Návody na hlásenie hostí počítajú s tým, že hosť príde v deň rezervácie, zostane do konca a je ich toľko, koľko stojí v rezervácii. Skutočná prevádzka vyzerá inak. Všetky tri situácie majú spoločné pravidlo, ktoré vám ušetrí väčšinu práce: knihy, hlásenia aj poplatok sa riadia tým, čo sa stalo, nie tým, čo bolo rezervované.

1. Hosť neprišiel

Rezervácia bola, pobyt nebol. Potom:

• Polícii nič nehlásite. Hlásenie je o ubytovaní cudzinca; kto sa neubytoval, nebol ubytovaný. Preto hláste až po skutočnom príchode, lehota 3 pracovných dní to pohodlne dovoľuje. Ak ste hlásenie odoslali vopred a hosť nedorazil, napíšte oddeleniu cudzineckej polície, na ktorom ste registrovaní, že k ubytovaniu nedošlo — hlásenie v UbyPorte vziať späť nejde.
• Do kníh nič. Domová aj evidenčná kniha evidujú pobyty, nie rezervácie. Zrušenú rezerváciu si veďte vo svojom systéme, do kníh nepatrí.
• Poplatok nevzniká. Predmetom poplatku je pobyt; bez pobytu niet čo odvádzať. Keď ste poplatok vybrali vopred z priamej platby, vráťte ho hosťovi aj vtedy, keď si cenu pobytu podľa storno podmienok necháte. Storno poplatok je náhrada za neuskutočnený pobyt, nie odplata za ubytovanie; u platiteľa DPH ho s účtovníčkou posúďte zvlášť.

2. Hosť odišiel skôr

Rezervácia do nedele, hosť odišiel v piatok.

• Polícii sa odchod nehlási. Hlásenie o ubytovaní zostáva platné; mení sa len koniec pobytu v domovej knihe, ktorý zapíšete podľa skutočnosti.
• Evidenčná kniha: deň konca pobytu = piatok. Kniha je podklad pre poplatok, takže musí sedieť s realitou, nie s rezerváciou.
• Poplatok vymeriate za skutočné dni bez dňa príchodu. Čo ste vybrali navyše, vráťte hosťovi: obci odvádzate len skutočné noci a zvyšok vám nepatrí. Platformy poplatok z pobytu v Česku za vás nevyberajú, takže vrátenie je na vás.
• Cena pobytu sa riadi storno podmienkami, ak hosť odišiel z vlastnej vôle, a právami z vadného plnenia, ak odišiel kvôli závade.

Zvláštny prípad: hosť odišiel v piatok a v pondelok sa vrátil na ďalšie dve noci. To sú dva pobyty: nové hlásenie polícii (pri cudzincovi), nový zápis do oboch kníh, poplatok nanovo a šesťdesiatdňová hranica sa počíta od začiatku.

3. Hosť priviedol viac ľudí

Rezervácia na dvoch, prišli štyria.

• Každá osoba je hosť so všetkým, čo k tomu patrí: údaje z dokladu, zápis do oboch kníh, pri cudzincovi hlásenie do 3 pracovných dní od jej ubytovania — nie od príchodu prvej osoby. Dieťa tiež; do kníh patrí každý vrátane detí, aj keď poplatok neplatí.
• Poplatok za každú osobu, ktorá nemá dôvod oslobodenia; pri deťoch do 18 rokov zapíšte dôvod do evidenčnej knihy.
• Bez údajov neubytovať. Hostia, ktorí nie sú v rezervácii a nechcú vyplniť údaje, neprespia; napíšte to vopred do pravidiel a nebude to spor, ale podmienka.
• Platforma: počet osôb opravte v rezervácii (Airbnb aj Booking vedia doplatok za ďalšie osoby), alebo osoby navyše odmietnite podľa kapacity. Kapacita nie je len o posteli — poistenie a spoločenstvo vlastníkov počítajú s počtom ľudí v byte.
• Človek, ktorý prišiel na jednu noc „len prespať“, je hosť. Návšteva na večer hosť nie je. Hranicou je prespanie.

Prečo to robiť poctivo aj pri maličkostiach

Obec porovnáva evidenčnú knihu s odvodom a s kalendárom inzerátu; polícia porovnáva domovú knihu s ľuďmi v byte. Piatok namiesto nedele v knihe je presne ten detail, ktorý pri kontrole vyzerá buď ako poctivá evidencia, alebo ako nedbalosť. A vrátený poplatok za dve noci je najlacnejšia dobrá recenzia, akú môžete dostať.

Prehľad