Prečo od vás zákon chce dve evidencie o tom istom hosťovi, čo patrí do ktorej, kto ju kontroluje a prečo sa obe uchovávajú šesť rokov.
„Vediem knihu hostí,“ hovorí takmer každý ubytovateľ. Keď sa spýtam ktorú, zvyčajne nastane ticho. Zákon totiž chce dve — a chcú ich dva rôzne úrady, z dvoch rôznych dôvodov.
Prečo sú dve
Evidenčnú knihu predpisuje zákon o miestnych poplatkoch. Slúži obci, aby si mohla overiť, že ste správne vybrali a odviedli poplatok z pobytu. Domovú knihu predpisuje zákon o pobyte cudzincov. Slúži cudzineckej polícii, aby vedela, kde sa ktorý cudzinec zdržiava.
Dva zákony, dva úrady, dva účely. Preto sa nedá povedať „vediem jednu, a tým je splnené oboje“. Dá sa však povedať niečo iné: obe sa dajú vypĺňať z tých istých údajov, keď ich zbierate správne.
Čo patrí do ktorej
| Evidenčná kniha (obec) | Domová kniha (polícia) | |
|---|---|---|
| Kto sa zapisuje | všetci hostia, aj Česi, každý na vlastný riadok, aj deti | len cudzinci, teda každý bez českého štátneho občianstva, aj občania EÚ |
| Údaje | začiatok a koniec pobytu, meno a priezvisko, adresa trvalého pobytu, dátum narodenia, číslo a druh dokladu, výška poplatku alebo dôvod oslobodenia | rozsah prihlasovacieho tlačiva: meno, dátum narodenia, štátne občianstvo, bydlisko v zahraničí, číslo dokladu a víza, účel pobytu, plus skutočný začiatok a koniec ubytovania |
| Kto kontroluje | obecný úrad, v Prahe úrad mestskej časti | cudzinecká polícia pri pobytovej kontrole |
| Uchovanie | 6 rokov od posledného zápisu | 6 rokov od posledného zápisu |
| Sankcie | až 500 000 Kč za chybnú evidenciu plus domeranie poplatku | až 50 000 Kč |
Dva detaily, ktoré ľudí prekvapujú. Do evidenčnej knihy patrí druh dokladu (pas, občiansky preukaz), do hlásenia polícii nie — tam je len číslo. A do evidenčnej knihy sa pri oslobodenom hosťovi píše dôvod oslobodenia, nie nula. Dieťa bez uvedeného dôvodu je pre obec plnohodnotný poplatník a poplatok vám domerajú.
Kedy sa zapisuje
Priebežne, „v aktuálnom čase“. Nie raz za mesiac z exportu platformy. Pri začatí kontroly musíte predložiť knihu s hosťami, ktorí u vás bývajú práve teraz. Kto dopisuje spätne, túto podmienku nesplní nikdy.
Najprirodzenejší okamih je check-in. Hosť vám ukáže doklad, vy odpíšete údaje, hotovo. Odfotiť si doklad „pre istotu“ nie je náhrada zápisu — je to porušenie GDPR a pri občianskom preukaze navyše osobitný priestupok.
Papier, alebo elektronicky?
Oboje je legálne. Zákon hovorí o „dokumente“ a chce trvácnosť a časové usporiadanie zápisov. Papierová kniha to spĺňa zo svojej podstaty, elektronická musí byť vedená tak, aby ste ju vedeli kedykoľvek vytlačiť a aby sa zápisy nedali spätne prepisovať bez stopy. Tabuľka v Exceli, kde sa dá čokoľvek zmeniť, je slabé miesto pri kontrole.
Šesť rokov od posledného zápisu — nie od odchodu
Toto je najčastejší omyl pri mazaní údajov. Lehota plynie od posledného zápisu do knihy, nie od pobytu konkrétneho hosťa. Pri priebežne vedenej knihe sa teda posúva s každým novým riadkom. Prakticky to znamená: knihu za rok 2026 vymažete najskôr v roku 2033, a to len vtedy, keď ju uzavriete a založíte novú. Po uplynutí lehoty naopak údaje držať nesmiete — odpadá právny dôvod.
Ako to robím ja
Hosť vyplní údaje vopred cez check-in odkaz vrátane druhu dokladu a odpovede na otázku o víze. Z tých istých údajov sa zapíše riadok do evidenčnej knihy pre obec, pri cudzincovi riadok do domovej knihy a zároveň odíde hlásenie do UbyPortu. Obe knihy sa dajú kedykoľvek vytlačiť alebo exportovať na kontrolu a nič sa v nich nedá potichu prepísať. Nikdy som nemusel riešiť, ktorú z nich kontrola chce — ukážem obe.
Marco, zakladateľ Ubyo — Apartmány v Prahe prevádzkuje viac ako sedem rokov a Ubyo napísal, pretože nič z toho nechcel robiť ručne.
Informačný text, nie právne ani daňové poradenstvo — vašu konkrétnu situáciu vždy preberte s odborníkom. Tento článok je prekladom českého originálu.
