Perché la legge ti chiede due registrazioni dello stesso ospite, cosa va in ciascuna, chi le controlla e perché entrambe si conservano per sei anni.
«Tengo il registro degli ospiti» dice quasi ogni gestore dell’alloggio. Quando chiedo quale, di solito cala il silenzio. La legge infatti ne vuole due — e li vogliono due uffici diversi, per due motivi diversi.
Perché sono due
L’evidenční kniha (registro dei soggiorni) è prescritta dalla legge sui tributi locali. Serve al comune per verificare che tu abbia riscosso e versato correttamente il poplatek z pobytu (imposta di soggiorno). La domovní kniha (registro degli alloggiati) è prescritta dalla legge sul soggiorno degli stranieri. Serve alla cizinecká policie (Polizia per gli stranieri) per sapere dove si trova ciascuno straniero.
Due leggi, due uffici, due scopi. Per questo non si può dire «ne tengo uno e così sono a posto con entrambi». Si può però dire un’altra cosa: entrambi si possono compilare con gli stessi dati, se li raccogli nel modo giusto.
Cosa va in ciascuno
| Registro dei soggiorni (comune) | Registro degli alloggiati (polizia) | |
|---|---|---|
| Chi si registra | tutti gli ospiti, anche i cechi, ciascuno su una riga propria, anche i bambini | solo gli stranieri, cioè chiunque non abbia la cittadinanza ceca, anche i cittadini UE |
| Dati | inizio e fine del soggiorno, nome e cognome, indirizzo di residenza, data di nascita, numero e tipo del documento, importo dell’imposta o motivo dell’esenzione | i dati del modulo di notifica: nome, data di nascita, cittadinanza, residenza all’estero, numero del documento e del visto, scopo del soggiorno, più l’inizio e la fine effettivi dell’alloggio |
| Chi controlla | l’ufficio comunale, a Praga l’ufficio del distretto municipale | la Polizia per gli stranieri durante un controllo sul posto |
| Conservazione | 6 anni dall’ultima registrazione | 6 anni dall’ultima registrazione |
| Sanzione | fino a 500.000 CZK per un registro irregolare più il ricalcolo dell’imposta | fino a 50.000 CZK |
Due dettagli che sorprendono. Nel registro dei soggiorni va il tipo di documento (passaporto, carta d’identità), nella comunicazione alla polizia no — lì c’è solo il numero. E nel registro dei soggiorni, per un ospite esente, si scrive il motivo dell’esenzione, non uno zero. Un bambino senza motivo indicato è per il comune un contribuente a tutti gli effetti, e l’imposta ti verrà ricalcolata.
Quando si registra
Man mano, «in tempo reale». Non una volta al mese dall’export della piattaforma. All’avvio di un controllo devi presentare il registro con gli ospiti che alloggiano da te in quel momento. Chi completa a posteriori non soddisfa mai questa condizione.
Il momento più naturale è il check-in. L’ospite ti mostra il documento, tu ricopi i dati, fatto. Fotografare il documento «per sicurezza» non sostituisce la registrazione — è una violazione del GDPR e, nel caso della carta d’identità ceca, anche un’infrazione specifica.
Carta o elettronico?
Entrambi sono legali. La legge parla di «documento» e richiede la permanenza e l’ordine cronologico delle registrazioni. Un registro cartaceo lo soddisfa per sua natura, quello elettronico deve essere tenuto in modo da poterlo stampare in qualsiasi momento e da impedire che le registrazioni vengano riscritte a posteriori senza lasciare traccia. Un foglio Excel in cui si può cambiare qualsiasi cosa è un punto debole in caso di controllo.
Sei anni dall’ultima registrazione — non dalla partenza
Questo è l’errore più comune quando si cancellano i dati. Il termine decorre dall’ultima registrazione nel registro, non dal soggiorno del singolo ospite. In un registro tenuto in modo continuo si sposta quindi a ogni nuova riga. In pratica: il registro del 2026 lo cancellerai al più presto nel 2033, e solo se lo chiudi e ne apri uno nuovo. Scaduto il termine, invece, i dati non puoi più conservarli — viene meno la base giuridica.
Come faccio io
L’ospite compila i dati in anticipo tramite il link del check-in, compreso il tipo di documento e la risposta alla domanda sul visto. Dagli stessi dati si crea una riga nel registro dei soggiorni per il comune, per uno straniero una riga nel registro degli alloggiati, e contemporaneamente parte la comunicazione a UbyPort. Entrambi i registri si possono stampare o esportare in qualsiasi momento per un controllo e nulla al loro interno può essere riscritto di nascosto. Non ho mai dovuto chiedermi quale dei due volesse il controllo — li mostro entrambi.
Marco, fondatore di Ubyo — Gestisce appartamenti a Praga da oltre sette anni e ha scritto Ubyo perché non voleva fare niente di tutto questo a mano.
Testo informativo, non consulenza legale o fiscale — discuti sempre la tua situazione concreta con un professionista. Questo articolo è una traduzione dell’originale ceco.
