Die gängigste Art, wie Gastgeber Reinigungen übergeben, ist der geteilte iCal-Kalender von Airbnb auf dem Handy des Reinigungsteams. Das funktioniert. Und es bedeutet zugleich, personenbezogene Daten der Gäste mit jemandem zu teilen, der sie für nichts braucht: Der Airbnb-Kalenderlink enthält die letzten vier Ziffern der Telefonnummer des Gastes und einen Link zu den Buchungsdetails. Ein Gruppenchat mit Fotos der Buchungen ist dasselbe in schlechter.

Es geht nicht nur um die DSGVO. Es geht darum, dass das Reinigungsteam aus diesen Daten ohnehin nicht herausliest, was es braucht.

Was das Reinigungsteam wissen muss

• Wann: Tag und Uhrzeit, bis wann alles fertig sein muss, weil der nächste Gast anreist.
• Was: normale Reinigung oder Wechsel nach einem langen Aufenthalt; Kinderbett für eine Familie mit kleinem Kind, Bettwäsche für sechs Personen, zusätzliche Handtücher.
• Für wie viele Personen der nächste Gast kommt.
• Wo die Schlüssel sind und wie heute der Code der Schlüsselbox lautet.
• Hinweise zur Wohnung: was wo ist, was kaputtgeht, was Gäste oft eingeschaltet lassen.

Name, Telefon, E-Mail, Nationalität, Ausweisnummer oder Preis des Aufenthalts braucht sie nicht. Der Grundsatz der Datenminimierung sagt: Was sie nicht braucht, soll sie nicht sehen.

Was Sie wissen müssen

• Dass alles fertig ist – und wann. Ohne Anruf.
• Was zur Neige geht: Bettwäsche, Toilettenpapier, Kaffeekapseln, Reinigungsmittel. Und zwar in dem Moment, in dem das Reinigungsteam vor dem Schrank steht, nicht erst, wenn der Gast schreibt.
• Was kaputt ist: ein tropfender Wasserhahn, eine durchgebrannte Glühbirne, eine fehlende Fernbedienung. Mit Foto, ohne Rätselraten.
• Was der Gast vergessen hat. Einen vergessenen Gegenstand dürfen Sie nicht nach einem Monat wegwerfen; eine Fundsache ist keine herrenlose Sache, und ist der Eigentümer nicht auffindbar, muss sie der Gemeinde gemeldet werden.

Wie das in der Praxis aussieht

Das Reinigungsteam hat eine eigene Seite auf dem Handy, ohne Installation, mit eigenem Login. Es sieht die Liste der Reinigungen mit Uhrzeiten und Anforderungen gemäß der nächsten Buchung – Kinderbett, Personenzahl, Notiz. Es hakt „erledigt“ ab und meldet bei Bedarf Vorräte oder einen Mangel mit Foto. Ich bekomme nur dann eine Benachrichtigung, wenn etwas zu tun ist: nachkaufen, reparieren, anrufen. Der Reinigungsplan entsteht automatisch aus den Buchungen; verlängert ein Gast, sieht das Reinigungsteam das ohne Nachricht von mir.

Ein gemeinsames Passwort für das ganze Team ist der häufigste Fehler. Ohne individuelle Konten können Sie nicht belegen, wer wann in der Wohnung war, und die DSGVO verlangt von Ihnen, die Einhaltung nachzuweisen. Jedes Mitglied des Reinigungsteams hat ein eigenes Login.

Auf welcher vertraglichen Grundlage

Das ist die zweite Hälfte des Themas, die Gastgeber unterschätzen. Ein Mitglied des Reinigungsteams für ein paar Stunden im Monat braucht eine schriftliche dohoda o provedení práce (Vereinbarung über die Durchführung einer Arbeit), und ab dem 1. Juli 2026 wird es vor Arbeitsantritt über die einheitliche monatliche Arbeitgebermeldung registriert. „Die Person rechnet als Selbstständige ab“ schützt Sie nicht, wenn sie zu Zeiten und an Orten nach Ihren Anweisungen arbeitet – entscheidend ist der Inhalt des Verhältnisses. Wer illegale Beschäftigung ermöglicht, dem droht als Unternehmer eine Geldbuße ab 50.000 CZK aufwärts. Der Mindestlohn für 2026 beträgt 134,40 CZK pro Stunde.

Eine Reinigungsfirma ist Auftragsverarbeiter personenbezogener Daten, und Sie brauchen mit ihr einen schriftlichen Vertrag nach der DSGVO – ein weiterer Grund, ihr nicht mehr Daten zu geben als nötig.

Was sich geändert hat

Ich telefoniere nicht mehr. Das Reinigungsteam weiß, was zu tun ist, bevor es fragt. Vorräte kaufe ich nach, wenn sie ausgehen, nicht wenn sich ein Gast beschwert. Und wenn mich eine Kontrolle fragt, wer Zugriff auf die Gästedaten hatte, lautet die Antwort: niemand, der sie nicht gebraucht hat.