Warum das Gesetz zwei Aufzeichnungen über denselben Gast verlangt, was in welche gehört, wer sie kontrolliert und warum beide sechs Jahre aufbewahrt werden.
„Ich führe ein Gästebuch“, sagt fast jeder Unterkunftsanbieter. Wenn ich frage, welches, wird es meist still. Das Gesetz verlangt nämlich zwei – und zwar von zwei verschiedenen Behörden, aus zwei verschiedenen Gründen.
Warum es zwei sind
Die evidenční kniha (Gästeverzeichnis) schreibt das Gesetz über die örtlichen Gebühren vor. Sie dient der Gemeinde, damit sie prüfen kann, ob Sie den poplatek z pobytu (Aufenthaltsgebühr) richtig eingezogen und abgeführt haben. Die domovní kniha (Hausbuch) schreibt das Gesetz über den Aufenthalt von Ausländern vor. Sie dient der cizinecká policie (Fremdenpolizei), damit sie weiß, wo sich welcher Ausländer aufhält.
Zwei Gesetze, zwei Behörden, zwei Zwecke. Deshalb kann man nicht sagen: „Ich führe eins, und damit ist beides erfüllt.“ Man kann aber etwas anderes sagen: Beide lassen sich aus denselben Daten füllen, wenn Sie sie richtig erfassen.
Was in welches gehört
| Gästeverzeichnis (Gemeinde) | Hausbuch (Polizei) | |
|---|---|---|
| Wer eingetragen wird | alle Gäste, auch Tschechen, jeder in einer eigenen Zeile, auch Kinder | nur Ausländer, also jeder ohne tschechische Staatsbürgerschaft, auch EU-Bürger |
| Angaben | Beginn und Ende des Aufenthalts, Vor- und Nachname, Meldeadresse, Geburtsdatum, Nummer und Art des Dokuments, Höhe der Gebühr oder Befreiungsgrund | Umfang des Meldeformulars: Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz im Ausland, Dokument- und Visumnummer, Aufenthaltszweck, dazu tatsächlicher Beginn und tatsächliches Ende der Unterbringung |
| Wer kontrolliert | das Gemeindeamt, in Prag das Amt des Stadtbezirks | die Fremdenpolizei bei der Aufenthaltskontrolle |
| Aufbewahrung | 6 Jahre ab dem letzten Eintrag | 6 Jahre ab dem letzten Eintrag |
| Sanktion | bis zu 500.000 CZK für eine fehlerhafte Führung plus Nachveranlagung der Gebühr | bis zu 50.000 CZK |
Zwei Details, die viele überraschen. Ins Gästeverzeichnis gehört die Art des Dokuments (Pass, Personalausweis), in die Meldung an die Polizei nicht – dort steht nur die Nummer. Und bei einem befreiten Gast schreibt man ins Gästeverzeichnis den Befreiungsgrund, keine Null. Ein Kind ohne angegebenen Grund ist für die Gemeinde ein vollwertiger Gebührenpflichtiger, und sie veranlagt Ihnen die Gebühr nach.
Wann eingetragen wird
Laufend, „in Echtzeit“. Nicht einmal im Monat aus dem Export der Plattform. Zu Beginn einer Kontrolle müssen Sie ein Buch mit den Gästen vorlegen, die gerade jetzt bei Ihnen wohnen. Wer rückwirkend nachträgt, erfüllt diese Bedingung nie.
Der natürlichste Moment ist der Check-in. Der Gast zeigt Ihnen sein Dokument, Sie übertragen die Angaben, fertig. Das Dokument „zur Sicherheit“ abzufotografieren ersetzt den Eintrag nicht – es ist ein Verstoß gegen die DSGVO und beim tschechischen Personalausweis zusätzlich eine eigene Ordnungswidrigkeit.
Papier oder elektronisch?
Beides ist legal. Das Gesetz spricht von einem „Dokument“ und verlangt Dauerhaftigkeit und eine zeitliche Ordnung der Einträge. Ein Papierbuch erfüllt das von Natur aus, ein elektronisches muss so geführt werden, dass Sie es jederzeit ausdrucken können und die Einträge nicht spurlos rückwirkend überschrieben werden können. Eine Excel-Tabelle, in der sich alles ändern lässt, ist bei einer Kontrolle eine Schwachstelle.
Sechs Jahre ab dem letzten Eintrag – nicht ab der Abreise
Das ist der häufigste Irrtum beim Löschen von Daten. Die Frist läuft ab dem letzten Eintrag ins Buch, nicht ab dem Aufenthalt eines bestimmten Gastes. Bei einem laufend geführten Buch verschiebt sie sich also mit jeder neuen Zeile. Praktisch heißt das: Das Buch für das Jahr 2026 löschen Sie frühestens im Jahr 2033, und nur dann, wenn Sie es abschließen und ein neues anlegen. Nach Ablauf der Frist dürfen Sie die Daten dagegen nicht mehr behalten – der Rechtsgrund entfällt.
Wie ich es mache
Der Gast füllt seine Daten vorab über einen Check-in-Link aus, einschließlich der Art des Dokuments und der Antwort auf die Frage zum Visum. Aus denselben Daten wird eine Zeile ins Gästeverzeichnis für die Gemeinde geschrieben, bei einem Ausländer eine Zeile ins Hausbuch, und gleichzeitig geht die Meldung an UbyPort raus. Beide Bücher lassen sich jederzeit für eine Kontrolle ausdrucken oder exportieren, und nichts darin lässt sich stillschweigend überschreiben. Ich musste nie klären, welches davon die Kontrolle sehen will – ich zeige beide.
Marco, Gründer von Ubyo — Er betreibt seit über sieben Jahren Apartments in Prag und hat Ubyo geschrieben, weil er nichts davon von Hand erledigen wollte.
Informativer Text, keine Rechts- oder Steuerberatung — besprechen Sie Ihre konkrete Situation immer mit einer Fachperson. Dieser Artikel ist eine Übersetzung des tschechischen Originals.
