Un ospite di Berlino arriva venerdì e riparte domenica. Entro quando devi comunicarlo alla cizinecká policie (Polizia per gli stranieri)? Entro mercoledì. Il termine è di 3 giorni lavorativi dall’arrivo, il giorno di arrivo non si conta, fine settimana e festivi allungano il termine. Va comunicato chiunque non sia cittadino della Repubblica Ceca — quindi anche un ospite slovacco, anche un bambino.

Questo dice la legge. Ecco come funziona quando lo fai qualche centinaio di volte all’anno.

La registrazione richiede tempo, le comunicazioni poi pochi minuti

Prima la polizia deve registrarti in UbyPort (il sistema di notifica della Polizia per gli stranieri). Il modulo «Žádost o registraci nového ubytovacího zařízení» (Richiesta di registrazione di una nuova struttura ricettiva) genera un PDF, che invii tramite datová schránka (casella dati, il sistema ufficiale ceco di posta elettronica certificata) alla Direzione del servizio di Polizia per gli stranieri, e poi aspetti. Ufficialmente fino a 30 giorni, nella pratica di solito è più veloce, ma non contarci. Riceverai l’IDUB (identificativo della struttura), una sigla e le credenziali di accesso.

Un consiglio che ti risparmia un secondo giro: nella richiesta spunta subito che desideri anche l’accesso al servizio web. Il normale accesso al modulo web basta per le comunicazioni manuali; qualsiasi sistema che debba comunicare al posto tuo ha bisogno di un account separato per il servizio web. Chi non lo chiede subito, deve richiederlo di nuovo e aspettare di nuovo.

Cosa si comunica e dove si sbaglia

Nome, cognome, data di nascita, cittadinanza, residenza all’estero, numero del documento, numero del visto, scopo e durata del soggiorno. Sembra semplice, ma UbyPort ha formati rigidi e tre punti in cui ci si inceppa regolarmente:

• Residenza all’estero. Un campo obbligatorio che si dimentica più spesso di tutti. UbyPort vuole via, città e Stato, non solo «Germany».
• Caratteri nel nome. Il campo accetta l’alfabeto latino di base e i segni diacritici centroeuropei. Ø, ñ, ã o qualsiasi cosa in cirillico vengono omessi senza avviso — «Søren» diventa «SREN». La soluzione è ricopiare il nome dalla zona a lettura ottica in fondo al passaporto, dove è già traslitterato.
• La voce del visto. Non è solo il numero del visto. Per un ospite con passaporto biometrico si scrive BIOMETRIKA, per un ospite con carta di soggiorno UE la parola POBYT. Chi non la compila invia comunque la comunicazione, ma non nel modo previsto dalla metodologia della polizia.

La ricevuta di consegna: un documento che devi leggere

Dopo l’invio UbyPort propone un PDF intitolato Doručenka (ricevuta di consegna). La maggior parte delle persone lo chiude. Errore. La ricevuta dice quanti record sono stati accettati, quanti respinti e perché. Un ospite respinto non è stato comunicato e il suo termine continua a decorrere.

E ora la parte che ho dovuto verificare nell’elenco dei codici di errore di UbyPort, perché all’inizio mi aveva spaventato: nella ricevuta a volte compare il messaggio «Oznámeno pozdě» (Comunicato in ritardo). Sembra un rifiuto. Non è un rifiuto. Il record è accettato, la polizia ha solo annotato che è arrivato oltre il termine. La comunicazione quindi è valida, l’hai solo inviata in ritardo — il che è comunque meglio che non inviarla affatto.

Cosa succede se non ce la fai

La multa arriva fino a 50.000 CZK per l’infrazione — non per ogni singolo ospite, ma per il mancato adempimento dell’obbligo. Lo stesso limite massimo vale per una domovní kniha (registro degli alloggiati) mancante o tenuta male, che è un secondo obbligo, a sé stante. La polizia la controlla durante i controlli sul posto, e il registro con gli stranieri alloggiati in quel momento va mostrato subito, non il giorno dopo.

Dalla pratica: una comunicazione in ritardo inviala comunque. Il sistema la accetta, la contrassegna soltanto. Non saltare mai una comunicazione pensando che «tanto ormai è tardi».

L’ospite ha prolungato, l’ospite è partito prima

Si comunica sempre il soggiorno così come è noto in quel momento. Se l’ospite resta più a lungo, invii una nuova comunicazione con le nuove date. Se parte prima, non comunichi nulla, annoti soltanto la fine effettiva nel registro degli alloggiati.

Come ho impostato le cose oggi

L’ospite compila i dati in anticipo dal telefono tramite un link, l’applicazione controlla i caratteri ammessi e il formato del documento, sceglie il codice corretto dello scopo del soggiorno e invia la comunicazione entro il termine. Quando UbyPort respinge qualcosa, lo vedo subito come errore nella prenotazione, non solo in un PDF che dovrei aprire. Sono centinaia di comunicazioni a stagione a cui non devo pensare — e l’unica cosa che si fa a mano è quella richiesta di accesso al servizio web.