Un foglio di calcolo non è uno strumento cattivo. Per sette anni ci ho tenuto prenotazioni, ospiti, imposta di soggiorno e spese, e per molto tempo è bastato. Ubyo l’ho costruito solo quando avevo più appartamenti, più stranieri e più multe a portata di mano di quanto riuscissi a controllare a mano.

Scrivo questo confronto come qualcuno che vende l’app, quindi un po’ di sospetto è legittimo. Per questo sarà concreto: per ogni cosa dirò se un foglio la gestisce, quanto costa e dove Ubyo non aggiunge nulla.

Dove basta un foglio di calcolo

• Hai un solo appartamento, ospiti per lo più cechi e poche prenotazioni al mese. Gli stranieri li notifichi a mano sul sito della polizia, l’imposta di soggiorno la calcoli con una formula, il registro lo tieni come un foglio della tabella. È un’ora al mese e funziona.
• Riepilogo di entrate e spese per la dichiarazione dei redditi. Con le spese forfettarie del 60% tieni solo la registrazione delle entrate e dei crediti. Per questo il foglio è fatto apposta e Ubyo non te ne libera — i dati da Ubyo li esporti comunque per il commercialista.
• Decisioni sul prezzo. Prezzi dinamici, confronto con la concorrenza, listini stagionali — questo Ubyo non lo fa. Un foglio con i prezzi per mese è qui uno strumento equivalente.
• Calendario. Airbnb e Booking sincronizzano la disponibilità tra loro via iCal anche senza un’app terza.

Se questa è tutta la tua attività e le quattro cose del capitolo successivo le fai in tempo, l’app non ti serve. Davvero.

Dove il foglio di calcolo non basta più

1. Notifica a UbyPort. Ogni straniero — slovacco, tedesco, bambino — lo ricopi nel modulo della polizia entro 3 giorni lavorativi. A mano significa trascrivere il nome con i segni diacritici, il numero del documento, lo Stato dal codificatore (il Kosovo non è RKS né XK, ma XXK) e lo scopo del soggiorno. Il foglio non conserva la doručenka (ricevuta di consegna), che ti servirà quando arriva un controllo. La multa per un ospite non notificato arriva fino a 50.000 CZK.

2. Due registri con firma. La legge consente di tenere la evidenční kniha (registro dei soggiorni) in forma elettronica, ma deve contenere tutti i campi, compreso il tipo di documento d’identità fra i nove tipi previsti dalla legge e il motivo dell’esenzione dall’imposta, e va conservata per 6 anni dall’ultima registrazione. La domovní kniha (registro degli alloggiati) per gli stranieri si basa inoltre su un modulo che lo straniero compila e firma personalmente — un foglio senza firma non la sostituisce, ti servono anche i documenti firmati.

3. Poplatek z pobytu (imposta di soggiorno). La formula calcola notti per persone per aliquota meno i bambini. Quello che la formula non sa fare è ricordare che Praga versa mensilmente al distretto municipale, Brno trimestralmente, che il giorno di arrivo non si conta e che dopo 60 giorni l’imposta non è più dovuta. E non produce la dichiarazione per l’ufficio né il codice QR per il pagamento.

4. Liste di sanzioni. Questo in un foglio non si fa proprio. Ogni ospite andrebbe confrontato con le liste di sanzioni dell’UE e della Repubblica Ceca; a mano non lo fa nessuno, quindi non si fa. Ubyo lo fa a ogni check-in.

5. Protezione dei dati. Un foglio con i numeri dei documenti sta nel cloud o sul portatile, lo condividi con il team delle pulizie, non ha permessi di accesso e dopo sei anni non si cancella da solo. L’anonimizzazione dei vecchi record la fai a mano, cioè mai.

6. Tempo. Una stima onesta dalla mia attività: una prenotazione con stranieri richiede a mano 10–15 minuti di lavoro — trascrizione dei documenti, notifica, entrambi i registri, imposta. Con 15 prenotazioni al mese sono 3–4 ore. Non dieci ore a settimana, come promettono le pubblicità. Tre ore.

Confronto per attività

Che cosa Ubyo non fa (e di proposito)

• Non è un channel manager. Legge le prenotazioni dalle piattaforme, ma non vi scrive disponibilità e prezzi. Per questo esistono strumenti specializzati, e Ubyo si può collegare a essi.
• Non fa i prezzi. Niente prezzi dinamici, nessun consiglio del tipo “alza del 12%”.
• Non è contabilità. Ti fornisce i dati — entrate, commissioni, IVA sulle commissioni, spese — ma con Ubyo non presenti la dichiarazione e non sostituisce il commercialista.
• Non chatta con gli ospiti sulle piattaforme. I messaggi agli ospiti passano solo tramite un PMS collegato; la casella messaggi di Airbnb Ubyo non la gestisce.

Non sono funzioni che “arriveranno più avanti”. Sono cose che altri fanno meglio, e Ubyo si attiene a ciò che lo Stato, il comune e la polizia chiedono al gestore dell’alloggio.

Quanto costa e quando conviene

Basic costa 179 CZK per appartamento al mese, Profi 436 CZK (349 CZK con pagamento annuale), dal quinto appartamento sconto del 20%. I prezzi sono aggiornati a settembre 2026, DPH (IVA ceca) inclusa, i primi 14 giorni sono gratuiti e senza carta di pagamento.

I conti sono semplici. Se valuti la tua ora 300 CZK, Basic si ripaga con 40 minuti risparmiati al mese. Una sola multa per uno straniero non notificato, pari a 50.000 CZK, equivale a 23 anni di piano Basic. Non do per scontato che tu la riceva — do per scontato che tu non voglia controllarla a mano.

E onestamente anche l’altro lato: se gestisci l’appartamento come attività accessoria con cinque prenotazioni al mese e riesci a stare dietro a tutto, 179 CZK al mese sono una spesa che non ti restituisce nulla. Resta al foglio di calcolo finché ti basta.