Früher stand ich mit einem Blatt Papier an der Tür und schrieb Pässe ab. Vier Personen, vier Ausweise, zwanzig Minuten, der Gast nervös, ich auch. Heute füllt die überwiegende Mehrheit meiner Gäste ihre Daten selbst auf dem Handy aus, noch vor der Anreise, und an der Tür vergleiche ich nur noch den Ausweis mit dem, was ich schon habe. Hier steht, was dafür nötig war – und was nicht.

Warum der Gast es tut

Der Gast hat keinen Grund, ein Formular Ihretwegen auszufüllen. Er hat einen Grund, es seinetwegen zu tun. Drei Dinge, die funktionieren:

1. Das Formular ist kurz und in seiner Sprache. Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Ausweis, Adresse. Nichts darüber hinaus, kein „Wie haben Sie von uns erfahren?“. Das Umschalten auf Englisch oder Deutsch ist selbstverständlich, kein Bonus.
2. Hinter dem Formular wartet etwas, das der Gast haben will. Der Türcode, das WLAN, der Weg vom Flughafen. Das sieht der Gast erst, wenn er den Check-in ausgefüllt hat. Das ist kein Trick, sondern Logik: Ohne Daten kann ich ihn nicht unterbringen, mit Daten bekommt er alles, was er für die Anreise braucht.
3. Die Einladung kommt zur richtigen Zeit und mit Begründung. Nicht am Tag der Buchung, wenn die Anreise drei Monate entfernt ist, sondern ein paar Tage vorher. Mit einem Satz, warum ich das von ihm möchte: Das tschechische Gesetz schreibt die Registrierung von Gästen vor, das Ausfüllen dauert zwei Minuten, und an der Tür unterschreibt er nichts mehr. Und wenn er nicht ausfüllt, kommt eine Erinnerung, nicht fünf.

Der rechtliche Rahmen

Die Daten aus dem Ausweis brauchen Sie für die evidenční kniha (Gästeverzeichnis), die domovní kniha (Hausbuch) und die Meldung von Ausländern an die Polizei. Die Einwilligung des Gastes brauchen Sie dafür nicht – es ist die Erfüllung einer rechtlichen Pflicht. Eine Unterschrift verlangt das Gesetz nur von Ausländern über 15 Jahren (Meldeformular), bei tschechischen Gästen nirgends. Ein Foto des Ausweises verlangt das Gesetz nicht, und Airbnb verbietet sogar, es zu fordern, wenn das Gesetz es nicht verlangt.

Zwei Fallen bei den Plattformen

Booking.com entfernt aus der Nachricht jeden Link, den Sie nicht vorher im Extranet auf die Whitelist gesetzt haben. Beim Gast bleibt nur der Hinweis „[Link was removed]“, und Sie erfahren aus der versendeten automatischen Nachricht nichts davon. Richten Sie die Whitelist einmal ein, vorab.

Airbnb verbietet Links außerhalb der Plattform und das Anfordern von Daten über das gesetzliche Maß hinaus. Eine Ausnahme gilt, wenn Sie in der Inseratsbeschreibung vorab angeben, dass das Gesetz die Registrierung der Gäste und die Daten aus dem Ausweis verlangt. Ein Satz in der Beschreibung, und Sie halten die Regeln ein. Den Zugang zur Unterkunft von irgendetwas über die gesetzliche Registrierung hinaus abhängig zu machen – einer Bewertung, einer Marketing-Einwilligung –, verbieten die Regeln.

Was mit den Daten passiert, wenn sie ankommen

Das ist der ganze Sinn: Aus einem einzigen Formular wird eine Zeile ins Gästeverzeichnis geschrieben, bei Ausländern ins Hausbuch, und die Meldung geht an UbyPort (das Meldesystem der Fremdenpolizei) – fristgerecht, mit Prüfung der zulässigen Zeichen und mit dem richtigen Code für den Aufenthaltszweck. Ein Gast, der den Check-in am Mittwoch für eine Anreise am Freitag ausgefüllt hat, ist am Samstag gemeldet, ohne dass ich etwas anfassen musste.

Kommt der Check-in spät oder gar nicht, ergänze ich ihn an der Tür selbst auf dem Handy – die Meldung geht dann genauso raus, nur musste ich dabei sein.

Was sich im Betrieb geändert hat

Weniger Nachrichten. Ein Gast, der Türcode, WLAN und den Weg vom Flughafen im Portal hat, schreibt nicht. Weniger Fehler in den Meldungen, weil der Gast seinen Namen aus seinem eigenen Pass abschreibt und nicht ich von einem Foto. Weniger Zeit an der Tür. Und die Ruhe, dass die Meldung raus ist, auch wenn ich im Urlaub war.

Das Gästeportal ist die zweite Hälfte dieser Gleichung – dazu ein eigener Artikel.