Proč po vás zákon chce dvě evidence o témže hostovi, co do které patří, kdo ji kontroluje a proč se obě uchovávají šest let.
„Vedu knihu hostů“ říká skoro každý ubytovatel. Když se zeptám kterou, obvykle nastane ticho. Zákon totiž chce dvě — a chce je dva různé úřady, ze dvou různých důvodů.
Proč jsou dvě
Evidenční knihu předepisuje zákon o místních poplatcích. Slouží obci, aby si mohla ověřit, že jste správně vybrali a odvedli poplatek z pobytu. Domovní knihu předepisuje zákon o pobytu cizinců. Slouží cizinecké policii, aby věděla, kde se který cizinec zdržuje.
Dva zákony, dva úřady, dva účely. Proto se nedá říct „vedu jednu, a tím je splněno obojí“. Dá se ale říct něco jiného: obě se dají plnit z jedněch dat, když je sbíráte správně.
Co do které patří
| Evidenční kniha (obec) | Domovní kniha (policie) | |
|---|---|---|
| Kdo se zapisuje | všichni hosté, i Češi, každý na vlastní řádek, i děti | jen cizinci, tedy každý bez českého občanství, i občané EU |
| Údaje | začátek a konec pobytu, jméno a příjmení, adresa přihlášení, datum narození, číslo a druh dokladu, výše poplatku nebo důvod osvobození | rozsah přihlašovacího tiskopisu: jméno, datum narození, občanství, bydliště v zahraničí, číslo dokladu a víza, účel pobytu, plus skutečný začátek a konec ubytování |
| Kdo kontroluje | obecní úřad, v Praze úřad městské části | cizinecká policie při pobytové kontrole |
| Uchování | 6 let od posledního zápisu | 6 let od posledního zápisu |
| Sankce | až 500 000 Kč za vadnou evidenci plus doměření poplatku | až 50 000 Kč |
Dva detaily, které lidi překvapují. Do evidenční knihy patří druh dokladu (pas, občanka), do hlášení policii ne — tam je jen číslo. A do evidenční knihy se u osvobozeného hosta píše důvod osvobození, ne nula. Dítě bez uvedeného důvodu je pro obec plnohodnotný poplatník a poplatek vám doměří.
Kdy se zapisuje
Průběžně, „v aktuálním čase“. Ne jednou za měsíc z exportu platformy. Při zahájení kontroly musíte předložit knihu s hosty, kteří u vás bydlí právě teď. Kdo dopisuje zpětně, tuhle podmínku nesplní nikdy.
Nejpřirozenější okamžik je check-in. Host vám ukáže doklad, vy opíšete údaje, hotovo. Vyfotit si doklad „pro jistotu“ není náhrada zápisu — je to porušení GDPR a u občanky navíc zvláštní přestupek.
Papír, nebo elektronicky?
Obojí je legální. Zákon mluví o „dokumentu“ a chce trvalost a časové uspořádání zápisů. Papírová kniha to splňuje ze své podstaty, elektronická musí být vedená tak, abyste ji uměli kdykoli vytisknout a aby zápisy nešly zpětně přepisovat bez stopy. Tabulka v Excelu, kde jde cokoli změnit, je slabé místo při kontrole.
Šest let od posledního zápisu — ne od odjezdu
Tohle je nejčastější omyl při mazání dat. Lhůta běží od posledního zápisu do knihy, ne od pobytu konkrétního hosta. U průběžně vedené knihy se tedy posouvá s každým novým řádkem. Prakticky to znamená: knihu za rok 2026 smažete nejdřív v roce 2033, a to jen tehdy, když ji uzavřete a založíte novou. Po uplynutí lhůty naopak data držet nesmíte — odpadá právní důvod.
Jak to dělám já
Host vyplní údaje předem přes check-in odkaz, včetně druhu dokladu a odpovědi na otázku o vízu. Z jedněch dat se zapíše řádek do evidenční knihy pro obec, u cizince řádek do domovní knihy a zároveň odejde hlášení do UbyPortu. Obě knihy se dají kdykoli vytisknout nebo exportovat pro kontrolu a nic v nich nejde tiše přepsat. Nikdy jsem nemusel řešit, kterou z nich kontrola chce — ukážu obě.
Marco, zakladatel Ubyo — Apartmány v Praze provozuje přes sedm let a Ubyo napsal, protože nic z toho nechtěl dělat ručně.
Informační text, ne právní ani daňové poradenství — vaši konkrétní situaci vždy proberte s odborníkem.
