Ein Gast aus Berlin reist am Freitag an und am Sonntag ab. Bis wann müssen Sie ihn der cizinecká policie (Fremdenpolizei) melden? Bis Mittwoch. Die Frist beträgt 3 Arbeitstage nach der Unterbringung, der Anreisetag zählt nicht mit, Wochenenden und Feiertage verlängern die Frist. Gemeldet wird jeder, der nicht Staatsbürger der Tschechischen Republik ist – also auch ein Gast aus der Slowakei und auch ein Kind.

So weit das Gesetz. Und so sieht es aus, wenn man das ein paar hundert Mal im Jahr macht.

Die Registrierung dauert, das Melden dann Minuten

In UbyPort (das Meldesystem der Fremdenpolizei) muss Sie die Polizei zuerst registrieren. Das Formular „Žádost o registraci nového ubytovacího zařízení“ (Antrag auf Registrierung einer neuen Unterkunft) erzeugt ein PDF, das schicken Sie per datová schránka (Datenbox, das tschechische behördliche Postfach) an die Direktion der Fremdenpolizei und warten. Offiziell bis zu 30 Tage, in der Praxis geht es meist schneller, aber verlassen Sie sich nicht darauf. Sie erhalten die IDUB (Kennung der Unterkunft), ein Kürzel und Zugangsdaten.

Ein Tipp, der Ihnen eine zweite Runde erspart: Kreuzen Sie im Antrag gleich an, dass Sie auch Zugang zum Webservice möchten. Die normale Anmeldung im Webformular reicht für manuelle Meldungen; jedes System, das für Sie melden soll, braucht ein eigenes Webservice-Konto. Wer es nicht gleich beantragt, beantragt es später noch einmal und wartet wieder.

Was gemeldet wird und wo Fehler passieren

Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz im Ausland, Dokumentnummer, Visumnummer, Zweck und Dauer des Aufenthalts. Klingt einfach, aber UbyPort hat strenge Formate und drei Stellen, an denen es regelmäßig hakt:

• Wohnsitz im Ausland. Ein Pflichtfeld, das am häufigsten vergessen wird. UbyPort will Straße, Stadt und Staat, nicht nur „Germany“.
• Zeichen im Namen. Das Feld akzeptiert das lateinische Grundalphabet und mitteleuropäische diakritische Zeichen. Ø, ñ, ã oder alles in Kyrillisch wird stillschweigend weggelassen – aus „Søren“ wird „SREN“. Die Lösung ist, den Namen aus der maschinenlesbaren Zone unten im Pass abzuschreiben, wo er bereits umgewandelt ist.
• Feld Visum. Das ist nicht nur die Visumnummer. Bei einem Gast mit biometrischem Pass schreibt man BIOMETRIKA, bei einem Gast mit Aufenthaltskarte aus der EU das Wort POBYT. Wer das nicht ausfüllt, schickt die Meldung zwar ab, aber nicht so, wie es die Methodik der Polizei verlangt.

Doručenka: ein Dokument, das Sie lesen müssen

Nach dem Absenden bietet UbyPort ein PDF namens Doručenka (Zustellungsnachweis) an. Die meisten schließen es. Ein Fehler. Der Zustellungsnachweis sagt, wie viele Datensätze angenommen und wie viele abgelehnt wurden und warum. Ein abgelehnter Gast wurde nicht gemeldet, und seine Frist läuft weiter.

Und jetzt der Teil, den ich im Fehlerverzeichnis von UbyPort nachprüfen musste, weil er mich anfangs erschreckt hat: Im Zustellungsnachweis erscheint manchmal die Meldung „Oznámeno pozdě“ (Verspätet gemeldet). Sie sieht aus wie eine Ablehnung. Es ist keine Ablehnung. Der Datensatz ist angenommen, die Polizei hat nur vermerkt, dass er nach Ablauf der Frist kam. Die Meldung gilt also, Sie haben sie nur zu spät geschickt – was immer noch besser ist, als sie gar nicht zu schicken.

Was passiert, wenn Sie es nicht schaffen

Die Strafe beträgt bis zu 50.000 CZK pro Ordnungswidrigkeit – nicht für jeden Gast einzeln, sondern für die Nichterfüllung der Pflicht. Dieselbe Obergrenze gilt für ein fehlendes oder falsch geführtes Hausbuch (domovní kniha), was eine zweite, eigenständige Pflicht ist. Die Polizei prüft es bei Aufenthaltskontrollen vor Ort, und das Buch mit den aktuell untergebrachten Ausländern müssen Sie sofort vorlegen, nicht am nächsten Tag.

Aus der Praxis: Schicken Sie eine verspätete Meldung trotzdem ab. Das System nimmt sie an und markiert sie nur. Lassen Sie eine Meldung nie mit der Begründung weg, dass es „ohnehin schon zu spät ist“.

Der Gast verlängert, der Gast reist früher ab

Gemeldet wird immer der Aufenthalt, wie er zu diesem Zeitpunkt bekannt ist. Wenn der Gast länger bleibt, schicken Sie eine neue Meldung mit dem neuen Zeitraum. Wenn er früher abreist, melden Sie nichts, sondern tragen nur das tatsächliche Ende ins Hausbuch ein.

Wie ich es heute eingerichtet habe

Der Gast füllt seine Daten vorab auf dem Handy über einen Link aus, die Anwendung prüft die zulässigen Zeichen und das Format des Dokuments, wählt den richtigen Code für den Aufenthaltszweck und schickt die Meldung fristgerecht ab. Wenn UbyPort etwas ablehnt, sehe ich das sofort als Fehler bei der Buchung, nicht erst in einem PDF, das ich öffnen müsste. Es sind Hunderte Meldungen pro Saison, an die ich nicht denken muss – und das Einzige, was man von Hand erledigt, ist dieser eine Antrag auf den Webservice.