Molti host hanno timore della casella dati (datová schránka) — eppure è la cosa più utile che lo Stato ti abbia mai attivato. Domanda di licenza commerciale, dichiarazione dei redditi, richiesta di accesso a UbyPort, comunicazione al comune: tutto dal divano, con ricevuta di consegna e gratis.

Due cose sono essenziali. La casella ce l'hai anche se non lo sai. E la posta che ti arriva si considera notificata anche se non la leggi. La difesa richiede venti minuti e non costa nulla — solo attenzione: nel 2026 il portale ha cambiato indirizzo.

Cosa fare

La casella con ogni probabilità ce l'hai già

Dal 1° gennaio 2023 lo Stato attiva gratuitamente una casella a ogni persona fisica che esercita attività d'impresa non appena viene a sapere dell'iscrizione in un registro previsto dalla legge (§ 4 comma 1 della legge n. 300/2008 Sb.), e a ogni persona giuridica nel registro delle persone (§ 5 comma 1), associazioni e condomini compresi. Non la ricevono in automatico solo gli imprenditori senza IČO e le persone straniere.

Le credenziali non arrivano per raccomandata, ma esclusivamente a mani proprie del destinatario (§ 10 comma 1) — non può ritirarle nemmeno il coniuge. La giacenza è di 10 giorni, le credenziali non ritirate vengono invalidate. E soprattutto: la casella diventa accessibile con il primo accesso, al più tardi il 15° giorno dopo la consegna delle credenziali (§ 10 comma 2). È dunque viva anche una casella in cui non sei mai entrato.

Più comoda di nome utente e password è Identita občana (identità bancaria, carta d'identità elettronica, Chiave mobile eGovernment, NIA ID, MojeID). Il vecchio mojedatovaschranka.cz dal 27 agosto 2026 è solo un reindirizzamento, quindi la password salvata nel browser va inserita di nuovo. Nel Portale del cittadino, per giunta, dal 1° agosto 2026 si entra solo con Identita občana.

La finzione di notifica — l'unico vero pericolo

Il documento è notificato nel momento in cui accede una persona autorizzata (§ 17 comma 3). Se nessuno accede entro 10 giorni di calendario dal giorno della consegna, si considera notificato l'ultimo giorno del termine (§ 17 comma 4), con gli effetti della consegna a mani proprie. Avviso di pagamento, intimazione dell'amministratore della tassa, citazione: i termini decorrono, che tu legga o no. Per questo „notificato“, non „letto“.

La stessa finzione vale anche per i messaggi dei mittenti privati (§ 18a comma 3): la diffida di un avvocato o un sollecito del condominio dopo dieci giorni sono notificati allo stesso modo. Tutte le caselle, inoltre, sono impostate fin dall'inizio per riceverli e, secondo il regolamento operativo dell'ISDS, può disattivarli solo il titolare della casella di una persona fisica — l'imprenditore no.

Venti minuti di configurazione, passo dopo passo

1. 1Accedi su datovka.gov.cz — con Identita občana, oppure con nome utente e password della busta.
2. 2Attiva gli avvisi via e-mail: Impostazioni → Notifiche → Notifica via e-mail. Sono gratuiti.
3. 3Riscrivi i filtri nel programma di posta: gli avvisi arrivano da notifikace@datovka.gov.cz, prima da notifikace@mojedatovaschranka.cz. Senza di ciò li hai attivi e non ne sai comunque nulla. Il contenuto del messaggio non vi compare.
4. 4Installa la Chiave mobile eGovernment, associala con il codice QR (Impostazioni → Modalità di accesso → Accesso con la Chiave mobile) e attiva il push: Impostazioni → Notifiche → Notifica alla Chiave mobile. Gratis, a differenza degli SMS a 3 CZK IVA inclusa per messaggio.
5. 5Nella s.r.o. aggiungi il commercialista come persona incaricata: Impostazioni → Utenti → Nuovo utente. L'accesso ce l'ha l'amministratore (§ 8 comma 3), la persona incaricata agisce nei limiti che le vengono assegnati (§ 8 comma 6) e riceve credenziali proprie — le tue non darle a nessuno.

Che cosa sbrighi dal divano

Un atto compiuto con la casella dati ha gli stessi effetti di un atto compiuto per iscritto e firmato (§ 18 comma 2 della legge n. 300/2008 Sb.) — la firma elettronica non ti serve.

• LICENZA COMMERCIALE — domanda, variazioni, unità operativa e sospensione tramite il modulo unico di registrazione (JRF) da rzp.gov.cz. → Come aprire la licenza commerciale per l'alloggio: passo dopo passo in un pomeriggio
• IMPOSTE — dichiarazione, domanda di registrazione e comunicazione di variazione dei dati di registrazione sono istanze su modulo e, con la casella per legge, devi presentarle solo per via elettronica (§ 72 commi 1 e 6 della legge n. 280/2009 Sb., testo dal 1° gennaio 2026). Funziona anche il portale MOJE daně (mojedane.gov.cz) — la casella informativa fiscale DIS+ o l'applicazione EPO su adisspr.mfcr.cz.
• POLIZIA PER GLI STRANIERI — la domanda di registrazione della struttura ricettiva la generi nell'applicazione UbyPort (ubyport.pcr.cz/UbyPort) e la invii alla casella della Direzione del servizio di polizia per gli stranieri ybndqw9. La segnalazione degli ospiti passa poi da UbyPort, non dalla casella dati. → UbyPort senza stress: come segnalare correttamente gli ospiti stranieri alla polizia per stranieri
• COMUNE — comunicazione ai fini della tassa di soggiorno e le dichiarazioni periodiche. A Praga: comunicazione entro 30 giorni dall'avvio dell'attività, variazioni entro 15 giorni, aliquota 50 CZK per persona e giorno iniziato escluso il giorno di arrivo, versamento entro il 15° giorno del mese successivo (regolamento n. 18/2019 Sb. della Città di Praga). Altrove secondo il regolamento comunale. → Tassa di soggiorno: ogni comune la regola a modo suo — e la riscuoti tu
• ČSSZ E CASSA MALATTIA — i prospetti dei lavoratori autonomi non sono una possibilità ma un obbligo, e un PDF nella casella dati non basta. Con la casella per legge presenti il prospetto alla ČSSZ solo in XML (ePortal della ČSSZ o casella 5ffu6xk); la VZP dal 1° gennaio 2026 accetta il prospetto solo per via elettronica, e da tutti gli autonomi, non solo dai titolari di casella (Moje VZP, VZP Point, casella i48ae3q).
• REGISTRAZIONE DELLE LOCAZIONI BREVI — per ora da nessuna parte. Il regolamento dell'Unione europea 2024/1028 si applica dal 20 maggio 2026, ma al 5 settembre 2026 la Cechia non ha né una legge di adattamento né un registro, ed eTurista dovrebbe partire solo nel 2027. → Airbnb in Cechia in regola: la mappa completa degli obblighi dell'host

I messaggi agli uffici e la ricezione dei messaggi sono gratuiti; si pagano i messaggi dati postali ai destinatari privati — 10 CZK IVA inclusa fino a 20 MB, 30 CZK oltre 20 MB (listino delle Poste ceche dal 1° aprile 2026). Gli allegati di un messaggio possono arrivare a 100 MB (dal 1° gennaio 2024, prima 20 MB) e oltre al PDF passano anche DOCX, XLSX, JPG, PNG, XML o ZIP (decreto n. 194/2009 Sb.).

Che cosa sopravvive a 90 giorni e che cosa no

I messaggi vengono cancellati, e non è un'abitudine ma una regola ferrea: restano archiviati 90 giorni dal giorno in cui ha effettuato l'accesso una persona autorizzata, e 3 anni dal giorno della consegna se non accede nessuno (§ 6 del decreto n. 194/2009 Sb.).

Che cosa non sparisce: le buste dei messaggi senza allegati l'ISDS le conserva in modo permanente, nella cartella Cronologia. La ricevuta di consegna di un messaggio cancellato la scarichi lì anche dopo anni in PDF o ZFO con il sigillo aggiornato dell'amministratore dell'ISDS, oppure la fai convertire in forma cartacea a un Czech POINT. Il contenuto e gli allegati, però, non si conservano, e la ricerca è possibile solo in un intervallo fino a 3 mesi. Scorri gli inviati per il contenuto, la Cronologia per la prova — in una controversia su un termine la ricevuta è la tua prova.

Il contenuto lo salvi tu e gratis: il pulsante SCARICA MESSAGGIO (ZFO) salva busta e allegati come dati firmati elettronicamente, la seconda possibilità è il servizio Archivio nel Portale del cittadino — gratuito, ma devi attivarlo nelle impostazioni della casella dati (la copia del messaggio nasce tre settimane dopo la notifica). La Cassaforte dati a pagamento delle Poste ceche costa 120 CZK l'anno per 20 messaggi, 3.300 CZK per 500 messaggi (listino dal 1° aprile 2026, IVA inclusa). All'attivazione della casella ricevi inoltre una volta la Cassaforte dati in prova — 20 messaggi per 3 mesi gratis. Un allegato PDF salvato, da solo, non ha valore probatorio.

Gli errori e i miti più frequenti

• „Le credenziali non le ho ritirate, quindi la casella non ce l'ho.“ — Ce l'hai. Diventa accessibile al più tardi il 15° giorno dopo la consegna delle credenziali (§ 10 comma 2). Una casella morta in cui piovono intimazioni è il modo più costoso di ignorare le cose nel diritto ceco.
• „Gli avvisi mi arrivavano, quindi è tutto a posto.“ — Dal 27 agosto 2026 arrivano dall'indirizzo notifikace@datovka.gov.cz. I vecchi filtri smettono di intercettarli.
• „La finzione di notifica riguarda solo gli uffici.“ — Non è così. I messaggi dei mittenti privati sono notificati dopo 10 giorni allo stesso modo (§ 18a comma 3) e l'imprenditore non può disattivarne la ricezione.
• „Il prospetto dell'autonomo lo mando nella casella dati in PDF.“ — Non lo accettano. La ČSSZ vuole XML, la VZP dal 1° gennaio 2026 Moje VZP, VZP Point o la casella i48ae3q.

Domande frequenti

Aggiornato: 5 settembre 2026, verificato nei fatti rispetto alle fonti indicate. Testo informativo, non consulenza legale o fiscale — per la tua situazione specifica rivolgiti a un professionista.