An Rezeptionen in ganz Europa werden Pässe kopiert. Deshalb glauben viele Gastgeber, ein Foto des Ausweisdokuments sei Standard und ohne es seien sie nicht „abgesichert“. Es ist umgekehrt. Das Gesetz verlangt die Angaben aus dem Dokument, nicht das Dokument selbst. Eine Kopie des tschechischen Personalausweises (občanský průkaz) ohne nachweislich freiwillige Einwilligung ist eine Ordnungswidrigkeit mit einer Strafe von bis zu 10.000 CZK und zugleich ein Verstoß gegen den Grundsatz der Datenminimierung nach der DSGVO, für den das Úřad pro ochranu osobních údajů (Amt für den Schutz personenbezogener Daten) zuständig ist.

Und eine Einwilligung nach dem Motto „sonst bringe ich Sie nicht unter“ ist nicht freiwillig.

Regel 1: Sie wissen, warum Sie welche Angabe erheben

Die Daten der Gäste verarbeiten Sie nicht, weil der Gast es Ihnen erlaubt hat, sondern weil das Gesetz es Ihnen vorschreibt. Die evidenční kniha (Gästeverzeichnis) für die Gemeinde und die domovní kniha (Hausbuch) für die Polizei sind gesetzliche Pflichten. Die Rechtsgrundlage ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, nicht die Einwilligung. Eine Checkbox „Ich willige in die Verarbeitung personenbezogener Daten ein“ im Check-in bringt deshalb nichts – sie erweckt nur den Eindruck, der Gast könne Nein sagen. Kann er nicht.

Eine Einwilligung bräuchten Sie erst für etwas Zusätzliches: etwa dafür, ein Foto des Gastes in der Werbung zu verwenden. Ein Newsletter an ehemalige Gäste über eigene ähnliche Leistungen geht auch ohne Einwilligung, sofern jede Nachricht eine kostenlose Abmeldemöglichkeit enthält.

Regel 2: Sie erheben nichts darüber hinaus

Was Sie notieren dürfen: das, was das Gästeverzeichnis und das Meldeformular verlangen. Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Adresse, Nummer und Art des Dokuments, Visumnummer, Zweck und Dauer des Aufenthalts. Was nicht: eine Kopie oder ein Foto des Dokuments, die tschechische Geburtsnummer, irgendetwas „zur Sicherheit“.

Die praktische Folge für das Portal des Reinigungsteams, geteilte Tabellen und Gruppenchats: Das Reinigungsteam sieht den Termin und den Namen, nicht die Dokumentnummern. Der Link zum iCal-Kalender von Airbnb enthält die letzten vier Ziffern der Telefonnummer des Gastes und gehört daher nicht in einen Gruppenchat.

Regel 3: Sie sagen es den Gästen vorher

Die Information darüber, wer die Daten verarbeitet, warum, wie lange und welche Rechte der Gast hat, bekommt er schon bei der Erhebung der Daten. Also im Check-in-Formular, vor dem Absenden. Nicht erst an der Tür und nicht erst auf Nachfrage. Einen Antrag des Gastes auf Auskunft über seine Daten bearbeiten Sie innerhalb von 1 Monat.

Regel 4: Nach Ablauf der Frist vernichten Sie die Daten

Beide Bücher bewahren Sie 6 Jahre ab dem Tag des letzten Eintrags auf. Danach entfällt der Rechtsgrund, und das weitere Aufbewahren der Daten ist für sich schon ein Verstoß. Vorsicht bei zwei Fallen: Die Frist läuft nicht ab der Abreise des Gastes, sondern ab dem letzten Eintrag ins Buch; und Buchhaltungsbelege haben eigene Fristen, eine Rechnung mit dem Namen des Gastes beurteilen Sie also gesondert.

Was, wenn Daten abhandenkommen

Eine Datenpanne, aus der ein Risiko für die Gäste entsteht, melden Sie dem ÚOOÚ innerhalb von 72 Stunden ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie davon erfahren haben. Nicht erst nach der Untersuchung. Die häufigste reale Datenpanne bei kleinen Unterkunftsanbietern ist kein Hacker, sondern ein verlorenes Handy mit Passfotos in der Galerie. Wer keine Dokumente fotografiert, hat dieses Problem nicht.

Kleine Unterkunftsanbieter und die Dokumentation

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung oder einen Datenschutzbeauftragten brauchen Sie nicht. Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten schon – die Ausnahme für Unternehmen mit bis zu 250 Beschäftigten gilt nur für gelegentliche Verarbeitung, und die Gästeerfassung ist nicht gelegentlich. Es ist eine Seite: welche Daten, warum, an wen sie weitergegeben werden, wie lange.

Wie ich es gelöst habe

Der Gast füllt seine Daten selbst auf dem Handy aus, an der Tür gleiche ich sie nur mit dem Dokument ab und fotografiere nichts. Die Information zur Verarbeitung ist Teil des Formulars. Das Reinigungsteam hat ein eigenes Portal ohne personenbezogene Daten der Gäste. Daten nach Ablauf der Frist werden automatisch anonymisiert. Ein Antrag eines Gastes auf Auskunft über seine Daten ist dann eine Sache von einer Minute.