Nejběžnější způsob, jak ubytovatelé předávají úklidy, je sdílený iCal kalendář Airbnb do telefonu úklidového týmu. Funguje to. A je to zároveň sdílení osobních údajů hostů s někým, kdo je k ničemu nepotřebuje: odkaz na kalendář Airbnb nese poslední čtyři číslice telefonu hosta a odkaz na detail rezervace. Skupinový chat s fotkami rezervací je totéž v horším.

Nejde jen o GDPR. Jde o to, že úklidový tým z těch dat stejně nevyčte to, co potřebuje.

Co úklidový tým potřebuje vědět

• Kdy: den a čas, do kdy má být hotovo, protože přijíždí další host.
• Co: běžný úklid, nebo výměna po dlouhém pobytu; postýlka pro rodinu s malým dítětem, povlečení pro šest osob, ručníky navíc.
• Pro kolik lidí přijde další host.
• Kde jsou klíče a jaký je dnes kód od keyboxu.
• Pokyny k apartmánu: co je kde, co se rozbíjí, co host často nechává zapnuté.

Nepotřebuje jméno, telefon, e-mail, národnost, číslo dokladu ani cenu pobytu. Zásada minimalizace údajů říká, že co nepotřebuje, nemá vidět.

Co potřebujete vědět vy

• Že je hotovo — a kdy. Bez telefonátu.
• Co dochází: povlečení, toaletní papír, kávové kapsle, čisticí prostředky. Dozvědět se to ve chvíli, kdy úklidový tým stojí u skříně, ne až když píše host.
• Co je rozbité: kapající kohoutek, prasklá žárovka, chybějící dálkový ovladač. S fotkou, bez dohadování.
• Co host zapomněl. Zapomenutou věc nesmíte po měsíci vyhodit; nalezená věc není opuštěná a nedohledaný majitel znamená oznámení obci.

Jak to vypadá v praxi

Úklidový tým má vlastní stránku v telefonu, bez instalace, s vlastním přihlášením. Vidí seznam úklidů s časy a požadavky podle příští rezervace — postýlka, počet osob, poznámka. Odklikne hotovo, případně nahlásí zásoby nebo závadu s fotkou. Já dostanu upozornění jen tehdy, když je potřeba něco udělat: dokoupit, opravit, zavolat. Plán úklidů se staví sám z rezervací, takže když host prodlouží, úklidový tým to vidí bez mé zprávy.

Sdílené heslo pro celou partu je nejčastější chyba. Bez individuálních účtů nedoložíte, kdo v apartmánu kdy byl, a GDPR po vás chce soulad doložit. Každý člen úklidového týmu má vlastní přihlášení.

Na jakou smlouvu

Tohle je druhá polovina tématu, kterou ubytovatelé podceňují. Člen úklidového týmu na pár hodin měsíčně potřebuje písemnou dohodu o provedení práce a od 1. 7. 2026 se registruje před nástupem přes jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele. „Fakturuje jako OSVČ“ vás nekryje, pokud pracuje v čase a místě podle vašich pokynů — rozhoduje obsah vztahu. Za umožnění nelegální práce hrozí podnikateli pokuta od 50 000 Kč výš. Minimální mzda pro rok 2026 je 134,40 Kč za hodinu.

Úklidová firma je zpracovatel osobních údajů a potřebujete s ní písemnou smlouvu podle GDPR — další důvod, proč jí nedávat víc dat, než musí.

Co se změnilo

Přestal jsem telefonovat. Úklidový tým ví, co má dělat, dřív než se zeptá. Zásoby dokupuju, když dojdou, ne když si stěžuje host. A když se mě kontrola zeptá, kdo měl přístup k údajům hostů, odpověď je: nikdo, kdo je nepotřeboval.