„Führen Sie ein Gästeverzeichnis“ klingt nach einer Pflicht aus der Ersten Republik — es ist aber geltendes Recht und das Erste, was eine Kontrolle der Gemeinde wie der Fremdenpolizei von Ihnen verlangt. Die gute Nachricht: Wenn Sie wissen, was zu erfassen ist, sind es ein paar Angaben pro Gast.

Die schlechtere Nachricht: Die Hälfte der „Vorlagen“ aus dem Internet verlangt von den Gästen mehr, als erlaubt ist, und die andere Hälfte vergisst das Feld, wegen dessen die Gemeinden die Gebühr rückwirkend nachfestsetzen.

Was zu tun ist

Zwei Bücher, ein Eintrag

Es sind zwei eigenständige Aufzeichnungen nach zwei Gesetzen. Die Erfüllung der einen befreit nicht von der anderen.

1. 1DAS GÄSTEVERZEICHNIS nach dem Gesetz über kommunale Gebühren — für die Gemeinde, wegen der Aufenthaltsgebühr. Geführt wird es vom Zahler der Gebühr, also vom Anbieter des entgeltlichen Aufenthalts, und zwar „in Papier- oder elektronischer Form … für jede Einrichtung oder jeden Ort, an dem er einen entgeltlichen Aufenthalt gewährt“ (§ 3g Abs. 1 des Gesetzes Nr. 565/1990 Sb.). Sie tragen alle ein, denen Sie einen Aufenthalt gegen Entgelt gewährt haben — Tschechen wie Ausländer, Gebührenschuldner wie Befreite. Ein völlig kostenlos untergebrachter Gast gehört nicht hinein, weil es kein entgeltlicher Aufenthalt ist.

1. 1DAS HAUSBUCH nach dem Ausländeraufenthaltsgesetz — für die Polizei der Tschechischen Republik, Abteilung Fremdenpolizei. Geführt wird es vom „Beherberger“, also von jedem, der Unterkunft gegen Entgelt bietet oder mehr als 5 Ausländer beherbergt, nahestehende Personen ausgenommen (§ 99 Abs. 1 des Gesetzes Nr. 326/1999 Sb.). Ausländer ist dabei jeder, der nicht Staatsbürger der Tschechischen Republik ist, „einschließlich eines Bürgers der Europäischen Union“ (§ 1 Abs. 2) — ein Slowake und ein Deutscher gehören also ins Hausbuch. Achten Sie auf den gegenüber dem Gästeverzeichnis umgekehrten Fall: Sind Sie Beherberger nach § 99 Abs. 1, gehört auch ein kostenlos untergebrachter Ausländer ins Hausbuch. Beherberger sind Sie nämlich nicht nur, wenn Sie gegen Entgelt beherbergen, sondern auch, wenn Sie ohne Entgelt mehr als 5 Ausländer unterbringen — nahestehende Personen ausgenommen.

Aus demselben Gesetz folgen weitere Pflichten des Beherbergers (§ 100 des Gesetzes Nr. 326/1999 Sb.): der Polizei den Zutritt zu unternehmerisch genutzten Orten ermöglichen, dem Ausländer auf Verlangen eine Bestätigung über die Unterbringung ausstellen, den Tod eines untergebrachten Ausländers unverzüglich anzeigen und eine Unterkunft bereitstellen, die nicht offensichtlich unangemessen ist — mindestens 8 m² Bodenfläche für eine Person, 12,6 m² für zwei Personen und 5 m² mehr für jede weitere. Geprüft wird das von derselben Polizei bei derselben Kontrolle.

Die meisten Angaben wiederholen sich in beiden Büchern, und deshalb ist es am vernünftigsten, eine gut entworfene Aufzeichnung zu führen, die beide Pflichten auf einmal abdeckt — sie muss nur alle Angaben aus beiden Gesetzen enthalten. Genau das tut unsere App: Ein Check-in des Gastes füllt die Angaben in beide Bücher und in die Meldung. Für das Hausbuch brauchen Sie dazu noch die Unterschrift des Ausländers nach § 103 Buchst. b) — auf einem unterschriebenen Schriftstück oder Meldeschein; in unserer App fügt sie der Ausländer als elektronische Unterschrift direkt im Check-in-Formular hinzu. Einzelheiten in der Antwort „Papier oder elektronisch?“ unten. Der Aufenthaltszweck ist seit dem 6. 9. 2026 ein eigenes Check-in-Feld. In das Gästeverzeichnis für die Aufenthaltsgebühr gehört neben der Dokumentnummer auch dessen Art — und das Gesetz zählt in § 3g Abs. 2 Buchst. d) neun auf: Reisedokument, Personalausweis, Bescheinigung über den vorübergehenden Aufenthalt im Hoheitsgebiet, Aufenthaltskarte eines Familienangehörigen eines Unionsbürgers, Aufenthaltstitel, Aufenthaltstitel für Ausländer, Daueraufenthaltstitel, Ausweis eines Antragstellers auf internationalen Schutz und Ausweis eines Antragstellers auf vorübergehenden Schutz. Die Aufzählung ist abschließend: Ein „anderes Dokument“ gehört nicht ins Buch, und Führerschein, Versichertenkarte oder ISIC sind für diese Aufzeichnung keine Ausweisdokumente.

Was der Eintrag enthalten muss

Für die GEMEINDE, bei jedem Untergebrachten (§ 3g Abs. 2 des Gesetzes Nr. 565/1990 Sb.):

• Tag des Beginns und Tag des Endes des Aufenthalts,
• Vorname bzw. Vornamen, Nachname und Anschrift des Anmeldeorts oder eines vergleichbaren Orts im Ausland — also der ständige oder gemeldete Wohnsitz, nicht die tatsächliche Wohnanschrift,
• Geburtsdatum,
• Nummer und Art des Ausweisdokuments,
• Höhe der eingezogenen Gebühr ODER der Grund der Befreiung von der Gebühr. Das ist das am häufigsten fehlende Feld.

Bei der Art des Dokuments zählt das Gesetz neun Möglichkeiten auf: Personalausweis, Reisedokument, Bescheinigung über den vorübergehenden Aufenthalt im Hoheitsgebiet, Aufenthaltskarte eines Familienangehörigen eines Unionsbürgers, Aufenthaltstitel, Aufenthaltstitel für Ausländer, Daueraufenthaltstitel, Ausweis eines Antragstellers auf internationalen Schutz und Ausweis eines Antragstellers auf vorübergehenden Schutz. Führerschein und Versichertenkarte gehören nicht dazu.

Für die FREMDENPOLIZEI enthält das Hausbuch die Angaben im Umfang des Meldescheins plus Beginn und Ende der Unterbringung (§ 101 Abs. 1). Nach § 97 ist der Meldeschein umfangreicher, als die meisten Vorlagen annehmen:

• Vorname, Nachname und Geburtsdatum,
• Staatsangehörigkeit,
• ständiger Wohnsitz im Ausland,
• Nummer des Reisedokuments und Visumnummer, wenn im Dokument vermerkt,
• Beginn und Ort des Aufenthalts (die Adresse, an der Sie den Gast unterbringen),
• voraussichtliche Aufenthaltsdauer und deren Zweck.

Der Meldeschein heißt Meldeschein für Ausländer und Sie finden ihn auf policie.gov.cz/ubyport; statt seiner können Sie ein eigenes Schriftstück mit denselben Angaben verwenden.

Die Einträge führen Sie laufend und in fortlaufender Reihe. Ins Gästeverzeichnis „richtig, vollständig, nachweisbar, übersichtlich, verständlich, in einer die Dauerhaftigkeit der Einträge gewährleistenden Weise“ und „zeitlich nacheinander geordnet“ (§ 3g Abs. 3); ins Hausbuch „in aktueller Zeit, regelmäßig, übersichtlich und verständlich“, wiederum chronologisch (§ 101 Abs. 3).

Aufenthalt pro Gast: das entscheidende Detail

Die Buchung geht über 10 Nächte, der Ehemann kam aber drei Tage später? Das Buch soll der Wirklichkeit entsprechen — das Gesetz knüpft den Tag des Beginns und des Endes des Aufenthalts an jede einzelne natürliche Person, nicht an die Buchung. Das Finanzministerium bestätigt das auch für den unterbrochenen Aufenthalt: Reist ein Gast ab und werden die Tage der Abwesenheit nicht bezahlt, tragen Sie ihm den Tag des Aufenthaltsendes ein, und nach der Rückkehr beginnt ein neuer Aufenthalt (MP/08/2020).

Das vergessen die meisten Vorlagen und Konkurrenz-Apps und erfassen für alle den Buchungszeitraum. Bei uns lässt sich für jeden Gast ein eigenes Von–Bis einstellen; korrekt berechnet wird dann auch die Gebühr, deren Grundlage die Zahl der angefangenen Aufenthaltstage mit Ausnahme des ersten Tages ist (§ 3c).

Befreiungsgründe denken Sie sich nicht aus: Sie stehen in § 3b (unter anderem Person unter 18 Jahren, blinde Person, Inhaber des Ausweises ZTP/P und seine Begleitperson, hospitalisierte Person außerhalb der Kurbehandlung, Person in Saisonarbeit). Die Gemeinde kann per Verordnung weitere hinzufügen — Prag befreite etwa die vorübergehende Unterbringung von Studierenden und Schülern oder Begleitpersonen von Hospitalisierten (§ 6 der Verordnung Nr. 18/2019 Sb. der Hauptstadt Prag). Bevor Sie das Feld ausfüllen, öffnen Sie die Verordnung Ihrer Gemeinde; jeden geltend gemachten Anspruch müssen Sie nachweisen können.

Ein Aufenthalt von mehr als 60 aufeinanderfolgenden Kalendertagen bei einem Anbieter ist überhaupt nicht Gegenstand der Gebühr — auch nicht für die ersten 60 Tage (§ 3a Abs. 1); nach der Auslegung des Finanzministeriums MP/08/2019 entsteht dann weder eine Gebühren- noch eine Aufzeichnungspflicht. Die Pflichten gegenüber der Fremdenpolizei (Hausbuch und Meldung) entfallen dadurch aber nicht.

Sechs Jahre Archivierung

Beide Bücher bewahren Sie 6 Jahre ab dem Tag des letzten Eintrags auf (§ 3g Abs. 4 des Gesetzes Nr. 565/1990 Sb. und § 101 Abs. 4 des Gesetzes Nr. 326/1999 Sb.). Ersetzen Sie das Hausbuch durch unterschriebene Schriftstücke oder Meldescheine, laufen diese 6 Jahre für jedes Dokument gesondert — ab dem Ende der Unterbringung des Ausländers (§ 101 Abs. 4 Satz 2). Und hat der Gast den Meldeschein unterschrieben, Sie melden aber elektronisch über UbyPort, bewahren Sie den Meldeschein dennoch 6 Jahre ab der Unterbringung auf (§ 102 Abs. 4).

Das ist länger, als manches Heft, Telefon und mancher Cloud-Dienst hält — denken Sie an Sicherungen. Die elektronische Form ist beim Gästeverzeichnis ausdrücklich zulässig („in Papier- oder elektronischer Form“), beim Hausbuch schreibt das Gesetz keine Form vor; die Polizei erwähnt auf ihren Seiten die Papierform, halten Sie das Buch also stets druck- und exportbereit.

Was nicht ins Buch gehört

Mehr heißt nicht besser — bei personenbezogenen Daten gilt das Gegenteil. Sie verarbeiten sie, weil das Gesetz es Ihnen auferlegt (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) DSGVO), und nur in dem Umfang, den das Gesetz verlangt (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c), Datenminimierung). In die Aufzeichnung gehören nicht und erheben Sie nicht:

• Geburtsnummern — ohne Einwilligung des Trägers dürfen Sie sie nur in den Fällen nach § 13c des Gesetzes Nr. 133/2000 Sb. verwenden; eine Geburtsnummer ist auch die Kombination aus Geburtsdatum und Endziffern,
• Kopien und Scans von Dokumenten „zur Sicherheit“ — eine Kopie des Personalausweises ohne Einwilligung des Inhabers verbietet das Gesetz unmittelbar (§ 39 Buchst. c) des Gesetzes Nr. 269/2021 Sb.), es ist eine Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße bis zu 10.000 CZK (§ 65); beim tschechischen Reisepass gilt dasselbe Verbot (§ 2 Abs. 3 des Gesetzes Nr. 329/1999 Sb.), beim Pass eines Ausländers folgt das Verbot aus der DSGVO, weil Sie für die Kopie keine Rechtsgrundlage haben,
• Gesundheitsdaten über den gesetzlichen Rahmen hinaus — sie sind eine besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO; Ausnahme ist der gesetzliche Befreiungsgrund, der in den Worten des Gesetzes eingetragen wird („Inhaber des Ausweises ZTP/P“), nie eine Diagnose oder eine Kopie des Ausweises,
• Zahlungsdaten und Kartennummern,
• alles „Zusätzliche“, was das Gesetz nicht verlangt.

In das Dokument hineinsehen und Nummer und Art daraus abschreiben dürfen Sie — genau das legt Ihnen das Gesetz auf. Verboten ist, ein Bild davon zu machen.

Die andere Seite der Medaille: Den Gast müssen Sie informieren, was Sie mit seinen Daten tun (Art. 13 DSGVO) — warum Sie sie verarbeiten (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach § 3g des Gesetzes Nr. 565/1990 Sb. und § 101 des Gesetzes Nr. 326/1999 Sb.), an wen sie weitergegeben werden (Gemeinde, Polizei der Tschechischen Republik), wie lange Sie sie halten (6 Jahre) und welche Rechte er hat. Am einfachsten ist es, das in den Check-in-Bedingungen zu haben. → DSGVO und Gästedaten: was Sie dürfen, was Sie müssen und was verboten ist

Was sich anbahnt: eTurista

Sie hören vielleicht, die Bücher würden bald durch ein zentrales Register eTurista abgeschafft. Zum 5. 9. 2026 gilt nichts dergleichen: Das Gesetz Nr. 159/1999 Sb. steht weiterhin in der Fassung vom 1. 3. 2021, der Regierungsentwurf (Drucksache 761) endete mit der Wahlperiode ohne dritte Lesung, und der Abgeordnetenentwurf (Drucksache 106 vom 10. 2. 2026) hat eine ablehnende Stellungnahme der Regierung und wartet auf die erste Lesung in der 30. Sitzung des Abgeordnetenhauses ab dem 8. 9. 2026. Das Ministerium für Regionalentwicklung spricht von einem Start „ab 2027“.

Käme der Entwurf durch, verschwänden die Bücher nicht — die Eintragung ins Register könnte sie nur ersetzen (der vorgeschlagene § 3g Abs. 5 des Gesetzes über kommunale Gebühren und § 102 Abs. 5 des Ausländeraufenthaltsgesetzes), und den Gast würden Sie binnen 24 Stunden nach der Unterbringung eintragen. Dieselbe Drucksache will die Gebührenobergrenze von 50 CZK auf 100 CZK anheben. Beobachten Sie es, richten Sie sich aber nicht danach.

Die Verordnung (EU) 2024/1028 gilt zwar seit dem 20. 5. 2026, ein Registrierungsverfahren führt aber jeder Staat selbst ein — verpflichtend nur dann, wenn er den Plattformen die Übermittlung von Daten auferlegt (Art. 4). Tschechien hat es nicht eingeführt, eine tschechische Registriernummer fürs Inserat existiert also bislang nicht und die Plattformen können sie nicht verlangen.

Die häufigsten Fehler und Mythen

• „Das Buch schreibe ich einmal im Monat nach.“ — Das Gesetz verlangt laufende Einträge in aktueller Zeit. Bei Beginn einer Kontrolle müssen Sie das Buch mit den Angaben zu den Gästen vorlegen, die gerade jetzt bei Ihnen wohnen (§ 100 Buchst. f)).
• „Befreite Gäste muss ich nicht eintragen.“ — Müssen Sie, nur tragen Sie statt des Betrags den Befreiungsgrund ein. Ohne ihn wird die Person als Gebührenschuldner behandelt: Die Gemeinde setzt die Gebühr nach (§ 11 Abs. 3) und kann sie um bis zum Doppelten der Differenz erhöhen (§ 11c Abs. 1), für mangelhafte Aufzeichnungen droht zusätzlich eine Geldbuße bis zu 500.000 CZK (§ 247a Abs. 1 Buchst. b) der Abgabenordnung).
• „Ich erfasse den, auf den die Buchung lautet.“ — Erfasst werden alle Untergebrachten, jeder in einer eigenen Zeile, Kinder eingeschlossen.
• „Slowaken und Österreicher sind keine Ausländer.“ — Für das Ausländeraufenthaltsgesetz ist Ausländer jeder, der nicht Staatsbürger der Tschechischen Republik ist, EU-Bürger eingeschlossen. Ein mangelhaftes Hausbuch kostet bis zu 50.000 CZK (§ 156 Abs. 2, bei Unternehmern § 157 Abs. 4).
• „Ich fotografiere den Pass, dann habe ich Sicherheit.“ — Eine Kopie des Dokuments ohne Einwilligung ist verboten, und eine Einwilligung nach dem Muster „sonst beherberge ich Sie nicht“ ist nicht freiwillig. Das Gesetz will die Angaben aus dem Dokument, nicht das Dokument selbst.
• „Nach zwei Jahren lösche ich das.“ — Sechs Jahre ab dem letzten Eintrag, sonst ist die Pflicht nicht erfüllt.

Häufige Fragen

Aktualisiert: 5. 9. 2026, inhaltlich gegen die genannten Quellen geprüft. Informationstext, keine Rechts- oder Steuerberatung — besprechen Sie Ihren konkreten Fall mit einer Fachperson.