Na recepcích po celé Evropě se kopírují pasy. Proto si spousta hostitelů myslí, že fotka dokladu je standard a bez ní nejsou „krytí“. Je to naopak. Zákon chce údaje z dokladu, ne doklad sám. Kopie občanky bez prokazatelně svobodného souhlasu je přestupek s pokutou až 10 000 Kč a zároveň porušení zásady minimalizace podle GDPR, kterou řeší Úřad pro ochranu osobních údajů.

A souhlas „jinak vás neubytuji“ svobodný není.

Pravidlo 1: víte, proč který údaj sbíráte

Údaje hostů nezpracováváte proto, že vám to host dovolil, ale proto, že vám to ukládá zákon. Evidenční kniha pro obec a domovní kniha pro policii jsou zákonné povinnosti. Právním základem je plnění právní povinnosti, ne souhlas. Checkbox „souhlasím se zpracováním osobních údajů“ v check-inu proto nic nepřidává — jen budí dojem, že host může říct ne. Nemůže.

Souhlas byste potřebovali až na něco navíc: třeba na použití fotky hosta v propagaci. Newsletter bývalým hostům o vlastních obdobných službách jde i bez souhlasu, pokud má každá zpráva bezplatné odhlášení.

Pravidlo 2: nesbíráte nic navíc

Co smíte zapsat: to, co chce evidenční kniha a přihlašovací tiskopis. Jméno, příjmení, datum narození, občanství, adresu, číslo a druh dokladu, číslo víza, účel a dobu pobytu. Co ne: kopii nebo fotku dokladu, rodné číslo, cokoli „pro jistotu“.

Praktický důsledek pro portál úklidového týmu, sdílené tabulky a skupinové chaty: úklidový tým vidí termín a jméno, ne čísla dokladů. Odkaz na iCal kalendář Airbnb obsahuje poslední čtyři číslice telefonu hosta, takže do skupinového chatu nepatří.

Pravidlo 3: hostům to řeknete předem

Informaci o tom, kdo údaje zpracovává, proč, jak dlouho a jaká mají práva, dostane host už při sběru údajů. Tedy v check-in formuláři, před odesláním. Ne až u dveří a ne až na vyžádání. Žádost hosta o přístup k jeho údajům vyřizujete do 1 měsíce.

Pravidlo 4: po lhůtě data zlikvidujete

Obě knihy uchováváte 6 let ode dne posledního zápisu. Pak odpadá právní důvod a další držení dat je porušení samo o sobě. Pozor na dvě pasti: lhůta neběží od odjezdu hosta, ale od posledního zápisu do knihy; a účetní doklady mají vlastní lhůty, takže fakturu s jménem hosta posuzujete zvlášť.

Co když data uniknou

Únik, ze kterého hrozí riziko pro hosty, ohlašujete ÚOOÚ do 72 hodin od okamžiku, kdy jste se o něm dozvěděli. Ne až po prošetření. Nejčastější reálný únik u malých ubytovatelů není hacker, ale ztracený telefon s fotkami pasů v galerii. Kdo doklady nefotí, tenhle problém nemá.

Malý ubytovatel a dokumentace

Posouzení vlivu ani pověřence nepotřebujete. Záznam o činnostech zpracování ano — výjimka pro firmy do 250 zaměstnanců platí jen pro příležitostné zpracování, a evidence hostů příležitostná není. Je to jedna stránka: jaké údaje, proč, komu se předávají, jak dlouho.

Jak to mám vyřešené

Host vyplní údaje sám z telefonu, u dveří jen porovnám s dokladem a nic nefotím. Informace o zpracování je součástí formuláře. Úklidový tým má vlastní portál bez osobních údajů hostů. Data po lhůtě se anonymizují automaticky. Žádost hosta o výpis jeho údajů je pak otázka minuty.