Zählen Sie nach, wie oft in der Woche Sie den Gästen dasselbe schreiben: „Senden Sie mir bitte die Angaben zur Registrierung… das WLAN ist… die Schlüssel sind im Schlüsselsafe… Check-out bis 11:00.“ Online-Check-in und Gästeportal durchbrechen diese Schleife: Der Gast füllt alles selbst aus und liest alles selbst, Sie ernten nur die fertigen Daten.

Es ist nicht bloß Bequemlichkeit. Gastgeber ist jeder, der Unterkunft gegen Entgelt gewährt, und weiter jeder, der mehr als 5 Ausländer beherbergt — ausgenommen den Fall, dass die Beherbergten und der Gastgeber nahestehende Personen sind (§ 99 Abs. 1 des Gesetzes Nr. 326/1999 Sb.); also auch Sie mit einer Wohnung. Aus einem ausgefüllten Formular entstehen der Eintrag im Gebühren- wie im Hausverzeichnis, die Grundlage für die Aufenthaltsgebühr und die Meldung an die Fremdenpolizei.

Was zu tun ist

Wie es funktioniert (2 Minuten)

1. 1DIE EINLADUNG — den Check-in-Link bekommt der Gast automatisch in den Chat der Plattform (bei vollständiger Anbindung), von Hand von Ihnen oder über den DAUERHAFTEN LINK des Apartments in den automatischen Nachrichten.

1. 1DER CHECK-IN — vom Telefon aus füllt er die gesetzlichen Angaben für jede Person aus; Ausländer über 15 Jahre unterschreiben mit dem Finger, und die Unterschrift wird elektronisch beim Beherbergungsdatensatz gespeichert (siehe unten). Mitreisende leiten sich den Link weiter und füllen jeweils sich selbst aus.

1. 1DIE AUTOMATIK — Gebühren- wie Hausverzeichnis werden befüllt, die Aufenthaltsgebühr wird einschließlich der Befreiung für Kinder berechnet, die Prüfung gegen die Sanktionslisten läuft, und die Meldung an UbyPort (ubyport.pcr.cz/UbyPort) geht binnen 3 Arbeitstagen nach der Beherbergung hinaus. Gemeldet wird jeder, der nicht Staatsbürger Tschechiens ist — also auch ein Slowake oder ein Deutscher.

1. 1DAS GÄSTEPORTAL — nach dem Entsperren sieht der Gast unter DEMSELBEN Link den „Aufenthaltsführer“: WLAN, den Weg mit Fotos, Schlüssel, Regeln, Abreise, Tipps in der Umgebung. Wann er zugänglich wird, entscheiden Sie.

Was der Gast genau ausfüllt

Das Formular deckt zwei gesetzliche Umfänge auf einmal ab — deshalb enthält es Felder, auf die Sie nicht kämen.

Das Gebührenverzeichnis (§ 3g Abs. 2 des Gesetzes Nr. 565/1990 Sb.) wird für jede Person einschließlich Kindern geführt und verlangt den Tag des Beginns und des Endes des Aufenthalts, Vor- und Nachnamen, die Adresse des Anmeldeorts oder eines entsprechenden Orts im Ausland, das Geburtsdatum, die Nummer und die ART des Ausweisdokuments — das Gesetz zählt neun Arten auf — und die Höhe der eingezogenen Gebühr oder den Befreiungsgrund (die vollständige Aufzählung mit Kommentar → Das Gästeverzeichnis: was darin nicht fehlen darf (und was dort nichts zu suchen hat)).

Das Hausverzeichnis fügt bei Ausländern den Umfang des Anmeldeformulars hinzu (§ 97 und § 101 Abs. 1 des Gesetzes über den Aufenthalt von Ausländern): Staatsangehörigkeit, ständigen Wohnsitz im Ausland, die Nummer des Reisedokuments und die Visumnummer — nur wenn sie im Dokument vermerkt ist, bei EU-Bürgern also in der Regel gar nicht —, Beginn und Ort des Aufenthalts, voraussichtliche Dauer und Zweck des Aufenthalts sowie Beginn und Ende der Beherbergung. Aus dieser Aufzählung sammelt das Formular die gesetzlichen Angaben aus dem Dokument und bei Ausländern zusätzlich Staatsangehörigkeit, Wohnsitz im Ausland, Nummer des Reisedokuments und Visumnummer; die voraussichtliche Aufenthaltsdauer ergibt sich aus dem Buchungszeitraum (von wann bis wann), der von selbst zum Datensatz ergänzt wird. Statt eines bloßen Felds „Visumnummer“ bietet das Formular seit dem 6. 9. 2026 vier Sätze an, und der Gast wählt seinen: Ich habe weder Visum noch Aufenthaltstitel, ich habe eine Visummarke im Pass, ich brauche dank biometrischem Pass kein Visum, oder ich habe einen Aufenthaltstitel aus der EU, dem EWR oder der Schweiz. Nach der Nummer wird nur bei der zweiten Wahl gefragt; bei den übrigen wäre sie irreführend. Rubrik 7 des Anmeldeformulars ist nämlich nicht bloß „die Visumnummer“ — die Methodik der Polizei schreibt dort bei der dritten Wahl das Wort BIOMETRIKA und bei der vierten das Wort POBYT vor. Der Gast sieht diese Stichwörter nicht, die App leitet sie selbst aus dem ab, was er gewählt und unterschrieben hat. Der Aufenthaltszweck ist ebenfalls ein eigenes Feld mit vierzehn Optionen; zur Wahl wird der Code aus dem verbindlichen Schlüsselverzeichnis der Fremdenpolizei ergänzt.

Eine Unterschrift verlangt das Gesetz nur von einem Ausländer über 15 Jahre: Er füllt das Formular persönlich aus und unterschreibt es oder unterschreibt ein Dokument mit denselben Angaben (§ 103 Buchst. b) und § 101 Abs. 1 des Gesetzes über den Aufenthalt von Ausländern). Für ein Kind unter 15 Jahren unterschreibt der gesetzliche Vertreter, bei tschechischen Staatsbürgern wird sie nicht verlangt. Ein Ausländer über 15 Jahre unterschreibt im Check-in mit dem Finger. Das Gesetz schreibt die Form der Unterschrift nicht vor, und beide Verzeichnisse lassen sich elektronisch führen, eine im Check-in-Formular erfasste Unterschrift deckt diese Pflicht also ab — sie wird elektronisch beim Beherbergungsdatensatz gespeichert, und ein Papierdokument brauchen Sie dazu nicht. Eine ausdrückliche Stellungnahme der Fremdenpolizei zur elektronischen Unterschrift ist nicht veröffentlicht; wollen Sie schon vor einer Kontrolle Sicherheit, fragen Sie Ihre Abteilung der Fremdenpolizei. Aufbewahren müssen Sie sie 6 Jahre ab dem Ende der Beherbergung des Ausländers (§ 101 Abs. 4) beziehungsweise 6 Jahre ab der Beherbergung beim Anmeldeformular (§ 102 Abs. 4). Gerade wegen der Archivierung wird die Unterschrift erhoben; beide Verzeichnisse werden ebenfalls 6 Jahre aufbewahrt (§ 3g Abs. 4 des Gesetzes über kommunale Gebühren, § 101 Abs. 4 des Gesetzes über den Aufenthalt von Ausländern) — würden Sie den Betrieb beenden oder die App nicht mehr nutzen, legen Sie sich eine eigene Kopie der Datensätze an, damit die Frist ablaufen kann.

Die Prüfung gegen die Sanktionslisten ist keine gesetzlich auferlegte Durchsicht, sondern ein Weg, das Verbot nicht zu verletzen, einer sanktionierten Person Mittel zugänglich zu machen; eine Meldepflicht hat nach § 10 Abs. 1 des Gesetzes Nr. 69/2006 Sb. jeder, nicht nur Banken (→ EU-Sanktionslisten: die Pflicht, von der 99 % der Gastgeber nichts wissen). Die App vergleicht Gäste mit beiden Listen — mit der konsolidierten Sanktionsliste der EU wie auch mit der nationalen Sanktionsliste Tschechiens, die nach dem Gesetz Nr. 1/2023 Sb. geführt wird.

Den Satz legt die Gemeinde per Verordnung fest, höchstens 50 CZK pro Tag (§ 3d des Gesetzes über kommunale Gebühren); Prag hat 50 CZK seit dem 1. 1. 2022. Gegenstand der Gebühr ist nur ein Aufenthalt von höchstens 60 aufeinanderfolgenden Kalendertagen bei demselben Anbieter (§ 3a des Gesetzes über kommunale Gebühren). Ein Aufenthalt von mehr als 60 aufeinanderfolgenden Kalendertagen bei einem Anbieter ist überhaupt nicht Gegenstand der Gebühr — nicht einmal für die ersten 60 Tage; nach der Auslegung des Finanzministeriums entsteht dann weder eine Gebühren- noch eine Aufzeichnungspflicht. Die Pflichten gegenüber der Fremdenpolizei (Hausverzeichnis und Meldung) entfallen damit aber nicht. Bei Kindern wird ins Verzeichnis statt des Betrags der Befreiungsgrund eingetragen (→ Aufenthaltsgebühr: jede Gemeinde regelt sie anders — und Sie kassieren sie).

Bevor Sie den Link in automatische Nachrichten einfügen

AIRBNB. Die Regeln „Off-Platform and Fee Transparency Policy“ verbieten Links außerhalb von Airbnb in Inseraten wie in Nachrichten sowie das Verlangen einer E-Mail, einer Postanschrift oder eines Fotos des Dokuments, sofern das Gesetz es nicht fordert. Die Ausnahme gilt nur, wenn Sie in der Beschreibung des Inserats vorab angeben, was verlangt wird und warum. Senden Sie den Link erst nach einer bestätigten Buchung und nur mit Informationsfunktion, niemals als Weg zu einer Zahlung außerhalb der Plattform.

BOOKING.COM. Der Link lässt sich in Vorlagen einfügen, die Domain oder die konkrete URL muss aber vorab im Extranet freigegeben sein — in den Nachrichteneinstellungen, Bereich Sicherheit; Sie brauchen Admin-Berechtigung und Zwei-Faktor-Authentifizierung, bei einer Objektgruppe lässt sich die Einstellung auf alle auf einmal anwenden. Eine Vorlage lässt sich nicht mit einem QR-Code im Anhang speichern, Anhänge dürfen nur Bilder sein.

Dauerhafter Link gegen Link zur Buchung

• DER DAUERHAFTE LINK DES APARTMENTS: ein unveränderlicher Link für automatische Nachrichten, in dem der Gast seine Buchung nach dem Termin auswählt. Ideal bei einer iCal-Anbindung, wo wir den Kontakt des Gastes nicht kennen — iCal überträgt nur die Belegung des Kalenders (→ iCal: Kalender so verbinden, dass keine Doppelbuchung entsteht).

• DER LINK EINER KONKRETEN BUCHUNG: einmalig für jeden Aufenthalt; bei vollständiger Anbindung sendet ihn die App selbst einschließlich Erinnerungen (→ Channel Manager: wann iCal nicht mehr reicht).

Beide führen zum selben Check-in und Portal, sie unterscheiden sich nur in der Zustellung.

Was ins Gästeportal gehört

Die goldene Regel: alles, wonach Gäste wiederholt fragen. Das Gerüst haben Sie in der App vorbereitet:

• Hausregeln (Rauchen, Nachtruhe, Haustiere)
• Schlüssel — mit Fotos des Schlüsselsafes und dem Code
• Der Weg ins Apartment — Fotos Schritt für Schritt
• WLAN (Netz und Passwort)
• Ausstattung und Geräte (Kaffeemaschine, Heizung)
• Abreise — bis wann und wohin mit den Schlüsseln
• Parken, Verkehr, Taxi vom Flughafen
• Tipps fürs Frühstück, Restaurants und Ausflüge, Ihr Kontakt

Ein Schritt für Schritt fotografierter Weg zum Schlüsselsafe senkt die Fragen „Ich finde den Eingang nicht“ auf null; Bilder fügen Sie im Editor direkt zwischen den Text ein.

Warum füllen Gäste das aus? Sie kennen es aus Hotels, es läuft auf dem Telefon ohne Registrierungen und Passwörter — und beim Formular steht, WARUM die Angaben erhoben werden. Die Information nach Art. 13 DSGVO muss Ihre Identität und Kontaktdaten, den Zweck und die Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) DSGVO — Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung), die Empfänger (die Gemeinde und die Polizei der Tschechischen Republik, den Anbieter der App als Auftragsverarbeiter), die Speicherdauer von 6 Jahren, die Rechte des Gastes einschließlich des Rechts auf Beschwerde beim Amt für Datenschutz und den Hinweis enthalten, dass die Bereitstellung der Angaben eine gesetzliche Anforderung ist und Sie ihn ohne sie nicht beherbergen können. Sie füllen sie einmal aus; Verantwortlicher der Daten sind Sie, nicht wir.

Was sich anbahnt

Die Verordnung (EU) 2024/1028 über den Austausch von Daten über kurzfristige Vermietungen gilt ab dem 20. 5. 2026, eine Registriernummer entsteht aber erst dort, wo ein Staat ein Registrierungsverfahren eingeführt hat. Tschechien hat zum September 2026 keines: Die Parlamentsdrucksachen 106 und 107 (die Novelle des Gesetzes Nr. 159/1999 Sb.) haben die erste Lesung nicht passiert, zur Drucksache 106 hat die Regierung eine ablehnende Stellungnahme (Beschluss Nr. 149/2026 vom 9. 3. 2026), und das Ministerium für Regionalentwicklung rechnet mit dem Start des Registers eTurista erst im Jahr 2027. Beide Drucksachen sind für die Tagesordnung der 30. Sitzung des Abgeordnetenhauses ab dem 8. 9. 2026 vorgeschlagen — verfolgen Sie den Stand deshalb; zur Drucksache 107 gab die Regierung am 31. 3. 2026 eine neutrale Stellungnahme ab. Eine Registriernummer im Inserat ist also bislang nicht Pflicht, und die Pflichten gelten unverändert.

Drucksache 106 rechnet mit der Eintragung des Gastes ins Register unmittelbar nach der Beherbergung, spätestens binnen 24 Stunden (§ 9h Abs. 2 des Entwurfs) — wer die Angaben heute vorab erhebt, ist vorbereitet. Die Befugnis der Gemeinden, die Zahl der Tage kurzfristiger Beherbergung in Wohnungen zu begrenzen, steht dagegen in keinem geltenden oder beratenen Gesetz: Aus der Regierungsdrucksache 761 hat sie der Ausschuss im März 2025 gestrichen, und Drucksache 106 enthält sie nicht. Das Ministerium für Regionalentwicklung erwägt sie, konkrete Parameter hat es bislang nicht genannt.

Die häufigsten Fehler und Mythen

• „Den Check-in-Link füge ich einfach in eine automatische Nachricht ein.“ — Bei Booking entfernt ihn das System ohne Whitelist, bei Airbnb verstoßen Sie gegen die Regeln, wenn Sie die gesetzliche Registrierung nicht im Inserat beschrieben haben.
• „Eine Unterschrift brauche ich von jedem Gast.“ — Das Gesetz verlangt sie nur von Ausländern über 15 Jahre; von tschechischen Staatsbürgern nirgends.
• „Slowaken und Deutsche muss ich nicht melden, das ist die Europäische Union.“ — Gemeldet wird jeder, der nicht Staatsbürger Tschechiens ist, binnen 3 Arbeitstagen.
• „WLAN und den Code des Schlüsselsafes schreibe ich dem Gast einfach in die Nachricht.“ — Im Thread geht das unter, und einen veröffentlichten Code nehmen Sie nicht mehr zurück; er gehört ins Portal hinter die Entsperrung, nicht ins Inserat.
• „Das Portal habe ich letztes Jahr eingerichtet, das reicht.“ — Code, Restaurants und Verkehr ändern sich, und ein ausländischer Gast braucht eine englische Version; gehen Sie das Portal einmal pro Saison durch.

Häufige Fragen

Aktualisiert: 5. 9. 2026, inhaltlich gegen die genannten Quellen geprüft. Informationstext, keine Rechts- oder Steuerberatung — besprechen Sie Ihren konkreten Fall mit einer Fachperson.