Spočítejte si, kolikrát týdně píšete hostům totéž: „Pošlete mi prosím údaje k registraci… Wi-Fi je… klíče jsou v keyboxu… check-out do 11:00.“ Online check-in a portál hosta tuhle smyčku utnou: host si všechno vyplní a přečte sám, vy jen sklízíte hotová data.

Není to jen pohodlí. Ubytovatelem je každý, kdo poskytuje ubytování za úhradu, a dále ten, kdo ubytovává více než 5 cizinců — s výjimkou případu, kdy jsou ubytovaní a ubytovatel osobami blízkými (§ 99 odst. 1 zákona č. 326/1999 Sb.); tedy i vy s jedním bytem. Z jednoho vyplněného formuláře vznikne zápis do evidenční i domovní knihy, podklad pro poplatek z pobytu a oznámení cizinecké policii.

Co udělat

Jak to funguje (2 minuty)

1. 1POZVÁNKA — odkaz na check-in dostane host automaticky do chatu platformy (při plném napojení), ručně od vás, nebo přes STÁLÝ ODKAZ apartmánu v automatických zprávách.

1. 1CHECK-IN — z telefonu vyplní zákonné údaje za každou osobu; cizinci starší 15 let se podepíšou prstem a podpis se uloží elektronicky k záznamu o ubytování (viz níže). Spolucestující si odkaz přepošlou a vyplní každý sám sebe.

1. 1AUTOMATIKA — naplní se evidenční i domovní kniha, spočítá poplatek z pobytu včetně osvobození dětí, proběhne kontrola proti sankčním seznamům a oznámení na UbyPort (ubyport.pcr.cz/UbyPort) odejde do 3 pracovních dnů po ubytování. Hlásí se každý, kdo není občanem ČR — tedy i Slovák nebo Němec.

1. 1PORTÁL HOSTA — po odemčení vidí host na TOMTÉŽ odkazu „Průvodce pobytem“: Wi-Fi, cestu s fotkami, klíče, pravidla, odjezd, tipy v okolí. Kdy se zpřístupní, rozhodujete vy.

Co přesně host vyplní

Formulář pokrývá dva zákonné rozsahy najednou — proto v něm jsou pole, která by vás nenapadla.

Evidenční kniha (§ 3g odst. 2 zákona č. 565/1990 Sb.) se vede za každou osobu včetně dětí a žádá den počátku a den konce pobytu, jméno a příjmení, adresu místa přihlášení nebo obdobného místa v zahraničí, datum narození, číslo a DRUH průkazu totožnosti — zákon vyjmenovává devět druhů — a výši vybraného poplatku, nebo důvod osvobození (úplný výčet i s komentářem → Evidenční kniha hostů: co v ní nesmí chybět (a co tam naopak nepatří)).

Domovní kniha přidává u cizinců rozsah přihlašovacího tiskopisu (§ 97 a § 101 odst. 1 zákona o pobytu cizinců): státní občanství, trvalé bydliště v zahraničí, číslo cestovního dokladu a číslo víza — jen je-li v dokladu vyznačeno, u občanů EU tedy zpravidla vůbec —, počátek a místo pobytu, předpokládanou dobu a účel pobytu a počátek a konec ubytování. Formulář z tohoto výčtu sbírá zákonné údaje z dokladu a u cizinců navíc státní občanství, bydliště v zahraničí, číslo cestovního dokladu a číslo víza; předpokládaná doba pobytu vyplývá z termínu rezervace (od kdy do kdy), který se k záznamu doplní sám. Místo holého pole „Číslo víza“ nabízí formulář od 6. 9. 2026 čtyři věty a host si vybere tu svou: nemám vízum ani průkaz o povolení k pobytu, mám v pase nalepený vízový štítek, vízum nepotřebuji díky biometrickému pasu, nebo mám průkaz o povolení k pobytu z EU, EHP či Švýcarska. Číslo se ptá jen u druhé volby; u ostatních by bylo zavádějící. Rubrika 7 přihlašovacího tiskopisu totiž není jen „číslo víza“ — metodika policie do ní u třetí volby předepisuje slovo BIOMETRIKA a u čtvrté slovo POBYT. Host tato hesla nevidí, aplikace si je odvodí sama z toho, co vybral a podepsal. Účel pobytu je rovněž samostatné pole se čtrnácti volbami; k volbě se doplní kód závazného číselníku cizinecké policie.

Podpis zákon žádá jen u cizince staršího 15 let: tiskopis osobně vyplní a podepíše, nebo podepíše dokument se stejnými údaji (§ 103 písm. b) a § 101 odst. 1 zákona o pobytu cizinců). Za dítě mladší 15 let podepíše zákonný zástupce, u občanů ČR se nevyžaduje. Cizinec starší 15 let se v check-inu podepíše prstem. Zákon podobu podpisu nepředepisuje a obě knihy lze vést elektronicky, takže podpis pořízený v check-in formuláři tuto povinnost pokrývá — ukládá se elektronicky k záznamu o ubytování a papírovou listinu k němu navíc nepotřebujete. Výslovné stanovisko cizinecké policie k elektronickému podpisu zveřejněné není; chcete-li mít jistotu ještě před kontrolou, zeptejte se svého odboru cizinecké policie. Uchovat ho musíte 6 let od ukončení ubytování cizince (§ 101 odst. 4), respektive 6 let od ubytování u přihlašovacího tiskopisu (§ 102 odst. 4). Právě kvůli archivaci se podpis sbírá; obě knihy se uchovávají rovněž 6 let (§ 3g odst. 4 zákona o místních poplatcích, § 101 odst. 4 zákona o pobytu cizinců) — pokud byste provoz ukončili nebo aplikaci přestali používat, pořiďte si vlastní kopii záznamů, ať vám lhůta doběhne.

Kontrola proti sankčním seznamům není zákonem uložená prohlídka, ale způsob, jak neporušit zákaz zpřístupnit prostředky sankcionované osobě; oznamovací povinnost má podle § 10 odst. 1 zákona č. 69/2006 Sb. každý, ne jen banky (→ Sankční seznamy EU: povinnost, o které 99 % ubytovatelů neví). Aplikace porovnává hosty s oběma seznamy — s konsolidovaným sankčním seznamem EU i s vnitrostátním sankčním seznamem ČR vedeným podle zákona č. 1/2023 Sb.

Sazbu stanoví obec vyhláškou, nejvýše 50 Kč za den (§ 3d zákona o místních poplatcích); Praha má 50 Kč od 1. 1. 2022. Předmětem poplatku je jen pobyt trvající nejvýše 60 po sobě jdoucích kalendářních dnů u téhož poskytovatele (§ 3a zákona o místních poplatcích). Pobyt delší než 60 po sobě jdoucích kalendářních dnů u jednoho poskytovatele není předmětem poplatku vůbec — ani za prvních 60 dnů; podle výkladu Ministerstva financí pak nevzniká ani poplatková, ani evidenční povinnost. Povinnosti vůči cizinecké policii (domovní kniha a hlášení) tím ale nezanikají. U dětí se do knihy místo částky zapíše důvod osvobození (→ Poplatek z pobytu: každá obec ho má jinak — a vybíráte ho vy).

Než odkaz vložíte do automatických zpráv

AIRBNB. Pravidla „Off-Platform and Fee Transparency Policy“ zakazují odkazy mimo Airbnb v inzerátech i ve zprávách a vyžadování e-mailu, poštovní adresy nebo fotografie dokladu, pokud to nevyžaduje zákon. Výjimka platí, jen když v popisu nabídky předem uvedete, co se vyžaduje a proč. Odkaz posílejte až po potvrzené rezervaci a jen s informační funkcí, nikdy jako cestu k platbě mimo platformu.

BOOKING.COM. Odkaz do šablon vložit lze, ale doména nebo konkrétní URL musí být předem schválená v extranetu — v nastavení zpráv, sekce zabezpečení; potřebujete admin oprávnění a dvoufázové ověření, u skupiny objektů lze nastavení použít na všechny najednou. Šablonu nelze uložit s QR kódem v příloze, přílohou mohou být jen obrázky.

STÁLÝ ODKAZ vs. ODKAZ NA REZERVACI

• STÁLÝ ODKAZ APARTMÁNU: jeden neměnný odkaz do automatických zpráv, host si v něm vybere rezervaci podle termínu. Ideální při iCal napojení, kde kontakt na hosta neznáme — iCal přenáší jen obsazenost kalendáře (→ iCal: jak propojit kalendáře, aby nikdy nevznikl double-booking).

• ODKAZ KONKRÉTNÍ REZERVACE: unikátní pro každý pobyt; při plném napojení ho aplikace posílá sama včetně připomenutí (→ Channel manager: kdy vám iCal přestane stačit).

Oba vedou na tentýž check-in i portál, liší se jen doručením.

Co dát do portálu hosta

Zlaté pravidlo: všechno, na co se hosté ptají opakovaně. Kostru máte v aplikaci předpřipravenou:

• Domácí pravidla (kouření, noční klid, mazlíčci)
• Klíče — s fotkami keyboxu a kódem
• Cesta do apartmánu — fotky krok za krokem
• Wi-Fi (síť a heslo)
• Vybavení a spotřebiče (kávovar, topení)
• Odjezd — do kolika a kam s klíči
• Parkování, doprava, taxi z letiště
• Tipy na snídani, restaurace a výlety, kontakt na vás

Cesta ke keyboxu nafocená po krocích srazí dotazy „nemůžu najít vchod“ na nulu; obrázky vkládáte v editoru přímo mezi text.

Proč to hosté vyplní? Znají to z hotelů, běží to v telefonu bez registrace a hesel — a u formuláře stojí, PROČ se údaje sbírají. Informace podle čl. 13 GDPR musí obsahovat vaši identitu a kontakt, účel a právní základ (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR — plnění právní povinnosti), příjemce (obec a Policie ČR, poskytovatel aplikace jako zpracovatel), dobu uložení 6 let, práva hosta včetně práva podat stížnost u ÚOOÚ a upozornění, že poskytnutí údajů je zákonný požadavek a bez nich vás nelze ubytovat. Vyplníte ji jednou; správcem údajů jste vy, ne my.

Co se chystá

Nařízení (EU) 2024/1028 o sdílení údajů o krátkodobých pronájmech se používá od 20. 5. 2026, ale registrační číslo vzniká až tam, kde stát zavedl registrační postup. ČR ho k září 2026 nemá: sněmovní tisky 106 a 107 (novela zákona č. 159/1999 Sb.) neprošly prvním čtením, k tisku 106 má vláda nesouhlasné stanovisko (usnesení č. 149/2026 z 9. 3. 2026) a MMR počítá se spuštěním registru eTurista až v roce 2027. Oba tisky jsou navržené na pořad 30. schůze Sněmovny od 8. 9. 2026 — stav proto sledujte; k tisku 107 vydala vláda 31. 3. 2026 neutrální stanovisko. Registrační číslo v inzerátu tedy zatím povinné není a povinnosti platí beze změny.

Tisk 106 počítá se zápisem hosta do registru bezprostředně po ubytování, nejpozději do 24 hodin (§ 9h odst. 2 návrhu) — kdo dnes sbírá údaje předem, bude připravený. Pravomoc obcí omezit počet dní krátkodobého ubytování v bytech naopak v žádném platném ani projednávaném zákoně není: z vládního tisku 761 ji výbor vypustil v březnu 2025 a tisk 106 ji neobsahuje. MMR ji zvažuje, konkrétní parametry zatím neuvedlo.

Nejčastější chyby a mýty

• „Odkaz na check-in prostě vložím do automatické zprávy.“ — Na Bookingu ho bez whitelistu systém odstraní, na Airbnb porušíte pravidla, pokud zákonnou registraci nemáte popsanou v nabídce.
• „Podpis potřebuju od každého hosta.“ — Zákon ho žádá jen u cizinců starších 15 let; u občanů ČR nikde.
• „Slováky a Němce hlásit nemusím, to je Evropská unie.“ — Hlásí se každý, kdo není občanem ČR, do 3 pracovních dnů.
• „Wi-Fi a kód od keyboxu hostovi prostě napíšu do zprávy.“ — Ve vláknu se to ztratí a zveřejněný kód už nevezmete zpět; patří do portálu za odemčením, ne do inzerátu.
• „Portál jsem nastavil loni, to stačí.“ — Kód, restaurace i doprava se mění a zahraniční host potřebuje anglickou verzi; projděte portál jednou za sezónu.

Časté otázky

Aktualizováno: 5. 9. 2026, fakticky ověřeno proti uvedeným zdrojům. Informační text, ne právní ani daňové poradenství — konkrétní situaci konzultujte s odborníkem.