Host z Berlína přijede v pátek, v neděli odjede. Do kdy ho musíte nahlásit cizinecké policii? Do středy. Lhůta jsou 3 pracovní dny po ubytování, den příjezdu se nepočítá, víkendy a svátky lhůtu prodlužují. Hlásí se každý, kdo není občanem České republiky — tedy i host ze Slovenska, i dítě.

Tolik zákon. Tady je, jak to vypadá, když to děláte pár set krát ročně.

Registrace trvá, hlášení pak minuty

Do UbyPortu vás musí policie nejdřív zaregistrovat. Formulář „Žádost o registraci nového ubytovacího zařízení“ vygeneruje PDF, to pošlete datovou schránkou Ředitelství služby cizinecké policie a čekáte. Oficiálně až 30 dnů, v praxi to bývá rychlejší, ale nespoléhejte na to. Dostanete IDUB (identifikátor zařízení), zkratku a přihlašovací údaje.

Jedna rada, která ušetří druhé kolo: v žádosti rovnou zaškrtněte, že chcete i přístup k webové službě. Běžné přihlášení do webového formuláře stačí na ruční hlášení; jakýkoli systém, který má hlásit za vás, potřebuje samostatný účet webové služby. Kdo o něj nepožádá hned, žádá o něj znovu a znovu čeká.

Co se hlásí a kde se dělají chyby

Jméno, příjmení, datum narození, občanství, bydliště v zahraničí, číslo dokladu, číslo víza, účel a doba pobytu. Zní to jednoduše, ale UbyPort má tvrdé formáty a tři místa, kde se pravidelně zadrhne:

• Bydliště v zahraničí. Povinná položka, na kterou se zapomíná nejčastěji. UbyPort chce ulici, město a stát, ne jen „Germany“.
• Znaky ve jméně. Pole přijímá základní latinku a středoevropskou diakritiku. Ø, ñ, ã nebo cokoli v cyrilici se tiše vynechá — ze „Søren“ se stane „SREN“. Řešení je opisovat jméno ze strojově čitelné zóny dole na pasu, kde už je převedené.
• Rubrika víza. Není to jen číslo víza. U hosta s biometrickým pasem se píše BIOMETRIKA, u hosta s pobytovou kartou z EU slovo POBYT. Kdo to nevyplní, hlášení sice pošle, ale ne tak, jak chce metodika policie.

Doručenka: dokument, který si musíte přečíst

Po odeslání UbyPort nabídne PDF s názvem Doručenka. Většina lidí ho zavře. Chyba. Doručenka říká, kolik záznamů bylo přijato, kolik odmítnuto a proč. Odmítnutý host nebyl nahlášen a lhůta mu běží dál.

A teď ta část, kterou jsem si musel ověřit v chybovníku UbyPortu, protože mě zprvu vyděsila: v Doručence se občas objeví hláška „Oznámeno pozdě“. Vypadá jako zamítnutí. Není to zamítnutí. Záznam je přijatý, policie si jen poznamenala, že přišel po lhůtě. Hlášení tedy platí, jen jste ho poslali pozdě — což je pořád lepší než neposlat vůbec.

Co se stane, když to nestihnete

Pokuta je až 50 000 Kč za přestupek — nikoli za každého hosta zvlášť, ale za nesplnění povinnosti. Stejná horní hranice platí za chybějící nebo špatně vedenou domovní knihu, což je druhá, samostatná povinnost. Policie ji kontroluje při pobytových kontrolách na místě a knihu s aktuálně ubytovanými cizinci musíte předložit hned, ne druhý den.

Z praxe: pozdní hlášení pošlete i tak. Systém ho přijme, jen ho označí. Hlášení nikdy nevynechávejte s tím, že „už je stejně pozdě“.

Host prodloužil, host odjel dřív

Hlásíte vždy pobyt, jak je v tu chvíli známý. Když host zůstane déle, pošlete nové hlášení s novým termínem. Když odjede dřív, nehlásíte nic, jen do domovní knihy zapíšete skutečný konec.

Jak to mám nastavené dnes

Host vyplní údaje předem z telefonu přes odkaz, aplikace zkontroluje povolené znaky i formát dokladu, vybere správný kód účelu pobytu a odešle hlášení ve lhůtě. Když UbyPort něco odmítne, vidím to hned jako chybu u rezervace, ne až v PDF, které bych musel otevřít. Jsou to stovky hlášení za sezónu, u kterých nemusím na nic myslet — a jediné, co se vyřizuje ručně, je ta jedna žádost o webovou službu.