Eine Tabelle ist kein schlechtes Werkzeug. Sieben Jahre lang habe ich darin Buchungen, Gäste, den poplatek z pobytu (Aufenthaltsgebühr) und die Ausgaben geführt, und lange hat das gereicht. Ubyo habe ich erst gebaut, als ich mehr Wohnungen, mehr Ausländer und mehr drohende Bußgelder hatte, als ich von Hand im Blick behalten konnte.

Diesen Vergleich schreibe ich als jemand, der diese App verkauft, Misstrauen ist also angebracht. Deshalb wird er konkret: Bei jedem Punkt sage ich, ob die Tabelle ihn schafft, was das kostet und wo Ubyo nichts hinzufügt.

Wo eine Tabelle reicht

• Sie haben eine Wohnung, überwiegend tschechische Gäste und ein paar Buchungen im Monat. Ausländer melden Sie von Hand auf der Website der Polizei, die Gebühr berechnen Sie mit einer Formel, das Buch führen Sie als Tabellenblatt. Das ist eine Stunde im Monat und funktioniert.
• Übersicht über Einnahmen und Ausgaben für die Steuererklärung. Mit 60 % Ausgabenpauschale führen Sie nur Aufzeichnungen über Einnahmen und Forderungen. Dafür ist eine Tabelle wie gemacht, und Ubyo nimmt Ihnen das nicht ab – die Unterlagen exportieren Sie daraus ohnehin für die Buchhaltung.
• Preisentscheidungen. Dynamische Preise, Vergleich mit der Konkurrenz, saisonale Preislisten – das macht Ubyo nicht. Eine Tabelle mit Preisen nach Monaten ist hier ein gleichwertiges Werkzeug.
• Kalender. Airbnb und Booking synchronisieren die Verfügbarkeit untereinander per iCal auch ohne dritte App.

Wenn das Ihr gesamter Betrieb ist und Sie die vier Dinge aus dem nächsten Kapitel rechtzeitig erledigen, brauchen Sie keine App. Wirklich.

Wo eine Tabelle nicht mehr reicht

1. Meldung an UbyPort. Jeden Ausländer – Slowaken, Deutschen, Kind – übertragen Sie binnen 3 Arbeitstagen in das Formular der Polizei. Von Hand heißt das: Namen mit diakritischen Zeichen abschreiben, Ausweisnummer, Staat aus dem Code-Verzeichnis (Kosovo ist nicht RKS und nicht XK, sondern XXK) und Aufenthaltszweck. Eine Tabelle bewahrt keinen Zustellungsnachweis auf, den Sie brauchen werden, wenn eine Kontrolle kommt. Das Bußgeld für einen nicht gemeldeten Gast beträgt bis zu 50.000 CZK.

2. Zwei Bücher mit Unterschrift. Das Gesetz erlaubt, die evidenční kniha (Gästeverzeichnis) elektronisch zu führen, aber sie muss alle Felder enthalten, einschließlich der Art des Identitätsnachweises aus neun gesetzlichen Arten und des Grunds für eine Befreiung von der Gebühr, und sie muss 6 Jahre ab dem letzten Eintrag aufbewahrt werden. Die domovní kniha (Hausbuch) für Ausländer beruht zudem auf einem Formular, das der Ausländer persönlich ausfüllt und unterschreibt – eine Tabelle ohne Unterschrift ersetzt sie nicht, Sie brauchen dazu auch die unterschriebenen Papiere.

3. Aufenthaltsgebühr. Eine Formel rechnet Nächte mal Personen mal Satz minus Kinder. Was die Formel nicht kann, ist im Blick zu behalten, dass Prag monatlich an den Stadtbezirk abführt, Brünn vierteljährlich, dass der Anreisetag nicht zählt und dass die Gebühr nach 60 Tagen endet. Und sie erstellt weder die Meldung für das Amt noch einen QR-Code für die Zahlung.

4. Sanktionslisten. Das machen Sie in einer Tabelle überhaupt nicht. Jeder Gast soll mit den Sanktionslisten der EU und Tschechiens abgeglichen werden; von Hand macht das niemand, also wird es nicht gemacht. Ubyo macht es bei jedem Check-in.

5. Datenschutz. Eine Tabelle mit Ausweisnummern liegt in der Cloud oder auf dem Laptop, Sie teilen sie mit dem Reinigungsteam, sie hat keine Zugriffsrechte und löscht sich nach sechs Jahren nicht von selbst. Die Anonymisierung alter Einträge machen Sie von Hand, also nie.

6. Zeit. Eine ehrliche Schätzung aus meinem Betrieb: Eine Buchung mit Ausländern ist von Hand 10 bis 15 Minuten Arbeit – Ausweise abtippen, Meldung, beide Bücher, Gebühr. Bei 15 Buchungen im Monat sind das 3 bis 4 Stunden. Nicht zehn Stunden pro Woche, wie die Werbung verspricht. Drei Stunden.

Vergleich nach Aufgaben

Was Ubyo nicht kann (und zwar bewusst)

• Es ist kein Channel Manager. Es liest Buchungen von den Plattformen, schreibt aber keine Verfügbarkeit und keine Preise dorthin. Dafür gibt es spezialisierte Werkzeuge, und Ubyo lässt sich an sie anbinden.
• Es macht keine Preise. Keine dynamischen Preise, keine Empfehlungen à la „Erhöhen Sie um 12 %“.
• Es ist keine Buchhaltung. Es liefert Ihnen Unterlagen – Einnahmen, Provisionen, DPH (tschechische Mehrwertsteuer) auf Provisionen, Ausgaben –, aber eine Steuererklärung reichen Sie damit nicht ein, und die Buchhaltung ersetzt es nicht.
• Es chattet nicht mit Gästen auf den Plattformen. Nachrichten an Gäste laufen nur über ein angebundenes PMS; das Airbnb-Postfach selbst übernimmt Ubyo nicht.

Das sind keine Funktionen, die „später kommen“. Es sind Dinge, die andere besser machen, und Ubyo hält sich an das, was Staat, Gemeinde und Polizei vom Unterkunftsanbieter verlangen.

Was es kostet und wann es sich lohnt

Basic kostet 179 CZK pro Wohnung und Monat, Profi 436 CZK (349 CZK bei jährlicher Zahlung), ab der fünften Wohnung 20 % Rabatt. Die Preise gelten per September 2026 inklusive DPH, die ersten 14 Tage sind kostenlos und ohne Kreditkarte.

Die Rechnung ist einfach. Wenn Sie Ihre Stunde mit 300 CZK bewerten, bezahlt sich Basic durch 40 eingesparte Minuten im Monat. Ein einziges Bußgeld für einen nicht gemeldeten Ausländer in Höhe von 50.000 CZK entspricht 23 Jahren Basic-Tarif. Ich gehe nicht davon aus, dass Sie es bekommen – ich gehe davon aus, dass Sie es nicht von Hand verhindern wollen.

Und ehrlicherweise auch die andere Seite: Wenn Sie die Wohnung nebenbei mit fünf Buchungen im Monat betreiben und alles schaffen, sind 179 CZK im Monat eine Ausgabe, die Ihnen nichts zurückbringt. Bleiben Sie bei der Tabelle, solange sie Ihnen reicht.