Kdysi jsem stál u dveří s papírem a opisoval pasy. Čtyři lidé, čtyři doklady, dvacet minut, host nervózní, já taky. Dnes mi drtivá většina hostů vyplní údaje sama z telefonu ještě před příjezdem a u dveří jen porovnám doklad s tím, co už mám. Tady je, co pro to bylo potřeba udělat — a co ne.

Proč to host udělá

Host nemá důvod vyplňovat formulář kvůli vám. Má důvod ho vyplnit kvůli sobě. Tři věci, které fungují:

1. Formulář je krátký a v jeho jazyce. Jméno, datum narození, občanství, doklad, adresa. Nic navíc, žádné „jak jste se o nás dozvěděli“. Přepnutí do angličtiny nebo němčiny je samozřejmost, ne bonus.
2. Za formulářem je něco, co host chce. Kód od dveří, Wi-Fi, jak se dostat z letiště. Tohle se hostovi ukáže až po vyplnění check-inu. Není to trik, je to logika: bez údajů ho nemůžu ubytovat, s údaji dostane všechno, co k příjezdu potřebuje.
3. Pozvánka přijde ve správný čas a s vysvětlením. Ne v den rezervace, kdy je příjezd za tři měsíce, ale pár dní před příjezdem. S větou, proč to po něm chci: český zákon vyžaduje registraci hostů, vyplnění zabere dvě minuty a u dveří už nic nepodepisujete. A když nevyplní, přijde jedna upomínka, ne pět.

Co je zákonný rámec

Údaje z dokladu potřebujete pro evidenční knihu, domovní knihu a hlášení cizinců policii. Souhlas hosta k tomu nepotřebujete — je to plnění právní povinnosti. Podpis chce zákon jen od cizinců starších 15 let (přihlašovací tiskopis), u českých hostů nikde. Fotku dokladu zákon nechce a Airbnb ji navíc zakazuje vyžadovat, pokud ji nežádá zákon.

Dvě pasti u platforem

Booking.com odstraní ze zprávy každý odkaz, který nemáte předem na whitelistu v extranetu. Hostovi zůstane jen poznámka „[Link was removed]“ a vy se z odeslané automatické zprávy nic nedozvíte. Whitelist nastavte jednou, předem.

Airbnb zakazuje odkazy mimo platformu a vyžadování údajů nad rámec zákona. Výjimka platí, když v popisu nabídky předem uvedete, že zákon vyžaduje registraci hostů a údaje z dokladu. Jedna věta v popisu, a jste v souladu s pravidly. Podmiňovat přístup k ubytování čímkoli nad rámec zákonné registrace — hodnocením, marketingovým souhlasem — pravidla zakazují.

Co s údaji, když přijdou

Tohle je celý smysl: z jednoho formuláře se zapíše řádek do evidenční knihy, u cizince do domovní knihy a odejde hlášení do UbyPortu — ve lhůtě, s kontrolou povolených znaků a se správným kódem účelu pobytu. Host, který vyplnil check-in ve středu na příjezd v pátek, je v sobotu nahlášený, aniž bych na to sáhl.

Pokud check-in přijde pozdě nebo vůbec, u dveří ho doplním sám v telefonu — hlášení pak odejde stejně, jen jsem u toho musel být.

Co se změnilo v provozu

Méně zpráv. Host, který má kód od dveří, Wi-Fi a cestu z letiště v portálu, nepíše. Méně chyb v hlášení, protože jméno opisuje host ze svého pasu, ne já z fotky. Méně času u dveří. A klid, že hlášení odešlo, i když jsem byl na dovolené.

Portál hosta je druhá polovina téhle rovnice — o něm samostatně.