; návštěvníka mimo EU může obsloužit uzel sítě mimo EU.
   • Policie ČR (UbyPort), Informační systém datových schránek, obecní úřady — jen když odeslání spustíte vy (nebo zapnete automatické odeslání); jsou samostatnými správci.
   • Platformy a PMS (Airbnb, Booking.com, Hospitable, Smoobu, Beds24 a další) — jen když si napojení sami zřídíte; údaje do nich zasíláme jen v rozsahu zpráv hostům, které sami odešlete.
   • Open-Meteo (předpověď počasí v portálu hosta) — dostává jen název města apartmánu, žádné osobní údaje.
   • Orgány veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon; právní zástupce v případě sporu.

   Údaje neukládáme mimo Evropskou unii; jedinou výjimkou je průchod provozu ochrannou sítí WEDOS Global u návštěvníků, kteří k nám přistupují ze zemí mimo EU, a technické údaje ověření Turnstile při registraci (Cloudflare, USA, EU-U.S. Data Privacy Framework). Aktuální seznam dílčích zpracovatelů: ubyo.cz/zpracovatele. Změnu oznámíme uživatelům e-mailem 14 dní předem.

4. 04

   Zabezpečení

   Šifrované spojení (HTTPS), hesla uložena jen jako otisk (bcrypt), přístupové údaje k UbyPortu, datovým schránkám a platformám šifrovány AES-256-GCM klíčem mimo webový kořen — správce aplikace je nevidí, volitelné dvoufázové ověření uživatelů, oddělení dat jednotlivých klientů, omezení pokusů o přihlášení, šifrované denní zálohy (14 dní) a měsíční archiv (3 měsíce), ověřování nahrávaných souborů. Správci aplikace mají každý vlastní účet s povinným dvoufázovým ověřením, jejich činnost je auditována a k údajům hostů přistupují jen v režimu podpory (na váš podnět nebo k řešení provozního problému; každý přístup je zaznamenán v auditu). Porušení zabezpečení ohlásíme Úřadu pro ochranu osobních údajů do 72 hodin a dotčeným uživatelům bez zbytečného odkladu.

5. 05

   Cookies a web

   Aplikace používá jen technicky nezbytné cookies a úložiště prohlížeče (přihlášení, ochrana proti CSRF, zapamatování zařízení pro 2FA, uložené nastavení zobrazení). Souhlas k nim není potřeba. Písma web i aplikace načítají z vlastního serveru, nikoli od Googlu. Na webu ubyo.cz nepoužíváme analytické ani reklamní nástroje třetích stran ani cookies pro měření. Návštěvnost měříme vlastním nástrojem bez cookies: k návštěvě ukládáme stránku, čas, jazyk, typ zařízení a prohlížeče, zemi a město odvozené z IP adresy pomocí lokální databáze (IP adresu samotnou neukládáme, jen její denní jednosměrný otisk pro rozlišení návštěv), případně zdroj odkazu a délku čtení. Jednotlivé záznamy mažeme po 90 dnech, dál zůstávají jen souhrnná čísla bez vazby na osobu. Server dále ukládá standardní přístupové záznamy (IP adresa, čas, stránka) po dobu nezbytnou k zajištění provozu a bezpečnosti, nejdéle 12 měsíců.

6. 06

   Vaše práva

   Máte právo na přístup k údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, právo vznést námitku proti zpracování z oprávněného zájmu a právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz).

   Většinu vyřídíte sami v aplikaci: údaje účtu v nastavení, export všech dat a zrušení účtu v Účet → Data a soukromí. Po zrušení účtu máte 30 dnů na stažení dat, datum výmazu vám sdělíme e-mailem a do té doby můžete zrušení v aplikaci odvolat. Ostatní žádosti posílejte na info@ubyo.cz; odpovíme do 30 dnů. U zjevně nedůvodných nebo opakovaných žádostí můžeme účtovat přiměřený poplatek nebo žádost odmítnout. Výmaz nemůžeme provést u údajů, které musíme uchovat ze zákona (faktury) nebo k obhajobě nároků. V aplikaci nedochází k automatizovanému rozhodování s právními účinky; shoda se sankčním seznamem je jen upozornění pro ubytovatele, který sám rozhoduje.

7. 07

   Údaje hostů — informace pro hosty

   Vyplňujete-li online check-in u ubytovatele, který používá Ubyo, platí:

   • Správcem vašich údajů je ubytovatel, jehož název a kontakt vidíte v check-in formuláři a v rezervaci. Na něj se obracejte se žádostmi o přístup, opravu nebo výmaz; my mu pomůžeme.
   • Proč: ubytovatel má ze zákona povinnost vést evidenční knihu (zákon č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích) a u cizinců domovní knihu a ohlásit ubytování Policii ČR do 3 pracovních dnů (zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců). Jde o plnění právní povinnosti ubytovatele; váš souhlas se nevyžaduje. Zaškrtávací pole v check-inu je potvrzení pravdivosti údajů, ne souhlas.
   • Co: jméno a příjmení, datum narození, státní občanství, adresa bydliště, číslo cestovního dokladu (u cizinců i číslo víza a účel pobytu), doba ubytování, podpis; e-mail a telefon pro komunikaci k pobytu. Kopie dokladu se nepořizuje.
   • Odkud: od vás z check-inu; jméno, termín a kontakt také z rezervace, kterou ubytovatel přijal přes platformu (Airbnb, Booking.com, jiný systém), nebo od ubytovatele.
   • Sankční kontrola: jméno se porovná se zveřejněnými sankčními seznamy EU a ČR, aby ubytovatel neporušil zákaz poskytování služeb sankcionovaným osobám. Porovnání probíhá v aplikaci, nikam se neodesílá a výsledek vidí jen ubytovatel.
   • Jak dlouho: 6 let od konce pobytu (zákonná lhůta pro obě knihy); poté aplikace údaje automaticky anonymizuje. Déle jen tehdy, když o to ubytovatel písemně požádá (např. kvůli probíhající kontrole nebo řízení) — právní důvod pak nese on.
   • Komu: Policii ČR (jen u cizinců, systémem UbyPort), obecnímu úřadu (podklady k poplatku), hostingu WEDOS v ČR (uložení). Nikomu jinému; mimo EU se nepředávají.
8. 08

   Změny

   Tyto zásady můžeme aktualizovat; o podstatných změnách informujeme uživatele e-mailem. Účinnost od 1. 10. 2026. Verze 3.

Provozovatel: Sierra Apartments s.r.o., Františka Diviše 1603/20A, 104 00 Praha, IČO 21803285 · datová schránka gw6xygi, info@ubyo.cz.