Spousta ubytovatelů má z datové schránky respekt — a přitom je to to nejužitečnější, co vám stát kdy zřídil. Ohlášení živnosti, daňové přiznání, žádost o přístup do UbyPortu, hlášení obci: všechno z gauče, s doručenkou a zdarma.

Podstatné jsou dvě věci. Schránku máte, i když o ní nevíte. A pošta v ní se počítá za doručenou, i když si ji nepřečtete. Obrana trvá dvacet minut a nic nestojí — jen pozor, portál se v roce 2026 přestěhoval.

Co udělat

Schránku už nejspíš máte

Od 1. 1. 2023 zřizuje stát schránku bezplatně každé podnikající fyzické osobě, jakmile se dozví o zápisu do zákonem stanovené evidence (§ 4 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb.), i každé právnické osobě v registru osob (§ 5 odst. 1), včetně spolků a SVJ. Automaticky ji nedostane jen podnikatel bez IČO a osoba zahraniční.

Přístupové údaje nechodí doporučeně, ale do vlastních rukou výhradně jen adresáta (§ 10 odst. 1) — nepřevezme je ani manželka. Úložní doba je 10 dnů, nevyzvednuté údaje se zneplatní. A hlavně: schránka se zpřístupní prvním přihlášením, nejpozději 15. dnem po doručení údajů (§ 10 odst. 2). Živá je tedy i schránka, do které jste nikdy nevkročili.

Pohodlnější než jméno a heslo je Identita občana (bankovní identita, eObčanka, Mobilní klíč eGovernmentu, NIA ID, MojeID). Stará mojedatovaschranka.cz je od 27. 8. 2026 jen přesměrovaná, heslo uložené v prohlížeči proto zadáte znovu. Do Portálu občana se navíc od 1. 8. 2026 dostanete už jen Identitou občana.

Fikce doručení — to jediné nebezpečí

Dokument je doručen okamžikem, kdy se přihlásí oprávněná osoba (§ 17 odst. 3). Nepřihlásí-li se nikdo do 10 kalendářních dnů ode dne dodání, je doručen posledním dnem lhůty (§ 17 odst. 4), s účinky doručení do vlastních rukou. Platební výměr, výzva správce poplatku, předvolání: lhůty běží, ať čtete, nebo ne. Proto „doručeno“, ne „přečteno“.

Stejná fikce platí i pro zprávy od soukromých odesílatelů (§ 18a odst. 3): předžalobní výzva advokáta nebo upomínka od SVJ jsou po deseti dnech doručené stejně. Všechny schránky jsou navíc od začátku nastaveny na jejich příjem a podle provozního řádu ISDS ho smí vypnout jedině držitel schránky fyzické osoby — podnikatel ne.

Dvacet minut nastavení, krok za krokem

1. 1Přihlaste se na datovka.gov.cz — Identitou občana, nebo jménem a heslem z obálky.
2. 2Zapněte e-mailová upozornění: Nastavení → Notifikace → Notifikace e-mailem. Jsou zdarma.
3. 3Přepište si v poštovním klientovi filtry: upozornění chodí z notifikace@datovka.gov.cz, dřív z notifikace@mojedatovaschranka.cz. Bez toho je máte zapnutá, a stejně o nich nevíte. Obsah zprávy v nich nechodí.
4. 4Nainstalujte si Mobilní klíč eGovernmentu, spárujte ho QR kódem (Nastavení → Možnosti přihlášení → Přihlášení Mobilním klíčem) a zapněte push: Nastavení → Notifikace → Notifikace na Mobilní klíč. Zdarma, na rozdíl od SMS za 3 Kč vč. DPH za zprávu.
5. 5U s.r.o. přidejte účetní jako pověřenou osobu: Nastavení → Uživatelé → Nový uživatel. Přístup má jednatel (§ 8 odst. 3), pověřená osoba jedná v rozsahu, který jí určí (§ 8 odst. 6), a dostane vlastní údaje — své nikomu nedávejte.

Co všechno vyřídíte z gauče

Úkon učiněný datovkou má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný (§ 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.) — elektronický podpis nepotřebujete.

• ŽIVNOST — ohlášení, změny, provozovna i přerušení přes jednotný registrační formulář (JRF) z rzp.gov.cz. → Jak založit živnost na ubytování: krok za krokem za jedno odpoledne
• DANĚ — přiznání, přihláška k registraci i oznámení o změně registračních údajů jsou formulářová podání a se schránkou ze zákona je musíte učinit pouze elektronicky (§ 72 odst. 1 a 6 zákona č. 280/2009 Sb., znění od 1. 1. 2026). Funguje i portál MOJE daně (mojedane.gov.cz) — daňová informační schránka DIS+ nebo aplikace EPO na adisspr.mfcr.cz.
• CIZINECKÁ POLICIE — žádost o registraci ubytovacího zařízení vygenerujete v aplikaci UbyPort (ubyport.pcr.cz/UbyPort) a pošlete do schránky Ředitelství služby cizinecké policie ybndqw9. Hlášení hostů pak běží v UbyPortu, ne datovkou. → UbyPort bez stresu: jak správně hlásit zahraniční hosty cizinecké policii
• OBEC — ohlášení k poplatku z pobytu i pravidelná hlášení. V Praze: ohlášení do 30 dnů od zahájení činnosti, změny do 15 dnů, sazba 50 Kč za osobu a započatý den kromě dne příjezdu, odvod do 15. dne dalšího měsíce (OZV č. 18/2019 Sb. hl. m. Prahy). Jinde podle vyhlášky obce. → Poplatek z pobytu: každá obec ho má jinak — a vybíráte ho vy
• ČSSZ A POJIŠŤOVNA — přehledy OSVČ nejsou možnost, ale povinnost, a PDF do datovky nestačí. Se schránkou ze zákona podáváte přehled ČSSZ jen v XML (ePortál ČSSZ nebo schránka 5ffu6xk); VZP přijímá od 1. 1. 2026 přehled už jen elektronicky, a to od všech OSVČ, ne jen od držitelů schránky (Moje VZP, VZP Point, schránka i48ae3q).
• REGISTRACE KRÁTKODOBÝCH PRONÁJMŮ — zatím nikam. Nařízení Evropské unie 2024/1028 se použije ode dne 20. 5. 2026, ale Česko k 5. 9. 2026 nemá adaptační zákon ani registr a eTurista má běžet až v roce 2027. → Airbnb v Česku legálně: kompletní mapa povinností ubytovatele

Zprávy úřadům i příjem zpráv jsou zdarma; placené jsou poštovní datové zprávy soukromým adresátům — 10 Kč vč. DPH do 20 MB, 30 Kč nad 20 MB (ceník České pošty od 1. 4. 2026). Přílohy jedné zprávy mohou mít až 100 MB (od 1. 1. 2024, dříve 20 MB) a kromě PDF projdou i DOCX, XLSX, JPG, PNG, XML či ZIP (vyhláška č. 194/2009 Sb.).

Co přežije 90 dnů a co ne

Zprávy se mažou a není to zvyklost, ale pevné pravidlo: uloženy jsou 90 dnů ode dne, kdy se přihlásila oprávněná osoba, a 3 roky ode dne dodání, pokud se nepřihlásí nikdo (§ 6 vyhlášky č. 194/2009 Sb.).

Co nezmizí: obálky zpráv bez příloh uchovává ISDS trvale, ve složce Historie. Doručenku smazané zprávy si tam i po letech stáhnete v PDF nebo ZFO s aktuální pečetí správce ISDS, nebo ji necháte zkonvertovat do listinné podoby na Czech POINTu. Obsah a přílohy se ale neuchovávají a vyhledávat lze jen v intervalu do 3 měsíců. Odeslané si projděte kvůli obsahu, Historii kvůli důkazu — ve sporu o lhůtu je doručenka váš důkaz.

Obsah si uložíte sami a zdarma: tlačítko STÁHNOUT ZPRÁVU (ZFO) uloží obálku i přílohy jako elektronicky podepsaná data, druhou možností je služba Archiv v Portálu občana — zdarma, ale musíte ji tam zapnout v nastavení datové schránky (kopie zprávy vzniká po třech týdnech od doručení). Placený Datový trezor České pošty stojí 120 Kč za rok za 20 zpráv, 3 300 Kč za 500 zpráv (ceník od 1. 4. 2026, vč. DPH). Při zřízení schránky navíc jednou dostanete Datový trezor na zkoušku — 20 zpráv na 3 měsíce zdarma. Uložená PDF příloha sama průkaznost nemá.

Nejčastější chyby a mýty

• „Údaje jsem si nevyzvedl, takže schránku nemám.“ — Máte. Zpřístupní se nejpozději 15. dnem po doručení údajů (§ 10 odst. 2). Mrtvá schránka, do které padají výzvy, je nejdražší způsob ignorace v českém právu.
• „Upozornění mi chodila, tak to mám vyřešené.“ — Od 27. 8. 2026 chodí z adresy notifikace@datovka.gov.cz. Staré filtry je přestanou chytat.
• „Fikce doručení se týká jen úřadů.“ — Netýká. Zprávy od soukromých odesílatelů jsou doručeny po 10 dnech stejně (§ 18a odst. 3) a příjem si podnikatel nemůže vypnout.
• „Přehled OSVČ pošlu do datovky jako PDF.“ — Nepřijmou ho. ČSSZ chce XML, VZP od 1. 1. 2026 Moje VZP, VZP Point nebo schránku i48ae3q.

Časté otázky

Aktualizováno: 5. 9. 2026, fakticky ověřeno proti uvedeným zdrojům. Informační text, ne právní ani daňové poradenství — konkrétní situaci konzultujte s odborníkem.