Na recepciách po celej Európe sa kopírujú pasy. Preto si množstvo hostiteľov myslí, že fotka dokladu je štandard a bez nej nie sú „krytí“. Je to naopak. Zákon chce údaje z dokladu, nie doklad samotný. Kópia občianskeho preukazu bez preukázateľne slobodného súhlasu je priestupok s pokutou až 10 000 Kč a zároveň porušenie zásady minimalizácie podľa GDPR, ktoré rieši český Úrad pre ochranu osobných údajov (Úřad pro ochranu osobních údajů, ÚOOÚ).

A súhlas typu „inak vás neubytujem“ slobodný nie je.

Pravidlo 1: viete, prečo ktorý údaj zbierate

Údaje hostí nespracúvate preto, že vám to hosť dovolil, ale preto, že vám to ukladá zákon. Evidenčná kniha pre obec a domová kniha pre políciu sú zákonné povinnosti. Právnym základom je plnenie právnej povinnosti, nie súhlas. Checkbox „súhlasím so spracúvaním osobných údajov“ v check-ine preto nič nepridáva — len vzbudzuje dojem, že hosť môže povedať nie. Nemôže.

Súhlas by ste potrebovali až na niečo navyše: napríklad na použitie fotky hosťa v propagácii. Newsletter bývalým hosťom o vlastných podobných službách sa dá posielať aj bez súhlasu, ak má každá správa bezplatné odhlásenie.

Pravidlo 2: nezbierate nič navyše

Čo smiete zapísať: to, čo chce evidenčná kniha a prihlasovacie tlačivo. Meno, priezvisko, dátum narodenia, štátne občianstvo, adresu, číslo a druh dokladu, číslo víza, účel a dĺžku pobytu. Čo nie: kópiu alebo fotku dokladu, rodné číslo, čokoľvek „pre istotu“.

Praktický dôsledok pre portál upratovacieho tímu, zdieľané tabuľky a skupinové chaty: upratovací tím vidí termín a meno, nie čísla dokladov. Odkaz na iCal kalendár Airbnb obsahuje posledné štyri číslice telefónu hosťa, takže do skupinového chatu nepatrí.

Pravidlo 3: hosťom to poviete vopred

Informáciu o tom, kto údaje spracúva, prečo, ako dlho a aké majú práva, dostane hosť už pri zbere údajov. Teda v check-in formulári, pred odoslaním. Nie až pri dverách a nie až na požiadanie. Žiadosť hosťa o prístup k jeho údajom vybavujete do 1 mesiaca.

Pravidlo 4: po lehote údaje zlikvidujete

Obe knihy uchovávate 6 rokov odo dňa posledného zápisu. Potom odpadá právny dôvod a ďalšie držanie údajov je porušenie samo osebe. Pozor na dve pasce: lehota neplynie od odchodu hosťa, ale od posledného zápisu do knihy; a účtovné doklady majú vlastné lehoty, takže faktúru s menom hosťa posudzujete zvlášť.

Čo keď údaje uniknú

Únik, z ktorého hrozí riziko pre hostí, ohlasujete ÚOOÚ do 72 hodín od okamihu, keď ste sa oň dozvedeli. Nie až po prešetrení. Najčastejší reálny únik pri malých ubytovateľoch nie je hacker, ale stratený telefón s fotkami pasov v galérii. Kto doklady nefotí, tento problém nemá.

Malý ubytovateľ a dokumentácia

Posúdenie vplyvu ani zodpovednú osobu nepotrebujete. Záznam o spracovateľských činnostiach áno — výnimka pre firmy do 250 zamestnancov platí len pre príležitostné spracúvanie, a evidencia hostí príležitostná nie je. Je to jedna strana: aké údaje, prečo, komu sa odovzdávajú, ako dlho.

Ako to mám vyriešené

Hosť vyplní údaje sám z telefónu, pri dverách ich len porovnám s dokladom a nič nefotím. Informácia o spracúvaní je súčasťou formulára. Upratovací tím má vlastný portál bez osobných údajov hostí. Údaje po lehote sa anonymizujú automaticky. Žiadosť hosťa o výpis jeho údajov je potom otázka minúty.