Najbežnejší spôsob, akým ubytovatelia odovzdávajú upratovanie, je zdieľaný iCal kalendár Airbnb v telefóne upratovacieho tímu. Funguje to. A zároveň je to zdieľanie osobných údajov hostí s niekým, kto ich na nič nepotrebuje: odkaz na kalendár Airbnb nesie posledné štyri číslice telefónu hosťa a odkaz na detail rezervácie. Skupinový chat s fotkami rezervácií je to isté, len horšie.

Nejde len o GDPR. Ide o to, že upratovací tím z tých údajov aj tak nevyčíta to, čo potrebuje.

Čo upratovací tím potrebuje vedieť

• Kedy: deň a čas, do kedy má byť hotovo, pretože prichádza ďalší hosť.
• Čo: bežné upratovanie, alebo výmena po dlhom pobyte; detská postieľka pre rodinu s malým dieťaťom, obliečky pre šesť osôb, uteráky navyše.
• Pre koľko ľudí príde ďalší hosť.
• Kde sú kľúče a aký je dnes kód od keyboxu.
• Pokyny k apartmánu: čo je kde, čo sa kazí, čo hosť často nechá zapnuté.

Nepotrebuje meno, telefón, e-mail, národnosť, číslo dokladu ani cenu pobytu. Zásada minimalizácie údajov hovorí, že čo nepotrebuje, nemá vidieť.

Čo potrebujete vedieť vy

• Že je hotovo — a kedy. Bez telefonátu.
• Čo dochádza: obliečky, toaletný papier, kávové kapsule, čistiace prostriedky. Dozvedieť sa to vo chvíli, keď upratovací tím stojí pri skrini, nie až keď píše hosť.
• Čo je pokazené: kvapkajúci kohútik, prasknutá žiarovka, chýbajúci diaľkový ovládač. S fotkou, bez dohadovania.
• Čo hosť zabudol. Zabudnutú vec nesmiete po mesiaci vyhodiť; nájdená vec nie je opustená a nevypátraný majiteľ znamená oznámenie obci.

Ako to vyzerá v praxi

Upratovací tím má vlastnú stránku v telefóne, bez inštalácie, s vlastným prihlásením. Vidí zoznam upratovaní s časmi a požiadavkami podľa nasledujúcej rezervácie — postieľka, počet osôb, poznámka. Odklikne hotovo, prípadne nahlási zásoby alebo poruchu s fotkou. Ja dostanem upozornenie len vtedy, keď treba niečo urobiť: dokúpiť, opraviť, zavolať. Plán upratovania sa zostavuje sám z rezervácií, takže keď hosť predĺži pobyt, upratovací tím to vidí bez mojej správy.

Zdieľané heslo pre celú partiu je najčastejšia chyba. Bez individuálnych účtov nepreukážete, kto bol v apartmáne kedy, a GDPR od vás chce súlad preukázať. Každý člen upratovacieho tímu má vlastné prihlásenie.

Na akú zmluvu

Toto je druhá polovica témy, ktorú ubytovatelia podceňujú. Člen upratovacieho tímu na pár hodín mesačne potrebuje písomnú dohodu o vykonaní práce (v Česku „dohoda o provedení práce“) a od 1. júla 2026 sa registruje pred nástupom cez jednotné mesačné hlásenie zamestnávateľa. „Fakturuje ako živnostník“ vás nekryje, ak pracuje v čase a na mieste podľa vašich pokynov — rozhoduje obsah vzťahu. Za umožnenie nelegálnej práce hrozí podnikateľovi pokuta od 50 000 Kč vyššie. Minimálna mzda pre rok 2026 je 134,40 Kč za hodinu.

Upratovacia firma je sprostredkovateľ osobných údajov a potrebujete s ňou písomnú zmluvu podľa GDPR — ďalší dôvod, prečo jej nedávať viac údajov, než musí.

Čo sa zmenilo

Prestal som telefonovať. Upratovací tím vie, čo má robiť, skôr ako sa spýta. Zásoby dokupujem, keď dôjdu, nie keď sa sťažuje hosť. A keď sa ma kontrola spýta, kto mal prístup k údajom hostí, odpoveď znie: nikto, kto ich nepotreboval.